Checklist pour organiser un spectacle de talents

Un spectacle de talents demande surtout une bonne coordination entre les participants, le jury, la technique et l’accueil du public. Cette checklist suit l’organisation dans l’ordre, de la fixation de la date jusqu’à l’ouverture de la salle. Elle couvre aussi les points souvent oubliés : besoins alimentaires, matériel audio, éclairage, planning détaillé et rappels de dernière minute. Utilise-la pour répartir les responsabilités et vérifier que rien ne manque le jour du spectacle.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu et l’agencement de la salle
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Accrocher les affiches promotionnelles
2 personnes
Publier des messages sur les réseaux sociaux
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les spectacles et les participants
2 personnes
Inviter les membres du jury
Réserver un animateur
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
Planifier les spectacles dans le planning
2 personnes
Préparer les formulaires du jury
Imprimer le déroulé
Envoyer les informations aux participants
Réserver le catering
Vérifier l'équipement
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Rappeler les participants

Événement

Ouvrir la salle
2 personnes
Installer les éléments de scène
4 personnes
Installer les sièges du public
4 personnes
Préparer la table du jury
2 personnes
Installer le matériel sonore
3 personnes
Brancher les microphones
2 personnes
Monter l’éclairage
2 personnes
Installer le fond et le décor
3 personnes
Aménager l’entrée et l’enregistrement
2 personnes
Aménager les tables de catering
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Distribuer les kits du jury
Effectuer la balance technique
3 personnes
Tester les réglages d'éclairage
2 personnes
Accueillir les participants
3 personnes
Répéter brièvement les performances
3 personnes
Accueillir le public
3 personnes
Présenter le programme
Accompagner les spectacles
3 personnes
Démarrer et arrêter la musique
Changer les microphones
Rassembler les formulaires du jury
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Répondre aux questions du public
2 personnes
Annoncer le vainqueur
3 personnes
Remettre les prix
2 personnes
Faire sortir le public
3 personnes

Suivi

Retirer la décoration
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Démonter le matériel audio
3 personnes
Démonter l’équipement d’éclairage
2 personnes
Démonter la scène et les chaises
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Débarrasser les tables de catering
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer la salle
4 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Stocker la restauration restante
2 personnes
Classer les fichiers photo et vidéo
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 12
Escalier de podium
Chaises pour le publicqté 120
Tables pliantesqté 12
Tables du juryqté 2
Tables hautesqté 6
Portants à vêtementsqté 2
Portantsqté 2

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Subwoofersqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 4
Caissons DIqté 3
Câbles audioqté 12
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 8
Ordinateur portable pour la musique
Clés USBqté 3
Minuteur de présentation
Batteries externesqté 4
Piles AAqté 24
Piles AAAqté 24

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Pieds d’éclairageqté 2
Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes à batterieqté 8

Décoration

Bâche de fond
Arches de ballonsqté 2
Ballonsqté 150
Guirlandesqté 8
Stars de la scèneqté 12
Panneau d’accueil
Panneaux du programmeqté 4
Nappesqté 14

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 180
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Louchesqté 12
Petits bolsqté 18
Carafesqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 3
Plateaux de serviceqté 18
Plateaux de serviceqté 6
Pincesqté 8
Pains de glaceqté 24
Thermosqté 6

Nettoyage

Balaisqté 3
Raclettes de solqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 3
Balayette et pelleqté 3
Chariot de nettoyage

Autre

Panneau d’inscription
Badges nominatifsqté 150
Stylosqté 30
Fiches de juryqté 150
Prixqté 3
Certificatsqté 20
Braceletsqté 150
Mètre ruban
Ruban adhésifqté 6
Attaches-câblesqté 100
Ciseauxqté 6
Marqueursqté 12

Catering

Courses

Conseils

Fixe la date et le programme avant de lancer les inscriptions : les participants doivent connaître la durée prévue, les conditions de passage et la date limite pour répondre.
Demande les besoins techniques dès l’inscription. Pour chaque numéro, note les microphones, câbles, caissons DI, branchements et temps d’installation nécessaires afin d’éviter les changements improvisés.
Prépare le planning du spectacle au moins 7 jours avant l’événement, puis envoie à chaque participant son heure d’arrivée, son ordre de passage et les informations techniques qui le concernent.
Vérifie le matériel audio et l’éclairage avant l’ouverture de la salle : teste les microphones sans fil, la table de mixage, les projecteurs LED, les rallonges et les multiprises avec les branchements réels.
Prévois un rappel aux participants dans les 24 à 48 heures avant le spectacle. Confirme leur présence, leurs besoins alimentaires et l’heure à laquelle ils doivent se présenter pour l’installation ou les balances.

Questions fréquentes

Quand lancer les inscriptions pour un spectacle de talents ?: Publie le formulaire dès que la date, le lieu et les grandes règles du spectacle sont fixés. Prévois idéalement une période d’inscription de 2 à 4 semaines, puis garde quelques jours pour traiter les réponses et confirmer les participants.
Combien de temps prévoir pour installer la scène ?: Réserve au moins 2 heures avant l’arrivée du public pour installer les éléments de podium, les tables du jury, les chaises et l’équipement technique. Ajoute du temps si plusieurs numéros utilisent des microphones, des instruments ou des branchements différents.
Quand confirmer les participants et le jury ?: Confirme les participants environ 7 jours avant le spectacle, une fois les besoins techniques et alimentaires recueillis. Envoie ensuite un rappel final 24 à 48 heures avant l’événement.
Que faut-il tester avant un spectacle de talents ?: Teste au minimum chaque microphone, la table de mixage, les caissons DI, les câbles audio, les rallonges, les multiprises, les projecteurs LED et l’ordinateur utilisé pour la musique. Fais ce test avec le matériel installé dans la salle, le jour même ou la veille.

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