Talentenshow organiseren: checklist en planning

Een talentenshow vraagt meer voorbereiding dan alleen deelnemers verzamelen. Je regelt tegelijk het programma, de jury, het podium, geluid, licht en de publieksindeling. Begin met datum, locatie en aanmeldingen en werk daarna toe naar een vast tijdschema. Controleer technische wensen vroeg, want een ontbrekende kabel of microfoon los je op de showdag moeilijk nog op. Met deze checklist houd je ook de minder zichtbare zaken bij, zoals deelnemersinformatie, juryformulieren, catering en het openen van de zaal.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie en zaalindeling reserveren
2 personen
Aanmeldformulier publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotieposters ophangen
2 personen
Socialmediaberichten plaatsen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Optredens en deelnemers bevestigen
2 personen
Juryleden uitnodigen
Presentator vastleggen
Technische wensen verzamelen
2 personen
Optredens in tijdschema zetten
2 personen
Juryformulieren voorbereiden
Draaiboek afdrukken
Deelnemersinformatie versturen
Catering reserveren
Apparatuur controleren
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Deelnemers herinneren

Event

Zaal openen
2 personen
Podiumdelen plaatsen
4 personen
Publieksstoelen opstellen
4 personen
Jurytafel klaarzetten
2 personen
Geluidsapparatuur opbouwen
3 personen
Microfoons aansluiten
2 personen
Lichtapparatuur opbouwen
2 personen
Achtergrond en decor ophangen
3 personen
Entree en registratie inrichten
2 personen
Cateringtafels inrichten
3 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Hapjes klaarzetten
3 personen
Jurysets uitdelen
Technische soundcheck uitvoeren
3 personen
Lichtstanden testen
2 personen
Deelnemers ontvangen
3 personen
Optredens kort doorlopen
3 personen
Publiek verwelkomen
3 personen
Programma presenteren
Optredens begeleiden
3 personen
Muziek starten en stoppen
Microfoons wisselen
Juryformulieren verzamelen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes aanvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Publieksvragen beantwoorden
2 personen
Winnaar bekendmaken
3 personen
Prijzen uitreiken
2 personen
Publiek uitlaten
3 personen

Nazorg

Decoratie verwijderen
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Geluidsapparatuur afbreken
3 personen
Lichtapparatuur afbreken
2 personen
Podium en stoelen afbouwen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Cateringtafels leegruimen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Zaal schoonmaken
4 personen
Materialen controleren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven catering opslaan
2 personen
Foto- en videobestanden ordenen
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podiumdelenaantal 12
Podiumtrap
Publieksstoelenaantal 120
Klaptafelsaantal 12
Jurytafelsaantal 2
Statafelsaantal 6
Kledingrekkenaantal 2
Garderoberekkenaantal 2

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Subwoofersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 4
Di-boxenaantal 3
Audiokabelsaantal 12
Verlengkabelsaantal 10
Stekkerdozenaantal 8
Laptop voor muziek
USB-sticksaantal 3
Presentatietimer
Powerbanksaantal 4
Batterijen AAaantal 24
Batterijen AAAaantal 24

Verlichting

LED-spotsaantal 6
Lichtstatievenaantal 2
Prikkabelsaantal 4
Batterijlampenaantal 8

Decoratie

Achtergronddoek
Ballonnenbogenaantal 2
Ballonnenaantal 150
Slingersaantal 8
Podiumsterrenaantal 12
Welkomstbord
Programmabordenaantal 4
Tafelkledenaantal 14

Servies

Herbruikbare bekersaantal 180
Koffiekopjesaantal 100
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Opscheplepelsaantal 12
Schaaltjesaantal 18
Kannenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 3
Serveerschalenaantal 18
Serveerbladenaantal 6
Tangenaantal 8
Koelelementenaantal 24
Thermoskannenaantal 6

Schoonmaak

Bezemsaantal 3
Vloertrekkersaantal 2
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Schoonmaakkar

Overig

Registratiebord
Naamkaartjesaantal 150
Pennenaantal 30
Juryformulierenaantal 150
Prijzenaantal 3
Certificatenaantal 20
Polsbandjesaantal 150
Rolmaat
Ducttapeaantal 6
Tie-wrapsaantal 100
Schaaraantal 6
Markeerstiftenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Plan optredens pas definitief in nadat je de technische wensen per deelnemer hebt ontvangen. Noteer per act bijvoorbeeld het aantal microfoons, muziekbestand en benodigde aansluitingen; zo voorkom je gaten in de repetitie en het programma.
Reserveer voor de opbouw ruim tijd vóór de eerste bezoeker binnenkomt. Podiumdelen, podiumtrap, jurytafels, stoelen, speakers, mengpaneel en licht moeten nog worden geplaatst, aangesloten en getest.
Maak één draaiboek met per optreden de naam, duur, op- en aflooptijd en technische cue. Print meerdere exemplaren: minstens één voor de presentator, één voor de techniek en één voor de jury.
Stuur deelnemersinformatie uiterlijk enkele dagen vóór de show. Vermeld aankomsttijd, plek voor wachten, maximale optreedduur, muziek op USB-stick of laptop en wie ze bij technische problemen kunnen aanspreken.
Zet dranken en hapjes niet pas tijdens de zaalopbouw klaar. Controleer de boodschappenlijst vooraf, zet dranken koud en houd rekening met verzamelde dieetwensen voordat je catering definitief bevestigt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een talentenshow organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie en programma. Publiceer het aanmeldformulier daarna zo snel mogelijk, zodat je genoeg tijd houdt voor bevestigingen, juryleden, techniek en het tijdschema.
Hoe maak ik een tijdschema voor een talentenshow?: Plan per optreden de speelduur plus 3 tot 5 minuten voor wisselen en technische aanpassingen. Zet ook juryuitleg, pauze, opening en prijs- of afsluitmoment in het schema en stuur de definitieve versie uiterlijk enkele dagen vooraf aan deelnemers en crew.
Welke techniek heb ik nodig voor een talentenshow?: Controleer minimaal speakers, mengpaneel, microfoons, microfoonstatieven, audiokabels, di-boxen, verlengkabels en stekkerdozen. Test alle aansluitingen vóór de zaal opengaat en neem muziek op minstens één laptop en één USB-stick mee.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een talentenshow op te bouwen?: Reken voor podium, stoelen, jurytafels, geluid en verlichting minimaal 2 tot 3 uur opbouwtijd, afhankelijk van de zaal en het aantal acts. Houd daarna nog 30 minuten vrij voor een volledige soundcheck en het oplossen van ontbrekende spullen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.