Tandemtocht organiseren: checklist en planning
Een tandemtocht vraagt meer voorbereiding dan alleen fietsen reserveren. Je moet de route volledig voorrijden, rustpunten vastleggen en vooraf controleren of iedere deelnemer een passende tandem en helm heeft. Plan daarnaast de startlocatie, vergunningen, vrijwilligers en communicatie ruim op tijd. Op deze checklist staat wat je in welke volgorde regelt, van datum en aanmeldingen tot routebordjes, inschrijving en de laatste controle op de dag zelf.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Route en datum vastleggen
2 personen
Tandems reserveren
Startlocatie reserveren
Vergunningen controleren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Deelnemers bevestigen
Route digitaal delen
Route volledig voorrijden
2 personen
Rustpunten vastleggen
2 personen
Routebordjes voorbereiden
2 personen
Vrijwilligers indelen
Deelnemerslijst afdrukken
Tandems en helmen controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Routebestanden testen
2 personen
Weersverwachting controleren
Tandems naar start brengen
4 personen
Startterrein afzetten
3 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Inschrijving inrichten
2 personen
Routebordjes plaatsen
4 personen
Rustpunten bevoorraden
3 personen
Hapjes en maaltijd voorbereiden
4 personen
Verlichting monteren
2 personen
Event
Deelnemers ontvangen
3 personen
Tandems en helmen uitgeven
3 personen
Veiligheidsinstructie geven
2 personen
Groepen laten vertrekken
3 personen
Rustpunten bemannen
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Achterrijders begeleiden
2 personen
Aankomst registreren
2 personen
Buffet en hapjes serveren
4 personen
Verlichting en muziek bedienen
2 personen
Tandems innemen
3 personen
Nazorg
Routebordjes verwijderen
3 personen
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Startterrein schoonmaken
4 personen
Tenten en meubilair afbreken
4 personen
Tandems schoonmaken
3 personen
Tandems retourneren
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen verwerken
Deelnemersfoto's delen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Klaptafelsaantal 6
- Klapstoelenaantal 60
- Biertafelsaantal 4
- Fietsenrekkenaantal 6
Sportmateriaal
- Tandemfietsenaantal 25
- Reservefietsenaantal 2
- Fietshelmenaantal 55
- Reflecterende hesjesaantal 12
- Fietspompenaantal 4
- Reservebinnenbandenaantal 20
- Fietsgereedschapsetsaantal 4
- Fietsverlichtingssetsaantal 30
- Routebordjesaantal 35
- Pionnenaantal 20
- Afzetlintaantal 4
- Routekaartenaantal 60
- Klembordenaantal 4
- Pennenaantal 30
Apparatuur
- Portofoonsaantal 8
- Mobiele telefoonsaantal 4
- Powerbanksaantal 6
- Luidsprekersaantal 2
- Verlengsnoerenaantal 4
Verlichting
- Ledlampenaantal 10
- Lichtslingersaantal 6
- Batterijlantaarnsaantal 8
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 80
- Bordenaantal 70
- Besteksetsaantal 70
- Koffiekopjesaantal 60
Keuken
- Thermoskannenaantal 6
- Koelboxenaantal 8
- Waterkannenaantal 6
- Snijplankenaantal 4
- Serveerschalenaantal 10
- Serveerbestekaantal 10
- Keukenmessenaantal 4
- Warmhoudbakkenaantal 4
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Handgelhoudersaantal 6
- Schoonmaakemmersaantal 3
- Bezemsaantal 3
- Eerstehulpkoffersaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg de route minimaal 6 weken vooraf vast en rijd hem daarna volledig voor. Controleer daarbij niet alleen de afstand, maar ook smalle doorgangen, drukke kruisingen, hellingen en geschikte rustpunten.
- Reserveer tandems en helmen zodra de datum vaststaat. Houd daarnaast reservefietsen, fietspompen, reservebinnenbanden en fietsgereedschap achter de hand voor pech onderweg.
- Verwerk aanmeldingen met een duidelijke sluitingsdatum, bijvoorbeeld 2 weken voor vertrek. Vraag tegelijk dieetwensen, contactgegevens en ervaring met tandemfietsen uit, zodat je de indeling en catering niet op het laatste moment hoeft aan te passen.
- Test routebestanden, telefoonnummers en portofoons uiterlijk 1 week vooraf. Deel de digitale route pas nadat de route volledig is gecontroleerd en wijs per rustpunt een verantwoordelijke vrijwilliger aan.
- Plan de opbouw van het startterrein minstens 2 uur voor vertrek. Zet inschrijving, fietsenrekken, partytenten, tafels en afzetting eerst klaar; plaats routebordjes pas nadat je de definitieve startvolgorde hebt bevestigd.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een tandemtocht organiseren?
- Begin minstens 6 tot 8 weken vooraf met datum, route, startlocatie en tandemreserveringen. Rond deelnemersaantallen, dieetwensen en vrijwilligers uiterlijk 2 weken voor de tocht af.
- Hoeveel reservefietsen heb ik nodig voor een tandemtocht?
- Reken bij een tocht tot 20 tandems op minimaal 1 reservefiets en bij grotere groepen op 2 reservefietsen. Neem ook meerdere fietspompen, reservebinnenbanden en minstens 1 fietsgereedschapsset mee.
- Wanneer moet ik de tandemroute voorrijden?
- Rijd de volledige route uiterlijk 2 weken voor de tocht voor en controleer haar nogmaals in de week van het evenement. Zo kun je tijdelijke wegafsluitingen, onveilige punten en gewijzigde rustplaatsen nog verwerken.
- Hoe vroeg moet de opbouw van een tandemtocht beginnen?
- Begin minstens 2 uur voor het vertrek met de opbouw van het startterrein. Reserveer extra tijd als tandems moeten worden aangevoerd, routebordjes geplaatst worden of meerdere vrijwilligers eerst instructie nodig hebben.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!