Checklist voor een goed georganiseerde Talentenavond

Een Talentenavond staat of valt met een strak programma en duidelijke afspraken met deelnemers. Leg eerst datum, zaalcapaciteit en locatie vast en werk daarna toe naar aanmeldingen, optredens, jury en techniek. Verzamel muziekbestanden en technische wensen niet pas op de dag zelf: daar ontstaan de meeste vertragingen. Met deze checklist houd je ook de publiekslijst, consumpties, zaalopbouw en rolverdeling bij elkaar, zodat de avond zelf vooral draait om de optredens.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
2 personen
Zaalcapaciteit controleren
2 personen
Reservering van de zaal maken
Programma-indeling opstellen
2 personen
Aanmeldformulier maken
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Flyers ophangen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Optredens bevestigen
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Presentator vastleggen
Juryleden vastleggen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Technische wensen verzamelen
2 personen
Muziekbestanden verzamelen
Draaiboek uitwerken
2 personen
Publiekslijst bijwerken
Consumpties inkopen
2 personen
Boodschappen controleren
2 personen
Optredens telefonisch bevestigen
Ruimte en sleutels controleren
2 personen
Leveringen ontvangen
2 personen
Zaalvloer vrijmaken
4 personen
Podiumvloer opbouwen
4 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Tafels voor catering opstellen
2 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
3 personen
Microfoons testen
2 personen
Verlichting testen
2 personen
Presentatietafel inrichten
2 personen
Cateringtafel inrichten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Wegwijzers ophangen
2 personen
Jurytafel klaarzetten
2 personen
Artiestenruimte inrichten
2 personen
Artiestenbriefing geven
2 personen
Publieksontvangst voorbereiden
2 personen

Event

Deuren openen
3 personen
Bezoekers registreren
3 personen
Programma uitdelen
2 personen
Gasten naar zitplaatsen wijzen
2 personen
Openingswoord verzorgen
Optredens aankondigen
Optredens technisch begeleiden
2 personen
Artiesten op tijd klaarzetten
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Cateringtafels schoonhouden
2 personen
Publieksvragen beantwoorden
2 personen
Jurybeoordelingen verzamelen
2 personen
Pauze aankondigen
Pauzebuffet aanvullen
2 personen
Winnaars bekendmaken
2 personen
Prijzen uitreiken
2 personen
Afsluitend woord verzorgen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen

Nazorg

Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Meubilair afbreken
4 personen
Servies verzamelen
3 personen
Afval inzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Cateringtafels schoonmaken
2 personen
Zaalvloer schoonmaken
3 personen
Toiletten controleren
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Sleutels retourneren
Foto's met deelnemers delen
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 8
Stoelenaantal 120
Podiumdelenaantal 6
Jurytafel
Presentatietafel
Kledingrekkenaantal 2
Tafelkledenaantal 10

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
Microfoonbekabeling
Laptop
HDMI-kabelsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Achtergrondscherm

Verlichting

LED-spotsaantal 4
Sfeerlampenaantal 8
Batterijenaantal 24

Servies

Glazenaantal 140
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 140
Vorkenaantal 140
Messenaantal 140
Lepelsaantal 100
Opscheplepelsaantal 8
Dienbladenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Warmhoudkannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Serveerschalenaantal 10
Tangenaantal 6
Maatbekersaantal 2

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Ballonnenlintaantal 2
Feestelijke slingersaantal 12
Podiumdoekaantal 2
Naamkaartjesaantal 140
Wegwijzerbordenaantal 8
Krijtbordenaantal 4
Krijtstiftenaantal 8
Prijstrofeeënaantal 3
Cadeaubonnenaantal 3
Programmafoldersaantal 130
Beoordelingsformulierenaantal 30
Pennenaantal 40
Polsbandjesaantal 130

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezemaantal 2
Stofzuiger
Dweilsetsaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Schoonmaakdoekenaantal 20
Toiletborstelsaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan na de sluiting van het aanmeldformulier tijd voor bevestigingen en het programma. Houd per optreden rekening met wisseltijd, microfooncontrole en het klaarzetten van eventuele benodigdheden.
Vraag technische wensen en muziekbestanden uiterlijk één week vooraf op. Controleer daarna of de laptop, HDMI-kabels, luidsprekers, het mengpaneel en de draadloze microfoons bij elkaar passen.
Bevestig optredens telefonisch voordat je het definitieve draaiboek maakt. Een korte belronde voorkomt dat je op de avond zelf een ontbrekend optreden of gewijzigde act moet opvangen.
Maak een aparte taakverdeling voor zaal, techniek, presentatie, jury en catering. Plan daarnaast minimaal twee mensen voor de opbouw van podiumdelen, jurytafel en stoelen.
Tel consumpties en servies op basis van de publiekslijst en controleer de boodschappen bij ontvangst. Zet koffiezetapparaten, waterkokers, glazen en kopjes op een vaste plek voordat de eerste bezoekers binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een Talentenavond organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie, zaalcapaciteit en reservering. Verstuur uitnodigingen zodra het aanmeldformulier en de belangrijkste informatie klaar zijn.
Wanneer moet het programma van een Talentenavond definitief zijn?: Maak een eerste indeling zodra de aanmeldingen binnen zijn en bevestig het programma uiterlijk 1 week vooraf. Gebruik de laatste dagen voor telefonische bevestiging en het verzamelen van ontbrekende muziekbestanden.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een Talentenavond?: Reserveer minimaal 3 uur voor zaalvloer, podiumdelen, jurytafel, stoelen, techniek en verlichting. Plan daarna nog 30 tot 60 minuten voor een geluidscheck en een korte doorloop.
Wat moet je op de dag zelf controleren voor een Talentenavond?: Controleer vóór de ontvangst van het publiek de sleutels, leveringen, publiekslijst, microfoons, muziekbestanden en kabels. Houd minstens 30 minuten over voor een laatste controle van zaal, podium en consumpties.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.