Que faut-il acheter pour un Tall Ships Festival ?

Un Tall Ships Festival demande plus qu’un simple espace d’accueil : il faut équiper les quais, servir les visiteurs et orienter les flux entre les bateaux. Cette liste regroupe le mobilier, la vaisselle, le matériel technique, l’éclairage et la décoration à prévoir. Compte les gobelets et les assiettes selon le nombre attendu, puis ajoute une réserve pour les visites guidées et les bénévoles. Les rallonges, les multiprises et les batteries externes sont souvent oubliées jusqu’au montage.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tables hautesqté 12
Tables de bièreqté 10
Bancsqté 20
Chaisesqté 80
Comptoir d'accueilqté 2
Nappeqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 600
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 500
Assiettes à dessertqté 300
Couvertsqté 500
Plateaux de serviceqté 20
Pinces de serviceqté 12

Équipement

Glacièresqté 8
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Système de sonorisation
Microphonesqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 6
Panneaux de directionqté 12
Panneaux d'informationqté 8
Barrières de sécuritéqté 20
Ruban de balisageqté 6
Talkies-walkiesqté 8
Mégaphone
Trousses de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 6
Presse-papiersqté 6
Stylosqté 30
Étiquettes nominativesqté 250
Flyers du programmeqté 600
Braceletsqté 600

Éclairage

Guirlandes LEDqté 10
Lampes LEDqté 12

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Drapeaux maritimesqté 20
Rouleaux de cordeqté 4
Panneaux en ardoiseqté 8
Décoration de tableqté 20

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 6
Verres doseursqté 4
Thermosqté 8
Bacs à glaçonsqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 12
Conteneurs à déchetsqté 4
Sets de balaiqté 4
Sets de serpillièreqté 3
Seaux de nettoyageqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Catering

Courses
- Eau plate - 120 bouteilles
- Eau gazeuse - 60 bouteilles
- Cola - 24 bouteilles
- Cola Zero - 24 bouteilles
- Sinas - 18 bouteilles
- Thé glacé - 18 bouteilles
- Jus de pomme - 12 briques
- Jus d’orange - 12 briques
- Bière sans alcool - 48 canettes
- Pilsener - 120 canettes
- Vin blanc - 12 bouteilles
- Rosé - 8 bouteilles
- Café - 8 paquets
- Café décaféiné - 2 paquets
- Thé - 4 boîtes
- Thé aux herbes - 2 boîtes
- Sucre - 4 paquets
- Édulcorants - 2 boîtes
- Lait - 12 litres
- Lait d’avoine - 6 litres
- Citrons - 5 kilos
- Glaçons - 30 kilos
- Baguettes - 30 pièces
- Pain complet - 12 pains
- Mini pistolets - 300 pièces
- Tortillas wraps - 100 pièces
- Beurre doux - 2 kilo
- Fromage frais - 3 kilos
- Fromage jeune - 5 kilo
- Fromage affiné - 3 kilos
- Jambon - 3 kilo
- Blanc de poulet fumé - 3 kilos
- Saumon fumé - 2 kilos
- Houmous - 3 kilos
- Salade aux œufs - 2 kilos
- Concombres - 5 kilos
- Tomates - 5 kilos
- Laitue - 10 têtes
- Poivrons rouges - 3 kilo
- Carottes - 4 kilo
- Raisins - 6 kilo
- Pommes - 8 kilos
- Bananes - 6 kilos
- Chips au paprika - 12 sachets
- Chips nature - 12 sachets
- Tortilla chips - 10 sachets
- Cacahuètes salées - 6 sachets
- Olives - 4 bocaux
- Cornichons - 3 bocaux
- Mayonnaise - 3 bouteilles
- Ketchup - 3 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Pesto - 4 pots
- Miel - 2 pots
- Confiture - 4 pots
- Poivre - 2 moulins
- Sel - 2 paquets
- Paprika en poudre - 2 pots
- Huile d’olive - 2 bouteilles
- Vinaigre balsamique - 2 bouteilles
- Papier aluminium - 4 rouleaux
- Film alimentaire - 4 rouleaux
- Papier cuisson - 4 rouleaux
- Serviettes - 1000 pièces
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Savon pour les mains - 8 flacons
- Gel désinfectant - 12 bouteilles
- Sacs poubelle - 100 pièces
- Produit de nettoyage - 6 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 6 bouteilles
- Liquide vaisselle - 4 bouteilles
- Éponges - 20 pièces
- Chiffons en microfibre - 30 pièces
- Essuie-tout - 12 paquets
- Gants jetables - 4 boîtes
- Boîtes hermétiques - 30 pièces

Conseils

Prévois au moins un gobelet réutilisable par visiteur attendu, plus 10 à 15 % de réserve pour les remplacements et les bénévoles. Range-les près du comptoir traiteur avant l’ouverture.
Pour le café, compte une tasse par personne susceptible d’en boire et au moins une machine à café ou une bouilloire par point de service. Achète aussi les assiettes à dessert et les couverts : ils manquent souvent quand les encas arrivent.
Réserve les glacières avant le jour du festival et mets les boissons au frais plusieurs heures à l’avance. Une glacière dédiée aux boissons et une autre pour les produits sensibles évitent les ouvertures répétées.
Vérifie chaque appareil électrique au moins 24 heures avant le montage : sonorisation, microphones, machines à café, rallonges et multiprises. Ajoute des batteries externes pour les téléphones de l’accueil et de l’équipe.
Prépare la signalétique avant l’installation des tentes : panneaux de direction, panneaux en ardoise, drapeaux maritimes et fanions. Prévois un panneau par embranchement important, plus quelques fixations et rouleaux de corde de réserve.

Questions fréquentes

Combien de gobelets prévoir pour un Tall Ships Festival ?: Prévois un gobelet réutilisable par visiteur attendu, puis ajoute 10 à 15 % de réserve. Pour 500 visiteurs, cela représente environ 550 à 575 gobelets.
Quand acheter et refroidir les boissons pour le festival ?: Achète les boissons au plus tard 48 heures avant l’ouverture afin de pouvoir vérifier les quantités. Mets-les dans les glacières au moins 4 heures avant l’arrivée du public.
Combien de tables et de chaises faut-il prévoir ?: Le nombre dépend de tes points d’accueil, du traiteur et des zones de repos. Prévois une table par comptoir ou poste de service, puis environ une chaise pour chaque bénévole en poste et une réserve de 10 %.
Quand préparer la signalétique du Tall Ships Festival ?: Termine les panneaux de direction au moins 2 jours avant le montage. Sur place, installe-les après l’inspection du quai et du site, avant l’arrivée des premiers visiteurs.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.