Checklist d’organisation d’un concours de tango

Un concours de tango demande une coordination précise entre les danseurs, le jury, la musique et l’accueil du public. Commencez par fixer le règlement, le lieu et le calendrier, puis ouvrez les inscriptions avant de préparer les matchs. Les derniers jours servent surtout à confirmer les participants, tester la technique et installer la salle. Cette checklist vous aide à suivre les 75 tâches et les 64 éléments nécessaires, dans un ordre logique.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Établir le règlement du concours
2 personnes
Définir les membres du jury
Réserver le lieu du concours
Vérifier les droits musicaux
Créer le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la promotion en ligne
Distribuer les affiches
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les participants
Attribuer les numéros de départ
2 personnes
Préparer les formulaires du jury
2 personnes
Établir le planning des matchs
2 personnes
Composer la sélection musicale
2 personnes
Commander les prix
Commander le catering
Commander des boissons
Tester la technique
2 personnes
Préparer la signalétique
2 personnes
Imprimer les dossards
Répartir les tables du jury
Faire les courses
2 personnes
Vérifier les prix
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier le sol
2 personnes
Nettoyer la piste de danse
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer la table du jury
2 personnes
Installer le bureau d'inscription
2 personnes
Aménager le vestiaire
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Installer le système de sonorisation
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Tester la musique de compétition
2 personnes
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
Inscrire les participants
2 personnes
Distribuer les dossards
2 personnes
Accueillir le public
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Faire le discours d’ouverture
Animer le tour de compétition
3 personnes
Distribuer les formulaires du jury
2 personnes
Collecter les évaluations du jury
2 personnes
Mettre à jour les classements intermédiaires
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Annoncer les finalistes
Encadrer la finale
3 personnes
Juger la finale
4 personnes
Vérifier les résultats
2 personnes
Remettre les prix
2 personnes
Encadrer la soirée dansante libre
3 personnes
Servir le dernier tour
2 personnes
Fermer le vestiaire
2 personnes
Accompagner le public à la sortie
2 personnes

Suivi

Éteindre l'installation sonore
2 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger le catering restant
2 personnes
Archiver les données du concours
Envoyer les résultats aux participants par e-mail
Féliciter les gagnants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Piste de danse
Tables rectangulairesqté 8
Tables du juryqté 2
Table d'inscription
Chaisesqté 100
Portantsqté 3
Tabouretsqté 6

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 2
Lecteur audio
Pieds de haut-parleurqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Ruban gafferqté 4
Ordinateur portable
Calculatriceqté 2

Vaisselle

Verres à eauqté 120
Verres à vinqté 80
Tasses à caféqté 80
Plateauxqté 80
Cuillères à caféqté 80
Assiettes à gâteauqté 100
Fourchettesqté 100
Pincesqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 10
Plats de service avec couvercleqté 6
Planches à découperqté 3
Couteau de chefqté 3
Thermosqté 4
Bacs à glaçonsqté 4

Décoration

Nappe en tissu noirqté 10
Chemins de table en tissu rougeqté 10
Bougies LEDqté 30
Roses rougesqté 30
Panneau d’accueil
Bannière de compétitionqté 2

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Pieds d’éclairageqté 2

Matériel de sport

Numéros de départqté 50
Numéros de table du juryqté 6
Rubans de compétitionqté 12
Trophéesqté 3
Rubans de médailleqté 6
Presse-papiers pour juryqté 6
Stylos pour le juryqté 24
Chronomètre de compétition
Mètre ruban

Bureau

Fiches de juryqté 150
Listes de participantsqté 5
Horaires des compétitionsqté 20
Ruban de papierqté 6
Stylosqté 40
Marqueursqté 10
Étiquettes nominativesqté 120
Enveloppesqté 20

Nettoyage

Balayette et pelleqté 3
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Poubellesqté 8

Catering

Courses

Conseils

Fixez le règlement et la composition du jury avant d’ouvrir les inscriptions : les danseurs doivent connaître les critères d’évaluation et le format des matchs dès le départ.
Bloquez le lieu suffisamment tôt pour vérifier la piste de danse, les tables du jury, les chaises, les portants et la table d’inscription. Prévoyez aussi l’espace nécessaire aux déplacements entre l’accueil et la piste.
Traitez les inscriptions par étapes : notez les besoins alimentaires, confirmez chaque participant et attribuez les numéros de départ avant d’imprimer les dossards et les formulaires du jury.
Testez la sonorisation avec la table de mixage, les microphones sans fil, le lecteur audio, les enceintes et les rallonges. Le ruban gaffer et les multiprises doivent être disponibles avant l’arrivée du public pour sécuriser les câbles.
Commandez les prix, le catering et les boissons assez tôt, puis vérifiez les quantités la veille. Mettez les boissons au frais et préparez séparément les verres, plateaux, assiettes et couverts pour accélérer le service.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concours de tango ?: Prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour réserver le lieu, définir le règlement, inviter les danseurs et traiter les inscriptions. Gardez les 7 derniers jours pour les confirmations, les dossards, le planning et les essais techniques.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions à un concours de tango ?: Ouvrez-les dès que le règlement, le lieu et les membres du jury sont confirmés, idéalement 6 à 8 semaines avant le concours. Fixez une date de clôture au moins 10 jours avant l’événement pour établir les matchs et préparer les documents.
Quelle quantité de boissons prévoir pour un concours de tango ?: Comptez environ 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis 1 à 2 par heure supplémentaire, en distinguant l’eau, les boissons chaudes et les autres boissons. Ajoutez une marge de 10 % pour les imprévus et refroidissez les boissons la veille.
Que faut-il tester avant un concours de tango ?: Testez la musique, les microphones, la table de mixage, les enceintes, les câbles et les multiprises 24 à 48 heures avant l’ouverture. Faites aussi un essai complet avec le planning des matchs et les annonces au micro pour repérer les retards.

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