Tag der offenen Tür in der Zahnarztpraxis organisieren
Beginne etwa sechs bis acht Wochen vorher mit Datum, Programm und Anmeldeformular. Plane Führungen und Vorführungen in festen Zeitfenstern, damit Empfang, Behandlung und Besuchergruppen sich nicht gegenseitig behindern. Zwei Wochen vor dem Termin sollten Anmeldungen, Ernährungswünsche, Reservierungen und Lieferantenbestellungen geprüft sein. Am Veranstaltungstag braucht die Praxis klare Wege: Registrierung am Eingang, Informationsstände in den Räumen und einen getrennten Bereich für Getränke und Buffet.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Programm veröffentlichen
- 2
Einladungen verschicken
2 Personen
- 3
Anmeldeformular öffnen
- 4
Anmeldungen bearbeiten
- 5
Ernährungswünsche erfassen
- 6
Lieferantenbestellungen aufgeben
- 7
Programm an Besucher senden
- 8
Anmeldungen bestätigen
- 9
Führungen planen
- 10
Vorführungen planen
- 11
Reservierungen prüfen
- 12
Firmenkleidung bereitlegen
- 13
Präsentationen und Videos testen
2 Personen
- 14
Praxisräume aufräumen
3 Personen
- 15
Einkaufen gehen
2 Personen
- 16
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 17
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 18
Registrierungsliste drucken
- 19
Namensschilder vorbereiten
- 20
Tische aufstellen
3 Personen
- 21
Stühle aufstellen
3 Personen
- 22
Empfangstheke einrichten
2 Personen
- 23
Informationsstände einrichten
3 Personen
- 24
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 25
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
- 26
Technik anschließen
2 Personen
- 27
Führungsroute markieren
- 28
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen
- 29
Team kurz einweisen
2 Personen
Event
- 30
Empfangstheke besetzen
2 Personen
- 31
Besucher registrieren
2 Personen
- 32
Namensschilder verteilen
- 33
Besucher herumführen
2 Personen
- 34
Zahnpflege demonstrieren
2 Personen
- 35
Kindertisch betreuen
2 Personen
- 36
Besucherfragen beantworten
2 Personen
- 37
Snacks servieren
2 Personen
- 38
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 39
Buffet und Tische sauber halten
- 40
Präsentationen betreuen
- 41
Besucher zum Ausgang begleiten
Nachbereitung
- 42
Catering abbauen
3 Personen
- 43
Materialien aufräumen
4 Personen
- 44
Abfall sammeln
2 Personen
- 45
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 46
Praktikumsräume reinigen
3 Personen
- 47
Technik ausschalten
- 48
Dekoration entfernen
2 Personen
- 49
Schlüssel und Materialien prüfen
- 50
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
- 51
Übrig gebliebenes Material verstauen
- 52
Besucher anrufen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 60
- BuffetischeAnz. 3
- Registrierungstheke
- StehtischeAnz. 4
- HockerAnz. 8
Geschirr
- Mehrweg-TellerAnz. 70
- Wiederverwendbare BecherAnz. 100
- KaffeetassenAnz. 60
- BestecksetsAnz. 70
- ServierschalenAnz. 10
- ServierzangenAnz. 6
Dekoration
- TischdeckenAnz. 10
- BallonsAnz. 80
- GirlandenAnz. 8
- BlumenarrangementsAnz. 6
- InfotafelnAnz. 8
- NamensschilderAnz. 80
- StifteAnz. 20
Ausstattung
- LaptopAnz. 2
- Beamer
- Projektionsleinwand
- LautsprecherAnz. 2
- Mikrofon
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- KühlboxenAnz. 3
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- KabeltrommelnAnz. 2
Küche
- SchneidebretterAnz. 4
- Koch- und BrotmesserAnz. 4
- MessbecherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- KühlelementeAnz. 12
Catering
- Einkäufe
Reinigung
- PutzeimerAnz. 3
- WischmopsAnz. 4
- Besen und KehrblechAnz. 2
- ReinigungshandschuheAnz. 6
- DesinfektionstücherAnz. 8
- PapierhandtücherAnz. 6
Beleuchtung
- LED-LichterkettenAnz. 4
- StehlampenAnz. 4
Tipps
- Veröffentliche Programm und Anmeldeformular sechs bis acht Wochen vorher. Frage bei der Anmeldung auch nach Ernährungswünschen und verschicke das bestätigte Programm spätestens sieben Tage vor dem Termin.
- Plane Führungen mit festen Startzeiten, zum Beispiel alle 30 Minuten, und begrenze die Gruppengröße. So bleibt der Empfang besetzt und Vorführungen können ohne Unterbrechung stattfinden.
- Teste Präsentationen, Videos, Beamer, Lautsprecher und Mikrofon mindestens drei Tage vorher. Lege außerdem zwei Verlängerungskabel und eine Möglichkeit zum Kühlen der Getränke bereit.
- Drucke die Registrierungsliste und bereite Namensschilder am Vortag vor. Stelle Empfangstheke, Stifte und Informationsmaterial so auf, dass Besucher nach dem Einchecken nicht im Eingangsbereich stehen bleiben.
- Baue Buffet, Tische und Stühle am Veranstaltungstag mindestens zwei Stunden vor dem Einlass auf. Getränke sollten zu diesem Zeitpunkt bereits kalt stehen, während Snacks erst kurz vor Beginn angerichtet werden.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Tag der offenen Tür in der Zahnarztpraxis planen?
- Starte sechs bis acht Wochen vorher mit Datum, Programm und Anmeldung. Zwei Wochen vor dem Termin sollten Anmeldungen, Ernährungswünsche und Bestellungen feststehen.
- Wie viele Personen sollte eine Führung durch die Zahnarztpraxis haben?
- Plane pro Führung etwa 8 bis 12 Personen ein, damit alle die Räume sehen und Fragen stellen können. Bei größerem Interesse legst du zusätzliche Termine im Abstand von 30 Minuten an.
- Wann sollte man Technik und Präsentationen für den Praxistag testen?
- Teste Laptop, Beamer, Projektionsleinwand, Lautsprecher und Mikrofon mindestens drei Tage vorher. Am Veranstaltungstag folgt ein kurzer Funktionstest spätestens 60 Minuten vor dem Einlass.
- Wann muss das Catering für den Tag der offenen Tür bestellt werden?
- Gib Lieferantenbestellungen spätestens zwei Wochen vorher auf, bei besonderen Ernährungswünschen besser drei Wochen vorher. Snacks und Getränke werden am Vortag kontrolliert und am Veranstaltungstag rechtzeitig vorbereitet.
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