Zo organiseer je een tandartspraktijk open dag

Begin ongeveer zes weken vooraf met de datum, het programma en het aanmeldformulier. Werk daarna de bezoekersstroom uit: bevestigingen, rondleidingen, demonstraties en reserveringen moeten op elkaar aansluiten. Regel catering en dieetwensen niet pas in de laatste week, want aantallen veranderen snel. Plan de laatste dagen vooral voor het testen van presentaties, het opruimen van praktijkruimtes en het klaarzetten van registratie, badges en ontvangst.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma publiceren
2
Uitnodigingen versturen
2 personen
3
Aanmeldformulier openen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Leveranciersbestellingen plaatsen
7
Programma naar bezoekers sturen
8
Aanmeldingen bevestigen
9
Rondleidingen inplannen
10
Demonstraties inplannen
11
Reserveringen controleren
12
Bedrijfskleding klaarleggen
13
Presentaties en video's testen
2 personen
14
Praktijkruimtes opruimen
3 personen
15
Boodschappen doen
2 personen
16
Hapjes voorbereiden
3 personen
17
Dranken koud zetten
2 personen
18
Registratielijst afdrukken
19
Naambadges voorbereiden
20
Tafels opstellen
3 personen
21
Stoelen plaatsen
3 personen
22
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
23
Informatiestands inrichten
3 personen
24
Versiering ophangen
2 personen
25
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
26
Techniek aansluiten
2 personen
27
Rondleidingsroute markeren
28
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
29
Team kort instrueren
2 personen

Event

30
Ontvangstbalie bemannen
2 personen
31
Bezoekers registreren
2 personen
32
Naambadges uitdelen
33
Bezoekers rondleiden
2 personen
34
Tandverzorging demonstreren
2 personen
35
Kindertafel begeleiden
2 personen
36
Vragen van bezoekers beantwoorden
2 personen
37
Hapjes serveren
2 personen
38
Dranken bijvullen
2 personen
39
Buffet en tafels schoonhouden
40
Presentaties bedienen
41
Bezoekers naar uitgang begeleiden

Nazorg

42
Catering afbouwen
3 personen
43
Materialen opruimen
4 personen
44
Afval verzamelen
2 personen
45
Servies afwassen
2 personen
46
Praktijkruimtes schoonmaken
3 personen
47
Techniek uitschakelen
48
Versiering verwijderen
2 personen
49
Sleutels en materialen controleren
50
Huurmaterialen retourneren
2 personen
51
Overgebleven voorraad opbergen
52
Bezoekers nabellen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Buffettafelsaantal 3
Registratiebalie
Statafelsaantal 4
Krukkenaantal 8

Servies

Herbruikbare bordenaantal 70
Herbruikbare bekersaantal 100
Koffiekopjesaantal 60
Besteksetsaantal 70
Serveerschalenaantal 10
Serveertangenaantal 6

Decoratie

Tafelkledenaantal 10
Ballonnenaantal 80
Slingersaantal 8
Bloemstukkenaantal 6
Informatiebordenaantal 8
Naambadgesaantal 80
Pennenaantal 20

Apparatuur

Laptopaantal 2
Beamer
Projectiescherm
Luidsprekersaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Kabelhaspelsaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 4
Maatbekersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelelementenaantal 12

Catering

Boodschappen

Schoonmaak

Schoonmaakemmersaantal 3
Dweilenaantal 4
Bezem en blikaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Desinfectiedoekjesaantal 8
Papieren handdoekenaantal 6

Verlichting

LED-lichtslingersaantal 4
Staande lampenaantal 4

Tips

Maak het programma concreet met tijdsloten voor rondleidingen en demonstraties. Plan liever meerdere kleine groepen dan één grote groep die tegelijk door de praktijk moet.
Sluit het aanmeldformulier enkele dagen vóór de open dag en verwerk de aanmeldingen dagelijks. Stuur bevestigingen en het definitieve programma uiterlijk 3 dagen vooraf.
Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en geef het definitieve aantal eters op tijd door aan leveranciers. Bestel niet alleen hapjes, maar plan ook voldoende servies, serveerschalen en tangen.
Test presentaties en video’s minimaal 48 uur vooraf met de laptop, beamer, het projectiescherm, de luidsprekers en de microfoon. Controleer daarna ook verlengkabels en stekkerdozen op de plek waar je ze gebruikt.
Richt de ontvangstbalie vóór de opbouw van de rest in, met de registratielijst, naambadges en pennen. Zet bezoekers daarna logisch door naar informatiestands, zitplaatsen en het cateringbuffet, zodat de entree niet dichtloopt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een tandartspraktijk open dag organiseren?: Begin ongeveer 6 weken vooraf met datum, programma en publicatie. Zet het aanmeldformulier daarna open en reserveer de laatste 2 dagen voor techniek, praktijkruimtes en ontvangst.
Hoeveel tijd moet je plannen voor rondleidingen tijdens een open dag?: Werk met vaste tijdsloten van ongeveer 20 tot 30 minuten per rondleiding. Houd daarnaast 10 minuten tussen groepen vrij om bezoekers door te laten lopen en ruimtes opnieuw klaar te zetten.
Wanneer bevestig je aanmeldingen voor een open dag?: Verwerk nieuwe aanmeldingen dagelijks en stuur de bevestiging uiterlijk 3 dagen voor het evenement. Vermeld daarin het tijdslot, het programma en eventuele praktische informatie voor de bezoeker.
Wanneer test je een presentatie of demonstratie voor de open dag?: Test alle presentaties en video’s minimaal 48 uur vooraf op de locatie. Controleer ook laptop, beamer, projectiescherm, luidsprekers, microfoon, verlengkabels en stekkerdozen samen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.