Wat heb je nodig voor een Tall Ships Festival?

Een Tall Ships Festival vraagt om meer dan vlaggen en tafels. Je hebt materiaal nodig voor bezoekersinformatie, catering, rondleidingen en een veilige inrichting van kade en terrein. Denk vooraf aan voldoende herbruikbare bekers, servies, koeling, stroom en duidelijke routeborden. Met deze boodschappenlijst zie je snel wat je moet kopen of meenemen voor de opbouw, publieksontvangst en afsluiting.

Gebruik dit plan

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Statafelsaantal 12
Biertafelsaantal 10
Bankenaantal 20
Stoelenaantal 80
Baliestandaantal 2
Tafelkleedaantal 12

Servies

Herbruikbare bekersaantal 600
Koffiekopjesaantal 100
Bordenaantal 500
Dessertbordenaantal 300
Besteksetsaantal 500
Serveerschalenaantal 20
Serveertangenaantal 12

Apparatuur

Koelboxenaantal 8
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Geluidsset
Microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Powerbanksaantal 6
Routebordenaantal 12
Informatiebordenaantal 8
Afzethekkenaantal 20
Markeerlintaantal 6
Portofoonsaantal 8
Megafoon
EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 6
Klembordenaantal 6
Pennenaantal 30
Naamstickersaantal 250
Programmaflyersaantal 600
Polsbandjesaantal 600

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 10
Ledlampenaantal 12

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Maritieme vlaggenaantal 20
Touwrollenaantal 4
Krijtbordenaantal 8
Tafeldecoratieaantal 20

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 6
Maatbekersaantal 4
Thermoskannenaantal 8
IJsblokjesbakkenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalcontainersaantal 4
Bezemsetsaantal 4
Dweilsetsaantal 3
Schoonmaakemmersaantal 4
Handzeepdispensersaantal 6

Catering

Boodschappen
- Water zonder koolzuur - 120 flessen
- Water met koolzuur - 60 flessen
- Cola - 24 flessen
- Cola Zero - 24 flessen
- Sinas - 18 flessen
- Iced tea - 18 flessen
- Appelsap - 12 pakken
- Sinaasappelsap - 12 pakken
- Alcoholvrij bier - 48 blikken
- Pilsener - 120 blikken
- Witte wijn - 12 flessen
- Rosé - 8 flessen
- Koffie - 8 pakken
- Cafeïnevrije koffie - 2 pakken
- Thee - 4 dozen
- Kruidenthee - 2 dozen
- Suiker - 4 pakken
- Zoetjes - 2 doosjes
- Melk - 12 liter
- Havermelk - 6 liter
- Citroenen - 5 kilo
- IJsblokjes - 30 kilo
- Baguettes - 30 stuks
- Volkorenbrood - 12 broden
- Mini pistolets - 300 stuks
- Tortillawraps - 100 stuks
- Roomboter - 2 kilo
- Roomkaas - 3 kilo
- Jonge kaas - 5 kilo
- Belegen kaas - 3 kilo
- Ham - 3 kilo
- Gerookte kipfilet - 3 kilo
- Gerookte zalm - 2 kilo
- Hummus - 3 kilo
- Eiersalade - 2 kilo
- Komkommers - 5 kilo
- Tomaten - 5 kilo
- Sla - 10 kroppen
- Rode paprika - 3 kilo
- Wortels - 4 kilo
- Druiven - 6 kilo
- Appels - 8 kilo
- Bananen - 6 kilo
- Paprikachips - 12 zakken
- Naturelchips - 12 zakken
- Tortillachips - 10 zakken
- Zoute pinda's - 6 zakken
- Olijven - 4 potten
- Augurken - 3 potten
- Mayonaise - 3 flessen
- Ketchup - 3 flessen
- Mosterd - 2 potten
- Pesto - 4 potten
- Honing - 2 potten
- Jam - 4 potten
- Peper - 2 molens
- Zout - 2 pakken
- Paprikapoeder - 2 potjes
- Olijfolie - 2 flessen
- Balsamicoazijn - 2 flessen
- Aluminiumfolie - 4 rollen
- Vershoudfolie - 4 rollen
- Bakpapier - 4 rollen
- Servetten - 1000 stuks
- Keukenpapier - 12 rollen
- Toiletpapier - 48 rollen
- Handzeep - 8 flessen
- Handdesinfectie - 12 flessen
- Afvalzakken - 100 stuks
- Schoonmaakmiddel - 6 flessen
- Allesreiniger - 6 flessen
- Afwasmiddel - 4 flessen
- Sponzen - 20 stuks
- Microvezeldoeken - 30 stuks
- Papieren handdoeken - 12 pakken
- Wegwerphandschoenen - 4 dozen
- Vershoudbakjes - 30 stuks

Tips

Tel het servies per eetmoment en niet alleen per aangemelde bezoeker. Neem voor bekers, borden en bestek minimaal 10% extra mee voor verlies, vervuiling en onverwachte bezoekers.
Plan koeling voor het eerste uur én voor de voorraad daarna. Zet drank niet pas bij de start koud: gebruik meerdere koelboxen en vul ze in rondes bij.
Controleer stroompunten vóór je koffiezetapparaten, waterkokers, geluidsset en verlichting aansluit. Leg verlengkabels en stekkerdozen klaar en houd powerbanks achter de hand voor infobalie en crew.
Maak routeborden zichtbaar vanaf de belangrijkste looproutes naar kade, infobalie, catering en rondleidingen. Voorzie minstens één reservebord en bevestigingsmateriaal, zodat een bord bij wind niet direct ontbreekt.
Neem voor de buiteninrichting materiaal mee dat tegen wind en wisselvallig weer kan. Controleer partytenten, touwrollen, vlaggenlijnen en ledverlichting uiterlijk de dag vóór de opbouw.

Veelgestelde vragen

Hoeveel bekers heb ik nodig voor een Tall Ships Festival?: Reken per bezoeker op 2 tot 3 herbruikbare bekers wanneer het programma meerdere uren duurt. Tel daar minimaal 10% reserve bij op voor bekers die in gebruik blijven of niet direct terugkomen.
Hoeveel servies moet ik meenemen voor de catering?: Voor borden, dessertborden en besteksets kun je uitgaan van één set per geplande maaltijd, plus 10% extra. Bij een buffet met meerdere eetmomenten heb je per eetmoment opnieuw voldoende schone sets nodig.
Wanneer moet ik tenten, routeborden en verlichting regelen?: Regel partytenten, routeborden, vlaggenlijnen en ledverlichting uiterlijk 2 weken vóór het festival. Controleer alles nogmaals 1 dag vóór de opbouw, inclusief touwrollen, kabels en bevestigingen.
Hoeveel koelboxen en stroommateriaal heb ik nodig?: Gebruik minimaal 2 koelboxen zodra je drank en catering gescheiden wilt houden of de voorraad verspreid over het terrein staat. Plan per elektrisch apparaat een passend aansluitpunt en neem minstens 1 reserve stekkerdoos en 1 reserve verlengkabel mee.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.