Checklist para organizar una salida en tándem
Una salida en tándem necesita más preparación que una ruta en bicicleta normal: hay que coordinar bicicletas, participantes, ruta y apoyo en carretera. Esta checklist te ayuda a poner cada tarea en orden, desde fijar la fecha hasta montar la salida. Reserva los tándems con tiempo, prueba la ruta completa y deja preparado un plan para averías, cambios de tiempo y participantes que lleguen tarde. También incluye el material necesario para la inscripción, la señalización y los descansos.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar la ruta y la fecha
2 personas
Reservar tándems
Reservar la ubicación de salida
Comprobar permisos
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar participantes
Compartir la ruta digitalmente
Recorrer toda la ruta con antelación
2 personas
Definir los puntos de descanso
2 personas
Preparar los carteles de ruta
2 personas
Asignar voluntarios
Imprimir la lista de participantes
Comprobar los tándems y cascos
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Probar los archivos de ruta
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Llevar los tándems a la salida
4 personas
Delimitar el área de salida
3 personas
Montar las carpas
4 personas
Colocar mesas y sillas
3 personas
Montar la inscripción
2 personas
Colocar señales de ruta
4 personas
Abastecer los puntos de descanso
3 personas
Preparar aperitivos y comida
4 personas
Instalar la iluminación
2 personas
Evento
Recepción de participantes
3 personas
Entregar los tándems y cascos
3 personas
Dar una instrucción de seguridad
2 personas
Hacer salir a los grupos
3 personas
Atender los puntos de descanso
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Guiar a los que se quedan atrás
2 personas
Registrar la llegada
2 personas
Servir el buffet y los aperitivos
4 personas
Gestionar la iluminación y la música
2 personas
Recoger los tándems
3 personas
Seguimiento
Retirar las señales de ruta
3 personas
Clasificar y retirar residuos
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar la zona de salida
4 personas
Desmontar carpas y mobiliario
4 personas
Limpiar los tándems
3 personas
Devolver los tándems
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Gestionar los objetos perdidos
Compartir fotos de los participantes
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 2
- Mesas plegablescant. 6
- Sillas plegablescant. 60
- Mesas de cervezacant. 4
- Portabicicletascant. 6
Material deportivo
- Bicicletas tándemcant. 25
- Bicicletas de repuestocant. 2
- Cascos de bicicletacant. 55
- Chalecos reflectantescant. 12
- Bombas de bicicletacant. 4
- Cámaras de aire de repuestocant. 20
- Kits de herramientas para bicicletascant. 4
- Kits de luces para bicicletacant. 30
- Carteles de rutacant. 35
- Conoscant. 20
- Cinta de balizamientocant. 4
- Mapas de rutacant. 60
- Portapapelescant. 4
- Bolígrafoscant. 30
Equipo
- Walkie-talkiescant. 8
- Teléfonos móvilescant. 4
- Baterías externascant. 6
- Altavocescant. 2
- Cables alargadorescant. 4
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 10
- Guirnaldas de lucescant. 6
- Linternas a pilascant. 8
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 80
- Platoscant. 70
- Cubiertoscant. 70
- Tazas de cafécant. 60
Cocina
- Termoscant. 6
- Neveras portátilescant. 8
- Jarras de aguacant. 6
- Tablas de cortarcant. 4
- Bandejas de servircant. 10
- Cubiertos de serviciocant. 10
- Cuchillos de cocinacant. 4
- Bandejas para mantener calientecant. 4
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Soportes para gel hidroalcohólicocant. 6
- Cubos de limpiezacant. 3
- Escobascant. 3
- Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la ruta y la fecha antes de abrir las inscripciones. Recorre los kilómetros completos con antelación y marca los puntos de descanso, las zonas complicadas y los lugares donde colocarás carteles o conos.
- Reserva los tándems y los cascos en cuanto tengas una previsión de participantes. Añade bicicletas de repuesto, bombas, cámaras de aire y kits de herramientas; una avería al principio puede retrasar a todo el grupo.
- Confirma las parejas y las preferencias dietéticas al menos 7 días antes. Imprime la lista de participantes y prepara la inscripción con portapapeles y bolígrafos para no depender de una conexión móvil.
- Asigna voluntarios para la salida, los descansos y el cierre de la ruta. Para un grupo numeroso, usa walkie-talkies y baterías externas, y comparte el recorrido digitalmente antes del día de la actividad.
- Monta la zona de salida con tiempo suficiente para revisar cada tándem y casco. Coloca carpas, mesas, sillas, señales y material de avituallamiento, y comprueba el pronóstico y los archivos de ruta el día anterior.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que reservar los tándems para una salida?
- Haz la reserva entre 4 y 8 semanas antes, especialmente si necesitas muchas bicicletas o una fecha de fin de semana. Confirma el número definitivo de tándems y cascos al menos 7 días antes.
- ¿Cuándo debo enviar las invitaciones y cerrar las inscripciones?
- Envía las invitaciones entre 3 y 4 semanas antes y cierra las inscripciones aproximadamente 7 días antes. Así tendrás tiempo para confirmar participantes, parejas, dietas y necesidades de material.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que recorrer la ruta de una salida en tándem?
- Recorre toda la ruta al menos 7 días antes y vuelve a comprobar los puntos conflictivos 24 horas antes. Prueba también los archivos digitales para que funcionen sin conexión durante la salida.
- ¿Cuándo se monta la zona de salida?
- Empieza el montaje entre 2 y 3 horas antes de la hora prevista. Reserva los últimos 30 minutos para revisar tándems, cascos, señales, inscripción, bebidas y comunicaciones con los voluntarios.
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