Checklist voor een goed georganiseerde tangowedstrijd
Een tangowedstrijd vraagt meer voorbereiding dan alleen een dansvloer en muziek. Je moet deelnemers tijdig informeren, een duidelijke wedstrijdindeling maken en juryleden voorzien van werkbare formulieren. Regel locatie, reglement en inschrijving eerst; daarna volgen muziek, prijzen, catering en techniek. Op de dag zelf draait alles om een rustige ontvangst, zichtbare bewegwijzering en een getest geluidssysteem. Met deze checklist houd je de voorbereiding per stap bij.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Wedstrijdreglement opstellen
2 personen
Juryleden vastleggen
Wedstrijdlocatie reserveren
Muziekrechten controleren
Inschrijfformulier maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotie online plaatsen
Affiches verspreiden
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemers bevestigen
Startnummers toewijzen
2 personen
Juryformulieren maken
2 personen
Wedstrijdschema maken
2 personen
Muziekselectie samenstellen
2 personen
Prijzen bestellen
Catering bestellen
Dranken bestellen
Techniek testen
2 personen
Bewegwijzering voorbereiden
2 personen
Startnummers afdrukken
Jurytafels indelen
Boodschappen doen
2 personen
Prijzen controleren
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Event
Locatie openen
2 personen
Vloer controleren
2 personen
Dansvloer schoonmaken
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Jurytafel inrichten
2 personen
Inschrijfbalie inrichten
2 personen
Garderobe inrichten
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Geluidsinstallatie opbouwen
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Wedstrijdmuziek testen
2 personen
Catering klaarzetten
3 personen
Registratietafel bemannen
2 personen
Deelnemers aanmelden
2 personen
Startnummers uitdelen
2 personen
Publiek ontvangen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Openingswoord verzorgen
Wedstrijdronde begeleiden
3 personen
Juryformulieren uitdelen
2 personen
Jurybeoordelingen verzamelen
2 personen
Tussenstanden verwerken
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Finalisten bekendmaken
Finale begeleiden
3 personen
Finale jureren
4 personen
Uitslag controleren
2 personen
Prijzen uitreiken
2 personen
Vrije dansavond begeleiden
3 personen
Laatste ronde serveren
2 personen
Garderobe sluiten
2 personen
Publiek uitgeleiden
2 personen
Nazorg
Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen
Servies verzamelen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven catering opbergen
2 personen
Wedstrijdgegevens archiveren
Deelnemers uitslag mailen
Prijwinnaars feliciteren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Dansvloer
- Rechthoekige tafelsaantal 8
- Jurytafelsaantal 2
- Inschrijftafel
- Stoelenaantal 100
- Garderoberekkenaantal 3
- Krukkenaantal 6
Apparatuur
- Actieve speakersaantal 2
- Mengpaneel
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Muziekspeler
- Luidsprekerstatievenaantal 2
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Gaffer tapeaantal 4
- Laptop
- Rekenmachineaantal 2
Servies
- Waterglazenaantal 120
- Wijnglazenaantal 80
- Koffiekopjesaantal 80
- Schotelsaantal 80
- Koffielepelsaantal 80
- Gebaksbordenaantal 100
- Vorkenaantal 100
- Tangenaantal 6
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Koelboxenaantal 4
- Serveerschalenaantal 10
- Serveerschalen met dekselaantal 6
- Snijplankenaantal 3
- Koksmesaantal 3
- Thermoskannenaantal 4
- IJsblokbakkenaantal 4
Decoratie
- Tafelkleed zwarte stofaantal 10
- Tafellopers rode stofaantal 10
- LED-kaarsenaantal 30
- Rode rozenaantal 30
- Welkomstbord
- Wedstrijdbanieraantal 2
Verlichting
- LED-lichtslingersaantal 6
- Lichtstatievenaantal 2
Sportmateriaal
- Startnummersaantal 50
- Jurytafelnummersaantal 6
- Wedstrijdlintenaantal 12
- Trofeeënaantal 3
- Medaillelintenaantal 6
- Juryklembordenaantal 6
- Jurybalpennenaantal 24
- Wedstrijdklok
- Meetlint
Kantoor
- Juryformulierenaantal 150
- Deelnemerslijstenaantal 5
- Wedstrijdschema'saantal 20
- Papiertapeaantal 6
- Schrijfpennenaantal 40
- Markeerstiftenaantal 10
- Naamstickersaantal 120
- Enveloppenaantal 20
Schoonmaak
- Stoffer en blikaantal 3
- Dweilenaantal 4
- Emmersaantal 4
- Afvalbakkenaantal 8
Catering
- Boodschappen
Tips
- Stel het wedstrijdreglement vast vóór je het inschrijfformulier publiceert. Vermeld onder meer categorieën, jurering, muziekduur, kledingregels en de uiterste inschrijfdatum, zodat deelnemers dezelfde informatie krijgen.
- Leg juryleden en wedstrijdschema niet pas in de laatste week vast. Maak per ronde juryformulieren en plan jurytafels zo dat beoordelaars de dansvloer en hun papieren goed kunnen zien.
- Test speakers, mengpaneel, microfoons, muziekspeler en laptop uiterlijk één dag vooraf op de locatie. Neem verlengkabels, stekkerdozen en gaffer tape mee en controleer ook het geluidsniveau tijdens een volledige muziekronde.
- Verwerk aanmeldingen in één overzicht met namen, categorie, contactgegevens en dieetwensen. Bevestig deelnemers zodra hun inschrijving compleet is en wijs startnummers toe vóór je de nummers afdrukt.
- Plan de opbouw in vaste volgorde: eerst dansvloer en jurytafels, daarna techniek, inschrijftafel, bewegwijzering en catering. Zet dranken pas kort voor ontvangst koud en controleer prijzen en startnummers nogmaals voordat de deuren openen.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een tangowedstrijd organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met locatie, reglement en juryleden. Gebruik de laatste 2 weken voor deelnemersbevestiging, startnummers, wedstrijdschema, bestellingen en een technische test.
- Hoeveel juryleden heb je nodig voor een tangowedstrijd?
- Plan minimaal 3 juryleden voor een kleine wedstrijd en bij voorkeur 5 voor een uitgebreider programma. Leg hun rol en beoordelingscriteria uiterlijk 4 weken vooraf schriftelijk vast.
- Wanneer moet ik deelnemers aan een tangowedstrijd bevestigen?
- Bevestig een inschrijving binnen 3 werkdagen nadat alle gegevens compleet zijn. Stuur het definitieve wedstrijdschema en startnummer uiterlijk 7 dagen voor de wedstrijd, zodat deelnemers tijd hebben om vragen te stellen.
- Wanneer moet de techniek van een tangowedstrijd getest worden?
- Test de volledige geluidsketen uiterlijk 1 dag vooraf en opnieuw 60 tot 90 minuten vóór de start. Controleer daarbij speakers, microfoons, muziekspeler, stroompunten en de verstaanbaarheid van omroepen.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!