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Checklist pour organiser un salon du tatouage et du piercing

Un salon du tatouage et du piercing demande une coordination précise entre les artistes, les perceurs, les visiteurs et les prestataires. Commencez par fixer la date et le lieu, puis avancez vers les autorisations, les inscriptions et le plan des stands. Les besoins électriques, les paiements, l’accueil et les livraisons sont souvent réglés trop tard. Cette checklist vous aide à suivre l’organisation dans le bon ordre, jusqu’à la préparation des boissons et du traiteur.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Fixer la date et le lieu

    2 personnes

  • Vérifier les autorisations et les déclarations

    2 personnes

  • Contacter les tatoueurs

    2 personnes

  • Contacter les tatoueurs et perceurs

    2 personnes

  • Réserver la musique et les animations

  • Réserver le catering

  • Réserver le photographe

  • Créer un plan du site avec les stands

    2 personnes

  • Attribuer les emplacements

    2 personnes

  • Envoyer les conditions de participation

  • Publier le formulaire d'inscription

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Lancer la campagne sur les réseaux sociaux

    2 personnes

  • Distribuer les affiches

    3 personnes

  • Traiter les inscriptions

    2 personnes

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Confirmer la liste des artistes

    2 personnes

  • Envoyer les informations aux visiteurs

    2 personnes

  • Coordonner les livraisons avec les participants

    2 personnes

  • Compter les bracelets et les billets

  • Imprimer les inscriptions et les formulaires

    2 personnes

  • Faire les courses

    3 personnes

  • Rassembler le matériel

    3 personnes

  • Refroidir les boissons

    2 personnes

  • Préparer le service traiteur

    3 personnes

Événement

  • Ouvrir le lieu

    2 personnes

  • Vérifier les accès et les sorties de secours

    2 personnes

  • Délimiter les emplacements

    3 personnes

  • Installer les tables et les chaises

    4 personnes

  • Installer les parois des stands

    3 personnes

  • Installer l'éclairage

    3 personnes

  • Répartir les prises électriques en toute sécurité

    2 personnes

  • Raccorder le matériel audio

    2 personnes

  • Installer le comptoir d’inscription

    2 personnes

  • Inscrire les artistes

    2 personnes

  • Distribuer les badges des artistes

    2 personnes

  • Vérifier les postes de piercing

    2 personnes

  • Vérifier les postes de tatouage

    2 personnes

  • Distribuer le matériel d’hygiène

    2 personnes

  • Aménager le point de restauration

    3 personnes

  • Préparer les en-cas

    3 personnes

  • Donner le briefing aux collaborateurs

    3 personnes

  • Ouvrir les portes et l’entrée

    3 personnes

  • Enregistrer les visiteurs

    4 personnes

  • Distribuer les bracelets

    3 personnes

  • Orienter les visiteurs vers les stands

    2 personnes

  • Enregistrer les rendez-vous de tatouage

    2 personnes

  • Enregistrer les rendez-vous de piercing

    2 personnes

  • Effectuer le contrôle de l’âge

    2 personnes

  • Distribuer les informations sur les soins post-intervention

    2 personnes

  • Servir des amuse-bouches

    3 personnes

  • Servir les boissons

    3 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Réapprovisionner le café et le thé

    2 personnes

  • Vider les poubelles

    2 personnes

  • Vérifier les toilettes

    2 personnes

  • Nettoyer les postes de travail entre-temps

    2 personnes

  • Encadrer le programme de scène

    2 personnes

  • Encadrer les séances photo

  • Assurer la musique pendant le salon

  • Informer les derniers visiteurs

    2 personnes

  • Fermer l'entrée

    2 personnes

  • Faire partir les visiteurs en toute sécurité

    3 personnes

Suivi

  • Faire le check-out des artistes

    2 personnes

  • Éteindre le matériel sonore

    2 personnes

  • Vider le point de restauration

    3 personnes

  • Rassembler la vaisselle

    3 personnes

  • Rassembler les déchets

    3 personnes

  • Démonter les tables et les chaises

    4 personnes

  • Démonter les parois du stand

    3 personnes

  • Retirer la décoration

    2 personnes

  • Nettoyer le lieu

    4 personnes

  • Nettoyer les sanitaires

    2 personnes

  • Rassembler le matériel emprunté

    2 personnes

  • Rapporter le matériel

    2 personnes

  • Retourner les matériels de location

    2 personnes

  • Ranger le stock restant

    2 personnes

  • Enregistrer les objets trouvés

  • Rassembler les factures et les reçus

  • Archiver les photos et les fichiers

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tablesqté 30
  • Chaisesqté 80
  • Tabourets de barqté 8
  • Panneaux de standqté 20
  • Tables de maquillageqté 12
  • Portants à vêtementsqté 6
  • Poteaux de balisageqté 12
  • Accueil
  • Caisses de rangementqté 20

Équipement

  • Système de sonorisation
  • Microphonesqté 2
  • Ordinateurs portablesqté 3
  • Tablettesqté 3
  • Terminaux de paiementqté 3
  • Rallonges électriquesqté 8
  • Multiprisesqté 15
  • Chargeurs USBqté 8
  • Glacièresqté 6
  • Tiroir-caisse

Éclairage

  • Projecteurs de chantier LEDqté 8
  • Éclairage d’ambianceqté 12
  • Pieds d’éclairageqté 6
  • Piles de rechangeqté 24

Décoration

  • Bannières du salonqté 6
  • Panneau d’entrée
  • Panneaux directionnelsqté 12
  • Panneaux des artistesqté 30
  • Nappes en tissuqté 30
  • Guirlandes de fanionsqté 8
  • Mur photo
  • Ballonsqté 100

Vaisselle

  • Verres réutilisablesqté 120
  • Tasses à caféqté 80
  • Assiettesqté 100
  • Couvertsqté 100
  • Plateaux de serviceqté 8
  • Carafesqté 6

Cuisine

  • Machines à caféqté 3
  • Bouilloiresqté 2
  • Chauffes-platqté 3
  • Planches à découperqté 4
  • Couteau de chefqté 4
  • Pinces de serviceqté 8
  • Verres doseursqté 3
  • Râteliers de refroidissementqté 6

Nettoyage

  • Poubellesqté 12
  • Seaux de nettoyageqté 4
  • Serpillièresqté 6
  • Sets de balaiqté 4
  • Balayette et pelleqté 4
  • Gants de nettoyageqté 12
  • Chiffons microfibresqté 30
  • Distributeurs de savon pour les mainsqté 8
  • Distributeurs de désinfectantqté 10

Matériel de tatouage et de piercing

  • Conteneurs à déchets pour écransqté 12
  • Conteneurs pour aiguillesqté 12
  • Plans de travail en acier inoxydableqté 12
  • Tapis de poste de travailqté 24
  • Chaises de tatouageqté 12
  • Chaises de piercingqté 6
  • Lampes grossissantesqté 8
  • Vitrines d'expositionqté 12
  • Présentoirs à bijouxqté 12

Inscription

  • Badges visiteursqté 1000
  • Badges des artistesqté 100
  • Braceletsqté 1000
  • Rouleaux de ticketsqté 1000
  • Presse-papiersqté 12
  • Stylos de comptoirqté 30
  • Presse-papiersqté 12
  • Formulaires visiteursqté 500
  • Formulaires de consentementqté 300
  • Brochures de suiviqté 500
  • Caisse et bac à monnaie

Catering

  • Courses

Conseils

  • Bloquez la date et le lieu au moins 6 mois à l’avance, puis vérifiez rapidement les autorisations, déclarations et règles d’hygiène applicables aux tatouages et piercings.
  • Demandez aux artistes leurs besoins avant d’attribuer les emplacements : prévoyez notamment les tables, chaises, tabourets, prises, rallonges et multiprises nécessaires à chaque stand.
  • Fermez les inscriptions 4 à 6 semaines avant le salon. Vous aurez ainsi le temps de confirmer la liste des artistes, d’établir le plan du site et d’envoyer les conditions de participation.
  • Comptez les bracelets, billets, formulaires et inscriptions imprimées au plus tard la veille. Gardez une réserve d’environ 10 % pour les entrées imprévues et les erreurs de comptage.
  • Coordonnez les livraisons avec les participants 7 à 10 jours avant l’ouverture. Testez la sonorisation, les terminaux de paiement, l’éclairage et les chargeurs la veille, plutôt que le matin même.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un salon du tatouage et du piercing ?
Commencez 6 à 9 mois avant la date prévue. Les artistes, le lieu, les autorisations et les prestataires sont les premiers éléments à réserver, car ils conditionnent tout le reste du planning.
Quand ouvrir les inscriptions des tatoueurs et des perceurs ?
Ouvrez le formulaire environ 4 mois avant le salon et clôturez-le 4 à 6 semaines avant l’événement. Ce délai permet de traiter les candidatures, confirmer les artistes et attribuer les stands.
Combien de temps avant faut-il préparer le plan des stands ?
Préparez une première version 6 semaines avant l’ouverture, puis validez-la 2 à 3 semaines avant. Intégrez les accès, l’accueil, les zones de circulation, les branchements électriques et les emplacements des animations.
Quand préparer le matériel et les documents du salon ?
Rassemblez le matériel 3 à 5 jours avant, puis imprimez les inscriptions, formulaires, panneaux et informations visiteurs la veille. Refroidissez les boissons et préparez le service traiteur le jour de l’événement, quelques heures avant l’ouverture.

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