Soirée talents : la checklist pour ne rien oublier

Une soirée talents demande plus qu’un programme et quelques microphones. Il faut gérer les inscriptions, répartir les passages, confirmer les besoins techniques et alimentaires, puis préparer la salle dans le bon ordre. Cette checklist suit les étapes du premier repérage jusqu’à l’accueil du public et des artistes. Elle vous aide aussi à anticiper les oublis fréquents : fichiers musicaux, clés de la salle, câbles, éclairage et organisation des bénévoles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
2 personnes
Vérifier la capacité de la salle
2 personnes
Réserver la salle
Établir la répartition du programme
2 personnes
Créer le formulaire d’inscription
Concevoir les invitations
Envoyer les invitations
2 personnes
Accrocher des flyers
2 personnes
Traiter les inscriptions
Confirmer les prestations
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver un animateur
Définir les membres du jury
Répartir les bénévoles
2 personnes
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
Rassembler les fichiers musicaux
Élaborer le déroulé
2 personnes
Mettre à jour la liste du public
Acheter les consommations
2 personnes
Vérifier les courses
2 personnes
Confirmer les prestations par téléphone
Vérifier le lieu et les clés
2 personnes
Réception des livraisons
2 personnes
Libérer le sol de la salle
4 personnes
Monter le plancher de scène
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer les tables de catering
2 personnes
Raccorder la sonorisation
3 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Tester l’éclairage
2 personnes
Aménager la table de présentation
2 personnes
Installer la table traiteur
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer les panneaux indicateurs
2 personnes
Préparer la table du jury
2 personnes
Aménager la loge des artistes
2 personnes
Faire le briefing des artistes
2 personnes
Préparer l'accueil du public
2 personnes

Événement

Ouvrir les portes
3 personnes
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Indiquer les places aux invités
2 personnes
Faire le discours d’ouverture
Annoncer les spectacles
Assurer l'encadrement technique des spectacles
2 personnes
Préparer les artistes à l’heure
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Servir les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Maintenir les tables de catering propres
2 personnes
Répondre aux questions du public
2 personnes
Collecter les évaluations du jury
2 personnes
Annoncer la pause
Réapprovisionner le buffet de pause
2 personnes
Annonce des gagnants
2 personnes
Remettre les prix
2 personnes
Préparer le mot de clôture
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes
Rassembler les objets trouvés

Suivi

Éteindre l'installation sonore
2 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Démonter le mobilier
4 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Collecter les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer les tables de catering
2 personnes
Nettoyer le sol de la salle
3 personnes
Vérifier les toilettes
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Rendre les clés
Partager les photos avec les participants
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 8
Chaisesqté 120
Éléments de podiumqté 6
Table du jury
Table de présentation
Portants à vêtementsqté 2
Nappesqté 10

Équipement

Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 3
Câblage des micros
Ordinateur portable
Câbles HDMIqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Écran de fond

Éclairage

Projecteurs LEDqté 4
Lampes d'ambianceqté 8
Pilesqté 24

Vaisselle

Verresqté 140
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 140
Fourchettesqté 140
Couteauxqté 140
Cuillèresqté 100
Louchesqté 8
Plateauxqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Thermosqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux de cuisineqté 3
Plateaux de serviceqté 10
Pincesqté 6
Verres doseursqté 2

Décoration

Ballonsqté 100
Ruban à ballonsqté 2
Guirlandes festivesqté 12
Drapé de scèneqté 2
Badges nominatifsqté 140
Panneaux directionnelsqté 8
Panneaux en ardoiseqté 4
Marqueurs craieqté 8
Trophéesqté 3
Chèques-cadeauxqté 3
Brochures du programmeqté 130
Formulaires d’évaluationqté 30
Stylosqté 40
Braceletsqté 130

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balaiqté 2
Aspirateur
Sets de serpillièreqté 2
Gants de nettoyageqté 6
Chiffons de nettoyageqté 20
Brosses de toilettesqté 2

Catering

Courses

Conseils

Bloquez d’abord la date, le lieu et la capacité maximale de la salle. Sans cette vérification, vous risquez de devoir limiter les inscriptions ou de modifier le plan de salle trop tard.
Fixez une date limite d’inscription et demandez dès le formulaire les besoins alimentaires et techniques. Prévoyez ensuite un rappel aux participants qui n’ont pas encore confirmé leur prestation.
Préparez le déroulé avec les passages, les changements de matériel et les pauses. Testez les fichiers musicaux sur l’ordinateur portable au moins 48 heures avant la soirée, plutôt que le jour même.
Répartissez les bénévoles par créneaux : accueil, jury, coulisses, boissons et rangement. Une personne dédiée aux clés et aux livraisons évite de laisser les artistes ou le matériel attendre à l’entrée.
Gardez une marge pour l’installation de la scène et du son. Libérez le sol avant de monter les éléments de podium, puis vérifiez les microphones, les pieds, les rallonges, les multiprises et les projecteurs LED avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une soirée talents ?: Envoyez-les au moins 3 semaines avant la date prévue, surtout si les participants doivent préparer un numéro. Fixez une date limite d’inscription environ 10 jours avant la soirée pour avoir le temps de construire le programme.
Combien de temps prévoir pour installer la scène et le matériel ?: Prévoyez au minimum 3 heures avant l’ouverture des portes pour libérer la salle, monter le plancher de scène, installer la sonorisation et régler l’éclairage. Ajoutez 30 minutes de test avec les artistes ou l’animateur.
Que faut-il demander dans le formulaire d’inscription ?: Demandez le nom, le numéro de téléphone, la durée du numéro, les besoins techniques, les fichiers musicaux et les besoins alimentaires. Fermez les inscriptions 7 à 10 jours avant l’événement afin de vérifier chaque prestation.
Combien de boissons prévoir pour une soirée talents ?: Comptez 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis environ 1 boisson par heure supplémentaire. Ajoutez une marge de 10 % et vérifiez séparément les verres, les tasses à café, les assiettes et les couverts.

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