Organiser une journée portes ouvertes dans un cabinet dentaire
Une journée portes ouvertes réussie commence par un programme clair, puis s’organise autour des inscriptions et des créneaux de visite. Prévoyez les démonstrations, les besoins alimentaires et les commandes avant de préparer les salles. La veille, testez les présentations et les vidéos, installez l’accueil et vérifiez le matériel audiovisuel. Le jour venu, une liste d’inscription imprimée, des badges et un parcours bien indiqué évitent les attentes dès l’arrivée des visiteurs.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Publier la date et le programme
- 2
Envoyer les invitations
2 personnes
- 3
Ouvrir le formulaire d’inscription
- 4
Traiter les inscriptions
- 5
Recueillir les besoins alimentaires
- 6
Passer les commandes fournisseurs
- 7
Envoyer le programme aux visiteurs
- 8
Confirmer les inscriptions
- 9
Planifier les visites guidées
- 10
Planifier les démonstrations
- 11
Vérifier les réservations
- 12
Préparer les vêtements professionnels
- 13
Tester les présentations et les vidéos
2 personnes
- 14
Ranger les salles pratiques
3 personnes
- 15
Faire les courses
2 personnes
- 16
Préparer les en-cas
3 personnes
- 17
Mettre les boissons au frais
2 personnes
- 18
Imprimer la liste d'inscription
- 19
Préparer les badges nominatifs
- 20
Installer les tables
3 personnes
- 21
Installer les chaises
3 personnes
- 22
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
- 23
Installer les stands d’information
3 personnes
- 24
Suspendre la décoration
2 personnes
- 25
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
- 26
Brancher la technique
2 personnes
- 27
Balisage du parcours de visite
- 28
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
- 29
Briefer rapidement l’équipe
2 personnes
Événement
- 30
Tenir le comptoir d’accueil
2 personnes
- 31
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
- 32
Distribuer les badges nominatifs
- 33
Guider les visiteurs
2 personnes
- 34
Démontrer les soins dentaires
2 personnes
- 35
Animer la table des enfants
2 personnes
- 36
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
- 37
Servir des amuse-bouches
2 personnes
- 38
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 39
Garder le buffet et les tables propres
- 40
Animer les présentations
- 41
Accompagner les visiteurs vers la sortie
Suivi
- 42
Démonter le catering
3 personnes
- 43
Ranger le matériel
4 personnes
- 44
Rassembler les déchets
2 personnes
- 45
Faire la vaisselle
2 personnes
- 46
Nettoyer les locaux pratiques
3 personnes
- 47
Éteindre la technique
- 48
Retirer la décoration
2 personnes
- 49
Vérifier les clés et le matériel
- 50
Retourner les matériels de location
2 personnes
- 51
Ranger le stock restant
- 52
Rappeler les visiteurs
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 8
- Chaisesqté 60
- Tables de buffetqté 3
- Comptoir d'inscription
- Tables hautesqté 4
- Tabouretsqté 8
Vaisselle
- Assiettes réutilisablesqté 70
- Gobelets réutilisablesqté 100
- Tasses à caféqté 60
- Couvertsqté 70
- Plateaux de serviceqté 10
- Pinces de serviceqté 6
Décoration
- Nappesqté 10
- Ballonsqté 80
- Guirlandesqté 8
- Compositions floralesqté 6
- Panneaux d'informationqté 8
- Badges nominatifsqté 80
- Stylosqté 20
Équipement
- Ordinateur portableqté 2
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
- Haut-parleursqté 2
- Microphone
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
- Glacièresqté 3
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Rallonges à enrouleurqté 2
Cuisine
- Planches à découperqté 4
- Couteaux de chef et couteaux à painqté 4
- Verres doseursqté 2
- Thermosqté 4
- Pains de glaceqté 12
Catering
- Courses
Nettoyage
- Seaux de nettoyageqté 3
- Serpillièresqté 4
- Balai et pelleqté 2
- Gants de nettoyageqté 6
- Lingettes désinfectantesqté 8
- Essuie-toutqté 6
Éclairage
- Guirlandes lumineuses LEDqté 4
- Lampadairesqté 4
Conseils
- Publiez la date, le programme et le formulaire d’inscription au moins 3 semaines à l’avance. Demandez dès l’inscription les allergies et régimes alimentaires afin d’ajuster les encas et le buffet.
- Répartissez les visites guidées et les démonstrations par créneaux de 20 à 30 minutes. Gardez 10 minutes entre deux groupes pour remettre les salles pratiques en ordre et absorber les retards.
- Testez l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran, les haut-parleurs et le microphone au plus tard la veille. Prévoyez une rallonge et une multiprise par zone équipée, plutôt que de les chercher au dernier moment.
- Installez le comptoir d’accueil avec la liste imprimée, les badges nominatifs et des stylos avant l’arrivée du premier visiteur. Placez les panneaux d’information à chaque changement de direction, pas uniquement à l’entrée.
- Mettez les boissons au frais plusieurs heures avant l’ouverture et installez le buffet traiteur juste avant le début de l’accueil. Pour le premier passage, comptez environ 2 à 3 boissons par personne et prévoyez une zone séparée pour le café et les encas.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il prévoir pour organiser une journée portes ouvertes dans un cabinet dentaire ?
- Commencez au moins 3 semaines avant la date prévue. Les inscriptions, les commandes fournisseurs et la planification des visites doivent être lancées dès que la date et le programme sont fixés.
- Quand faut-il envoyer les invitations pour une journée portes ouvertes dentaire ?
- Envoyez-les 3 semaines à l’avance et clôturez les inscriptions quelques jours avant l’événement. Confirmez ensuite chaque inscription avec le programme et l’horaire de visite attribué.
- Combien de temps réserver pour une visite guidée du cabinet dentaire ?
- Prévoyez des créneaux de 20 à 30 minutes, avec environ 10 minutes entre deux groupes. Cette marge permet de gérer les questions, les retards et la remise en ordre des salles pratiques.
- Que faut-il vérifier la veille d’une journée portes ouvertes dentaire ?
- Testez les présentations et les vidéos, vérifiez les réservations et préparez les vêtements professionnels. Contrôlez aussi les rallonges, multiprises, microphone et haut-parleurs au moins une fois avant l’installation finale.
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