Checklist para organizar un espectáculo de talentos

Organizar un espectáculo de talentos requiere coordinar participantes, jurado, presentador, escenario y equipo técnico en el orden adecuado. Esta checklist reúne las tareas desde la elección de la fecha y la apertura de inscripciones hasta la preparación de la sala y las actuaciones. También contempla detalles que suelen llegar tarde, como las necesidades técnicas, las preferencias dietéticas y la prueba del sonido. Úsala como plan de trabajo para saber qué cerrar primero y qué revisar antes de abrir las puertas.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Reservar el recinto y la distribución de la sala
2 personas
Publicar el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Colgar los carteles promocionales
2 personas
Publicar mensajes en redes sociales
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar actuaciones y participantes
2 personas
Invitar a los miembros del jurado
Confirmar al presentador
Recopilar necesidades técnicas
2 personas
Programar las actuaciones en el horario
2 personas
Preparar los formularios del jurado
Imprimir el plan de trabajo
Enviar información a los participantes
Reservar el catering
Comprobar el equipo
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Recordar a los participantes

Evento

Abrir la sala
2 personas
Colocar las piezas del escenario
4 personas
Colocar las sillas para el público
4 personas
Preparar la mesa del jurado
2 personas
Montar el equipo de sonido
3 personas
Conectar los micrófonos
2 personas
Montar el equipo de iluminación
2 personas
Colgar el fondo y la decoración
3 personas
Montar la entrada y el registro
2 personas
Montar las mesas de catering
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar los aperitivos
3 personas
Repartir los kits del jurado
Realizar la prueba técnica de sonido
3 personas
Probar los modos de iluminación
2 personas
Recepción de participantes
3 personas
Repasar brevemente las actuaciones
3 personas
Dar la bienvenida al público
3 personas
Presentar el programa
Coordinar las actuaciones
3 personas
Iniciar y detener la música
Cambiar micrófonos
Recoger los formularios del jurado
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer los aperitivos
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Responder preguntas del público
2 personas
Anunciar al ganador
3 personas
Entregar premios
2 personas
Despedir al público
3 personas

Seguimiento

Retirar la decoración
3 personas
Apagar el equipo
2 personas
Desmontar el equipo de sonido
3 personas
Desmontar el equipo de iluminación
2 personas
Desmontar el escenario y las sillas
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Vaciar las mesas de catering
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar la sala
4 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Guardar la catering sobrante
2 personas
Ordenar los archivos de fotos y vídeos
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Piezas de escenariocant. 12
Escalera del escenario
Asientos para el públicocant. 120
Mesas plegablescant. 12
Mesas del juradocant. 2
Mesas altascant. 6
Percheroscant. 2
Percheroscant. 2

Equipo

Altavoces activoscant. 2
Subwooferscant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonos inalámbricoscant. 4
Soportes de micrófonocant. 4
Cajas DIcant. 3
Cables de audiocant. 12
Cables alargadorescant. 10
Regletascant. 8
Portátil para música
Memorias USBcant. 3
Temporizador de presentación
Baterías externascant. 4
Pilas AAcant. 24
Pilas AAAcant. 24

Iluminación

Focos LEDcant. 6
Trípodes de iluminacióncant. 2
Guirnaldas de lucescant. 4
Lámparas de bateríacant. 8

Decoración

Lona de fondo
Arcos de globoscant. 2
Globoscant. 150
Guirnaldascant. 8
Estrellas del escenariocant. 12
Cartel de bienvenida
Carteles del programacant. 4
Mantelescant. 14

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 180
Tazas de cafécant. 100
Platoscant. 150
Cubiertoscant. 150
Cucharonescant. 12
Cuencoscant. 18
Jarrascant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 3
Bandejas de servircant. 18
Bandejas de serviciocant. 6
Pinzascant. 8
Acumuladores de fríocant. 24
Termoscant. 6

Limpieza

Escobascant. 3
Limpiacristalescant. 2
Fregonascant. 4
Cuboscant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Carro de limpieza

Otros

Cartel de registro
Tarjetas de nombrecant. 150
Bolígrafoscant. 30
Hojas de evaluación del juradocant. 150
Premioscant. 3
Certificadoscant. 20
Pulserascant. 150
Cinta métrica
Cinta americanacant. 6
Bridascant. 100
Tijerascant. 6
Rotuladores fosforescentescant. 12

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el programa y el recinto antes de publicar el formulario de inscripción; así los participantes conocen desde el principio el horario y las condiciones de actuación.
Pide las necesidades técnicas al inscribirse y confírmalas de nuevo antes de preparar el programa. Una actuación puede necesitar micrófonos inalámbricos, cajas DI, pistas en USB o más tiempo de montaje.
No dejes para el último día la organización del jurado y del presentador. Confirma su asistencia y prepara los formularios del jurado junto con una copia impresa del plan de trabajo.
Haz una prueba completa del sonido y la iluminación antes de recibir al público: altavoces, mesa de mezclas, cables, regletas, focos LED y portátil deben estar conectados y comprobados.
Cuenta las preferencias dietéticas antes de reservar el catering y enfría las bebidas con antelación. El día del evento, abre la sala y coloca escenario, asientos, mesas del jurado y carteles antes de que lleguen los participantes.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un espectáculo de talentos?: Empieza al menos 6 semanas antes. Reserva primero el recinto, fija el programa y abre las inscripciones; deja las confirmaciones técnicas y el orden definitivo de las actuaciones para las 2 semanas previas.
¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones para un espectáculo de talentos?: Cierra el formulario entre 10 y 14 días antes del evento. Así tendrás tiempo para confirmar participantes, recopilar necesidades técnicas, recoger preferencias dietéticas y preparar el horario.
¿Cuándo se debe hacer la prueba de sonido?: Haz una prueba completa el mismo día, como mínimo 2 horas antes de abrir la sala al público. Comprueba cada micrófono, pista musical, altavoz, cable, foco y conexión del portátil.
¿Cuántas personas hacen falta para coordinar un espectáculo de talentos?: Como mínimo, cuenta con 4 funciones diferenciadas: una persona coordinando, un presentador, alguien a cargo del sonido y otra persona para recibir a participantes y público. Si hay muchos números, añade una persona para controlar el orden de entrada.

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