Checklist pour organiser une sortie tandem
Une sortie tandem demande plus qu’une réservation de vélos. Il faut verrouiller l’itinéraire, le lieu de départ et les autorisations, puis suivre les inscriptions et les besoins alimentaires. Quelques jours avant, vérifie chaque tandem, les casques, les fichiers d’itinéraire et la météo. Le jour même, l’accueil, le balisage et l’acheminement du matériel doivent être prêts avant l’arrivée des participants. Cette checklist rassemble les étapes dans l’ordre pour éviter les oublis de dernière minute.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Fixer l'itinéraire et la date
2 personnes
Réserver des tandems
Réserver le lieu de départ
Vérifier les autorisations
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les participants
Partager l’itinéraire numériquement
Parcourir tout l’itinéraire en voiture
2 personnes
Définir les espaces de repos
2 personnes
Préparer les panneaux d’itinéraire
2 personnes
Répartir les bénévoles
Imprimer la liste des participants
Vérifier les tandems et les casques
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Tester les fichiers d’itinéraire
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Acheminer les tandems vers le départ
4 personnes
Balisage de la zone de départ
3 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Mettre en place l’inscription
2 personnes
Installer les panneaux d'itinéraire
4 personnes
Réapprovisionner les points de repos
3 personnes
Préparer les encas et le repas
4 personnes
Installer l’éclairage
2 personnes
Événement
Accueillir les participants
3 personnes
Distribuer les tandems et les casques
3 personnes
Donner les consignes de sécurité
2 personnes
Faire partir les groupes
3 personnes
Tenir les points de repos
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Accompagner les coureurs de queue
2 personnes
Enregistrer l’arrivée
2 personnes
Servir le buffet et les amuse-bouches
4 personnes
Gérer l'éclairage et la musique
2 personnes
Récupérer les tandems
3 personnes
Suivi
Retirer les panneaux d’orientation
3 personnes
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer la zone de départ
4 personnes
Démonter les tentes et le mobilier
4 personnes
Nettoyer les tandems
3 personnes
Retourner les tandems
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Traiter les objets trouvés
Partager les photos des participants
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 2
- Tables pliantesqté 6
- Chaises pliantesqté 60
- Tables de bièreqté 4
- Râteliers à vélosqté 6
Matériel de sport
- Vélos tandemqté 25
- Vélos de réserveqté 2
- Casques de véloqté 55
- Gilets réfléchissantsqté 12
- Pompes à véloqté 4
- Chambres à air de rechangeqté 20
- Kits d’outils pour véloqté 4
- Kits d’éclairage pour véloqté 30
- Panneaux d’orientationqté 35
- Cônesqté 20
- Ruban de balisageqté 4
- Cartes d'itinéraireqté 60
- Presse-papiersqté 4
- Stylosqté 30
Équipement
- Talkies-walkiesqté 8
- Téléphones portablesqté 4
- Batteries externesqté 6
- Haut-parleursqté 2
- Rallongesqté 4
Éclairage
- Lampes LEDqté 10
- Guirlandes lumineusesqté 6
- Lampes à pilesqté 8
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 80
- Assiettesqté 70
- Couvertsqté 70
- Tasses à caféqté 60
Cuisine
- Thermosqté 6
- Glacièresqté 8
- Carafes d’eauqté 6
- Planches à découperqté 4
- Plateaux de serviceqté 10
- Couverts de serviceqté 10
- Couteaux de cuisineqté 4
- Bacs de maintien au chaudqté 4
Nettoyage
- Poubellesqté 8
- Supports de gel hydroalcooliqueqté 6
- Seaux de nettoyageqté 3
- Balaisqté 3
- Trousses de premiers secoursqté 2
Catering
- Courses
Conseils
- Fixe l’itinéraire et la date avant d’envoyer les invitations : réserve ensuite les tandems, le lieu de départ et, si nécessaire, les autorisations. Prévois un parcours de secours si la météo ou une fermeture le rend impraticable.
- Demande les inscriptions et les besoins alimentaires avec une date limite claire, idéalement 7 à 10 jours avant la sortie. Confirme ensuite le nombre de participants afin d’ajuster les tandems, les casques, les repas et les boissons.
- Parcours tout l’itinéraire en voiture avant l’événement et repère les espaces de repos. Teste aussi les fichiers d’itinéraire sur les téléphones utilisés le jour J : un fichier non lisible ne se corrige pas facilement au départ.
- Prépare le matériel de sécurité en plus des tandems : vélos de réserve, pompes, chambres à air, kits d’outils, éclairages et gilets réfléchissants. Vérifie chaque casque et chaque vélo avant leur acheminement vers le lieu de départ.
- Installe les tentes, tables, chaises, panneaux et le point d’inscription avant l’arrivée des participants. Répartis les bénévoles à l’avance et garde une liste imprimée, des stylos, des talkies-walkies et des batteries externes sur place.
Questions fréquentes
- Combien de temps à l’avance organiser une sortie tandem ?
- Commence au moins 6 à 8 semaines avant la date prévue. Cela laisse le temps de réserver les tandems et le lieu de départ, de vérifier les autorisations, d’envoyer les invitations et de traiter les inscriptions.
- Quand confirmer le nombre de participants à une sortie tandem ?
- Fixe une date limite d’inscription 7 à 10 jours avant la sortie, puis confirme le nombre définitif au plus tard 5 jours avant. Tu peux ainsi ajuster les tandems, les casques, les boissons et les quantités de nourriture.
- Que faut-il vérifier la veille d’une sortie tandem ?
- La veille, vérifie la météo, les tandems, les casques, les vélos de réserve et les fichiers d’itinéraire. Refroidis les boissons, imprime la liste des participants et prépare les panneaux ainsi que le matériel de balisage.
- Combien de bénévoles prévoir pour une sortie tandem ?
- Prévois au minimum 1 bénévole pour l’accueil et l’inscription, puis 1 personne par point de repos ou zone nécessitant une surveillance. Pour un groupe important, ajoute un coordinateur équipé d’un téléphone ou d’un talkie-walkie.
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