Tattoo- und Piercing-Messe organisieren: die Checkliste

Eine Tattoo- und Piercing-Messe braucht mehr als Künstler und Stände. Du musst Genehmigungen prüfen, Standflächen und Strom planen, Anmeldungen bearbeiten und Besucher rechtzeitig informieren. Besonders oft fehlen am Veranstaltungstag Verlängerungskabel, Ladegeräte, Wegweiser oder ausreichend Armbänder. Arbeite die Organisation von Termin und Ort bis zu Lieferungen, Catering und Einlass systematisch ab. Die Checkliste bündelt 80 Aufgaben und 75 benötigte Dinge für die Vorbereitung.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort festlegen
2 Personen
Genehmigungen und Meldungen prüfen
2 Personen
Tattoo-Künstler kontaktieren
2 Personen
Piercer ansprechen
2 Personen
Musik und Unterhaltung buchen
Catering reservieren
Fotograf buchen
Lageplan mit Ständen erstellen
2 Personen
Standplätze zuweisen
2 Personen
Teilnahmebedingungen verschicken
Anmeldeformular veröffentlichen
Einladungen verschicken
2 Personen
Social-Media-Kampagne starten
2 Personen
Poster verteilen
3 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Künstlerliste bestätigen
2 Personen
Besucherinformationen versenden
2 Personen
Lieferungen mit den Teilnehmern abstimmen
2 Personen
Armbänder und Tickets zählen
Anmeldungen und Formulare ausdrucken
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Materialien zusammenstellen
3 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Catering vorbereiten
3 Personen

Event

Location öffnen
2 Personen
Zugänge und Notausgänge kontrollieren
2 Personen
Standplätze markieren
3 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Standwände aufstellen
3 Personen
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
Stromanschlüsse sicher verteilen
2 Personen
Tontechnik anschließen
2 Personen
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
Künstler anmelden
2 Personen
Künstlerausweise verteilen
2 Personen
Piercing-Arbeitsplätze kontrollieren
2 Personen
Tattoo-Arbeitsplätze kontrollieren
2 Personen
Hygienematerialien ausgeben
2 Personen
Gastronomiebereich einrichten
3 Personen
Snacks bereitstellen
3 Personen
Briefing für Mitarbeitende geben
3 Personen
Türen und Eingang öffnen
3 Personen
Besucher registrieren
4 Personen
Armbänder verteilen
3 Personen
Besucher zu den Ständen leiten
2 Personen
Tattoo-Termine erfassen
2 Personen
Piercingtermine registrieren
2 Personen
Alterskontrolle durchführen
2 Personen
Informationen zur Nachsorge verteilen
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Kaffee und Tee nachfüllen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Arbeitsplätze zwischendurch reinigen
2 Personen
Bühnenprogramm begleiten
2 Personen
Fotomomente begleiten
Musik auf der Messe bereitstellen
Letzte Besucher informieren
2 Personen
Eingang schließen
2 Personen
Besucher sicher abreisen lassen
3 Personen

Nachbereitung

Künstler auschecken
2 Personen
Tonanlage ausschalten
2 Personen
Gastronomiebereich leeren
3 Personen
Geschirr sammeln
3 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
Standwände abbauen
3 Personen
Dekoration entfernen
2 Personen
Location reinigen
4 Personen
Sanitärräume reinigen
2 Personen
Geliehene Materialien einsammeln
2 Personen
Materialien zurückbringen
2 Personen
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen
Fundgegenstände registrieren
Rechnungen und Belege sammeln
Fotos und Dateien archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 30
StühleAnz. 80
BarhockerAnz. 8
StandwändeAnz. 20
UmkleidetischeAnz. 12
KleiderständerAnz. 6
AbsperrpfostenAnz. 12
Theke
AufbewahrungsboxenAnz. 20

Ausstattung

Soundanlage
MikrofoneAnz. 2
LaptopsAnz. 3
TabletsAnz. 3
KartenlesegeräteAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 15
USB-LadegeräteAnz. 8
KühlboxenAnz. 6
Kassenschale

Beleuchtung

LED-BaustrahlerAnz. 8
StimmungsbeleuchtungAnz. 12
LichtstativeAnz. 6
ErsatzbatterienAnz. 24

Dekoration

MessebannerAnz. 6
Eingangsschild
WegweiserAnz. 12
KünstlertafelnAnz. 30
StofftischdeckenAnz. 30
WimpelkettenAnz. 8
Fotowand
BallonsAnz. 100

Geschirr

Wiederverwendbare GläserAnz. 120
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 100
BestecksetsAnz. 100
ServiertablettsAnz. 8
AusgießkannenAnz. 6

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
WarmhaltebehälterAnz. 3
SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
ServierzangenAnz. 8
MessbecherAnz. 3
KühlgitterAnz. 6

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
PutzeimerAnz. 4
WischmopsAnz. 6
BesensetsAnz. 4
Handfeger und KehrblechAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 12
MikrofasertücherAnz. 30
HandseifenspenderAnz. 8
DesinfektionsspenderAnz. 10

Tattoo- und Piercingmaterial

BildschirmausfallcontainerAnz. 12
NadelcontainerAnz. 12
Edelstahl-ArbeitsplattenAnz. 12
ArbeitsplatzmattenAnz. 24
Tattoo-StühleAnz. 12
PiercingstühleAnz. 6
LupenlampenAnz. 8
VitrinenschränkeAnz. 12
SchmuckdisplaysAnz. 12

Registrierung

BesucherbadgesAnz. 1000
KünstlerausweiseAnz. 100
ArmbänderAnz. 1000
TicketrollenAnz. 1000
KlemmbretterAnz. 12
TresenstifteAnz. 30
KlemmbretterAnz. 12
BesucherformulareAnz. 500
EinverständniserklärungenAnz. 300
NachsorgebroschürenAnz. 500
Kasse und Wechselgeldkasse

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Datum und Ort mindestens 4 bis 6 Monate vorher fest und prüfe sofort, welche Genehmigungen und Meldungen für Tätowieren, Piercen, Musik und Catering erforderlich sind.
Plane die Standflächen nicht nur nach Tischgröße: Berücksichtige zusätzlich Laufwege, Absperrpfosten, Sitzplätze, Lichtstative und mindestens eine freie Fläche für Lieferungen und Notfälle.
Verschicke Teilnahmebedingungen und Anmeldeformular spätestens 10 bis 12 Wochen vor der Messe. Bestätige Künstlerliste, Ernährungswünsche und Lieferzeiten danach in einer eigenen Übersicht.
Teste Soundanlage, Mikrofone, Laptops, Tablets und Kartenlesegeräte mindestens 3 Tage vorher. Packe Verlängerungskabel, USB-Ladegeräte und Ersatzbatterien getrennt ein, damit am Veranstaltungstag nichts gesucht werden muss.
Kläre den Einlass spätestens 7 Tage vorher: Zähle Armbänder und Tickets, drucke Anmeldungen und Formulare aus und bringe Eingangsschild, Wegweiser und Künstlertafeln vor dem Öffnen an.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich eine Tattoo- und Piercing-Messe planen?: Beginne idealerweise 4 bis 6 Monate vorher mit Datum, Ort und Genehmigungen. Künstler, Piercer und Dienstleister solltest du spätestens 10 bis 12 Wochen vor dem Termin anfragen und verbindlich bestätigen.
Welche Genehmigungen braucht eine Tattoo- und Piercing-Messe?: Das hängt von Ort und Ablauf ab. Prüfe mindestens 4 Monate vorher die Vorgaben für Tätowieren, Piercen, Hygiene, Musik, Catering, Brandschutz und Besucherbetrieb bei den zuständigen Stellen.
Wann sollte ich Künstler und Piercer anschreiben?: Schicke die erste Anfrage 12 bis 16 Wochen vor der Messe. Eine endgültige Künstlerliste mit Standplätzen, Teilnahmebedingungen und Lieferinformationen sollte spätestens 4 Wochen vor dem Termin feststehen.
Was muss ich für Technik und Strom auf einer Tattoo-Messe einplanen?: Plane pro Stand den tatsächlichen Strombedarf und teste die Technik mindestens 3 Tage vorher. Halte zusätzlich Verlängerungskabel, USB-Ladegeräte, Ersatzbatterien und eine Ausweichlösung für Kartenlesegeräte bereit.

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