Cómo organizar una jornada de puertas abiertas de una clínica dental

Una jornada de puertas abiertas dental combina recepción de visitantes, visitas guiadas, demostraciones y momentos informales para resolver dudas. Empieza fijando la fecha, el programa y el sistema de inscripción; después asigna horarios y confirma proveedores. Durante la última semana, prueba las presentaciones, prepara las acreditaciones y revisa los espacios de práctica. El día anterior conviene dejar montada la recepción, enfriar las bebidas y comprobar que todo el material audiovisual funciona.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Publicar la fecha y el programa
2
Enviar invitaciones
2 personas
3
Abrir el formulario de inscripción
4
Gestionar inscripciones
5
Recoger preferencias dietéticas
6
Realizar los pedidos a los proveedores
7
Enviar el programa a los visitantes
8
Confirmar inscripciones
9
Programar visitas guiadas
10
Programar demostraciones
11
Comprobar las reservas
12
Dejar preparada la ropa de trabajo
13
Probar presentaciones y vídeos
2 personas
14
Ordenar los espacios de práctica
3 personas
15
Hacer la compra
2 personas
16
Preparar aperitivos
3 personas
17
Enfriar las bebidas
2 personas
18
Imprimir la lista de registro
19
Preparar acreditaciones
20
Montar mesas
3 personas
21
Colocar las sillas
3 personas
22
Montar el mostrador de recepción
2 personas
23
Montar los puestos informativos
3 personas
24
Colgar la decoración
2 personas
25
Preparar el buffet de catering
3 personas
26
Conectar la técnica
2 personas
27
Marcar la ruta de la visita guiada
28
Realizar el control de seguridad
2 personas
29
Instruir brevemente al equipo
2 personas

Evento

30
Atender la recepción
2 personas
31
Registrar a los visitantes
2 personas
32
Repartir acreditaciones
33
Guiar a los visitantes
2 personas
34
Demostrar el cuidado dental
2 personas
35
Acompañar la mesa infantil
2 personas
36
Responder preguntas de los visitantes
2 personas
37
Servir aperitivos
2 personas
38
Rellenar las bebidas
2 personas
39
Mantener limpio el bufé y las mesas
40
Gestionar las presentaciones
41
Guiar a los visitantes hacia la salida

Seguimiento

42
Desmontar el catering
3 personas
43
Recoger los materiales
4 personas
44
Recoger la basura
2 personas
45
Lavar la vajilla
2 personas
46
Limpiar las aulas prácticas
3 personas
47
Apagar la técnica
48
Retirar la decoración
2 personas
49
Comprobar llaves y materiales
50
Devolver el material alquilado
2 personas
51
Guardar el stock sobrante
52
Llamar de nuevo a los visitantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 8
Sillascant. 60
Mesas de buffetcant. 3
Mostrador de registro
Mesas altascant. 4
Taburetescant. 8

Vajilla

Platos reutilizablescant. 70
Vasos reutilizablescant. 100
Tazas de cafécant. 60
Cubiertoscant. 70
Bandejas de servircant. 10
Pinzas de servircant. 6

Decoración

Mantelescant. 10
Globoscant. 80
Guirnaldascant. 8
Arreglos floralescant. 6
Paneles informativoscant. 8
Credencialescant. 80
Bolígrafoscant. 20

Equipo

Portátilcant. 2
Proyector
Pantalla de proyección
Altavocescant. 2
Micrófono
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Neveras portátilescant. 3
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Enrollacablescant. 2

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chef y de pancant. 4
Jarras medidorascant. 2
Termoscant. 4
Acumuladores de fríocant. 12

Catering

Compras

Limpieza

Cubos de limpiezacant. 3
Fregonascant. 4
Escoba y recogedorcant. 2
Guantes de limpiezacant. 6
Toallitas desinfectantescant. 8
Toallas de papelcant. 6

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 4
Lámparas de piecant. 4

Consejos

Publica la fecha y el programa antes de abrir las inscripciones. Incluye la duración de las visitas, los horarios de las demostraciones y un plazo claro para apuntarse; así puedes organizar grupos manejables.
Cierra las inscripciones y confirma cada reserva con varios días de antelación. Aprovecha ese mensaje para recoger preferencias dietéticas y enviar el programa definitivo a los visitantes.
Programa las visitas guiadas y las demostraciones en franjas separadas. Deja al menos 10 minutos entre grupos para evitar cruces en los espacios de práctica y permitir que el personal se prepare.
Haz una prueba completa de las presentaciones y los vídeos como mínimo un día antes. Comprueba portátil, proyector, pantalla, altavoces, micrófono, cables alargadores y regletas en el mismo orden en que se utilizarán.
Monta la recepción antes de preparar el buffet. Deja juntas la lista de registro, las acreditaciones y los bolígrafos; coloca después las mesas, sillas y puestos informativos para que el recorrido desde la entrada sea evidente.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que abrir las inscripciones para una jornada dental?: Ábrelas al menos 2 o 3 semanas antes de la jornada. Reserva los últimos 3 días para confirmar asistentes, cerrar grupos y comunicar los horarios definitivos.
¿Cuánto debe durar una visita guiada a una clínica dental?: Calcula entre 20 y 30 minutos por visita, según el número de espacios que se enseñen. Añade 10 minutos entre grupos para responder preguntas y evitar retrasos.
¿Cuándo hay que preparar el catering y las bebidas?: Haz los pedidos a los proveedores varios días antes y prepara los aperitivos el día anterior cuando sea posible. Enfría las bebidas entre 2 y 4 horas antes de la apertura y monta el buffet después de dejar lista la recepción.
¿Cuándo se deben probar las presentaciones y los vídeos?: Haz una prueba completa como mínimo 24 horas antes y repítela 30 minutos antes de recibir al público. Comprueba imagen, sonido, micrófono y conexiones, no solo que el portátil se encienda.

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