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Tangowettbewerb organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Tangowettbewerb braucht mehr als Tanzfläche und Musik. Du koordinierst Anmeldung, Startnummern, Juryformulare, Spielplan und Rechte, bevor am Veranstaltungstag der erste Takt erklingt. Plane außerdem Techniktest, Catering, Getränke und die Ausgabe der Preise mit festen Fristen. Diese Checkliste führt dich von der ersten Reservierung bis zum gekühlten Getränk und dem vorbereiteten Anmeldetisch.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Wettkampfreglement erstellen

    2 Personen

  • Jurymitglieder erfassen

  • Wettkampfort reservieren

  • Musikrechte prüfen

  • Anmeldeformular erstellen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Werbung online stellen

  • Plakate verteilen

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Teilnehmer bestätigen

  • Startnummern zuweisen

    2 Personen

  • Juryformulare erstellen

    2 Personen

  • Spielplan erstellen

    2 Personen

  • Musikauswahl zusammenstellen

    2 Personen

  • Preise bestellen

  • Catering bestellen

  • Getränke bestellen

  • Technik testen

    2 Personen

  • Beschilderung vorbereiten

    2 Personen

  • Startnummern drucken

  • Jurytische einteilen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Preise prüfen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

Event

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Boden überprüfen

    2 Personen

  • Tanzfläche reinigen

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Jurytisch einrichten

    2 Personen

  • Anmeldebereich einrichten

    2 Personen

  • Garderobe einrichten

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Beschilderung anbringen

    2 Personen

  • Beschallungsanlage aufbauen

    2 Personen

  • Mikrofone testen

    2 Personen

  • Wettkampfmusik testen

    2 Personen

  • Catering bereitstellen

    3 Personen

  • An der Registrierungstheke Dienst machen

    2 Personen

  • Teilnehmer anmelden

    2 Personen

  • Startnummern ausgeben

    2 Personen

  • Publikum empfangen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Eröffnungsrede halten

  • Spielrunde betreuen

    3 Personen

  • Juryformulare austeilen

    2 Personen

  • Jurybewertungen sammeln

    2 Personen

  • Zwischenstände erfassen

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Finalisten bekanntgeben

  • Finale betreuen

    3 Personen

  • Finale jurieren

    4 Personen

  • Ergebnis prüfen

    2 Personen

  • Preise überreichen

    2 Personen

  • Freien Tanzabend betreuen

    3 Personen

  • Letzte Runde servieren

    2 Personen

  • Garderobe schließen

    2 Personen

  • Publikum verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Anlage ausschalten

    2 Personen

  • Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Tische und Stühle abbauen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Catering verstauen

    2 Personen

  • Wettkampfdaten archivieren

  • Teilnehmern das Ergebnis mailen

  • Preisträger gratulieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • Tanzfläche
  • Rechteckige TischeAnz. 8
  • JurytischeAnz. 2
  • Anmeldetisch
  • StühleAnz. 100
  • GarderobenständerAnz. 3
  • HockerAnz. 6

Ausstattung

  • Aktive LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • FunkmikrofoneAnz. 2
  • Musikplayer
  • LautsprecherstativeAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • Gaffer TapeAnz. 4
  • Laptop
  • TaschenrechnerAnz. 2

Geschirr

  • WassergläserAnz. 120
  • WeingläserAnz. 80
  • KaffeetassenAnz. 80
  • ServierplattenAnz. 80
  • KaffeelöffelAnz. 80
  • KuchenplattenAnz. 100
  • GabelnAnz. 100
  • ZangenAnz. 6

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 4
  • ServierschalenAnz. 10
  • Servierplatten mit DeckelAnz. 6
  • SchneidebretterAnz. 3
  • KochmesserAnz. 3
  • ThermoskannenAnz. 4
  • EiswürfelbehälterAnz. 4

Dekoration

  • Tischdecke aus schwarzem StoffAnz. 10
  • Tischläufer aus rotem StoffAnz. 10
  • LED-KerzenAnz. 30
  • Rote RosenAnz. 30
  • Willkommensschild
  • WettkampfbannerAnz. 2

Beleuchtung

  • LED-LichterkettenAnz. 6
  • LichtstativeAnz. 2

Sportmaterial

  • StartnummernAnz. 50
  • JurytischnummernAnz. 6
  • WettkampfbänderAnz. 12
  • TrophäenAnz. 3
  • MedaillenbänderAnz. 6
  • Jury-KlemmbretterAnz. 6
  • JurypennaleAnz. 24
  • Spieluhr
  • Maßband

Büro

  • JuryformulareAnz. 150
  • TeilnehmerlistenAnz. 5
  • WettkampfpläneAnz. 20
  • PapierklebebandAnz. 6
  • SchreibstifteAnz. 40
  • MarkerAnz. 10
  • NamensaufkleberAnz. 120
  • UmschlägeAnz. 20

Reinigung

  • Handfeger und KehrblechAnz. 3
  • WischmopsAnz. 4
  • EimerAnz. 4
  • AbfallbehälterAnz. 8

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege das Wettkampfreglement fest, bevor du das Anmeldeformular verschickst. So kennen Teilnehmende Kategorien, Bewertung und Ablauf von Anfang an.
  • Reserviere den Wettkampfort frühzeitig und prüfe die Tanzfläche, Jurytische sowie die Stromwege vor Ort. Plane für Lautsprecher, Mischpult und Funkmikrofone mindestens einen vollständigen Techniktest ein.
  • Bearbeite Anmeldungen fortlaufend und bestätige die Teilnehmenden erst, wenn Ernährungswünsche und Kontaktdaten vollständig erfasst sind. Weise die Startnummern anschließend eindeutig zu und drucke sie vor dem Veranstaltungstag.
  • Erstelle Spielplan, Juryformulare und Musikauswahl nicht erst am selben Tag. Lege die Unterlagen zusammen mit Taschenrechner, Laptop und Ersatzstiften am Jurytisch bereit.
  • Bestelle Preise, Catering und Getränke mit einer festen Lieferfrist und prüfe die Preise bei Ankunft. Stelle Getränke erst kurz vor Beginn kalt, damit Kühlboxen und Kühlschränke nicht unnötig lange belegt sind.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Tangowettbewerb organisieren?
Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Reglement, Veranstaltungsort und Jury. Anmeldeformular, Einladungen und Werbung sollten spätestens 6 Wochen vor dem Termin bereitstehen.
Was muss bei einem Tangowettbewerb für die Jury vorbereitet werden?
Plane Jurytische, Stühle, Juryformulare, Schreibmaterial und einen Taschenrechner ein. Teile die Jury spätestens 1 Woche vorher ein und lege den Spielplan in ausreichender Zahl aus.
Wann sollte man Musikrechte für einen Tangowettbewerb prüfen?
Prüfe die Musikrechte vor der Veröffentlichung der Veranstaltung, idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher. Kläre außerdem, welche Musikauswahl verwendet wird und teste den Musikplayer mit dem Mischpult und den Lautsprechern.
Wie viele Getränke braucht man für einen Tangowettbewerb?
Rechne für das erste Veranstaltungsstündchen mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person und danach mit ungefähr 1 Getränk pro Stunde. Berücksichtige zusätzlich Wasser für Teilnehmende, Jury und Helfende und stelle die Getränke kurz vor Beginn kalt.

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