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Talenteabend organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Talenteabend braucht mehr als eine Bühne und ein Mikrofon. Du koordinierst Anmeldungen, Auftritte, Moderation, Jury, Saal, Technik und Bewirtung in der richtigen Reihenfolge. Besonders leicht werden technische Anforderungen, Musikdateien und die finale Bestätigung der Teilnehmenden zu spät erledigt. Diese Checkliste führt dich von der Saalreservierung bis zur Kontrolle von Räumen, Schlüsseln und Lieferungen am Veranstaltungstag.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort bestätigen

    2 Personen

  • Saalkapazität prüfen

    2 Personen

  • Saalreservierung vornehmen

  • Programmablauf erstellen

    2 Personen

  • Anmeldeformular erstellen

  • Einladungen gestalten

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Flyer aufhängen

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Auftritte bestätigen

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Moderator festlegen

  • Jurymitglieder erfassen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Technische Anforderungen sammeln

    2 Personen

  • Musikdateien sammeln

  • Ablaufplan ausarbeiten

    2 Personen

  • Publikumsliste aktualisieren

  • Getränke einkaufen

    2 Personen

  • Einkäufe prüfen

    2 Personen

  • Auftritte telefonisch bestätigen

  • Räume und Schlüssel kontrollieren

    2 Personen

  • Lieferungen entgegennehmen

    2 Personen

  • Hallboden freiräumen

    4 Personen

  • Bühnenboden aufbauen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Tische für das Catering aufstellen

    2 Personen

  • Musikanlage anschließen

    3 Personen

  • Mikrofone testen

    2 Personen

  • Beleuchtung testen

    2 Personen

  • Präsentationstisch einrichten

    2 Personen

  • Cateringtisch einrichten

    3 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Wegweiser aufhängen

    2 Personen

  • Jurytisch vorbereiten

    2 Personen

  • Künstlerraum einrichten

    2 Personen

  • Künstlerbriefing geben

    2 Personen

  • Publikumsbegrüßung vorbereiten

    2 Personen

Event

  • Türen öffnen

    3 Personen

  • Besucher registrieren

    3 Personen

  • Programm verteilen

    2 Personen

  • Gäste zu den Plätzen weisen

    2 Personen

  • Eröffnungsrede halten

  • Auftritte ankündigen

  • Auftritte technisch betreuen

    2 Personen

  • Künstler rechtzeitig bereitstellen

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Cateringtische sauber halten

    2 Personen

  • Publikumsfragen beantworten

    2 Personen

  • Jurybewertungen sammeln

    2 Personen

  • Pause ankündigen

  • Pausebuffet auffüllen

    2 Personen

  • Gewinner bekanntgeben

    2 Personen

  • Preise überreichen

    2 Personen

  • Abschlusswort halten

  • Besucher zum Ausgang begleiten

    2 Personen

  • Fundsachen sammeln

Nachbereitung

  • Anlage ausschalten

    2 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Möbel abbauen

    4 Personen

  • Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Müll einsammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Cateringtische reinigen

    2 Personen

  • Saalboden reinigen

    3 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Schlüssel zurückgeben

  • Fotos mit Teilnehmenden teilen

  • Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • KlappischeAnz. 8
  • StühleAnz. 120
  • BühnenelementeAnz. 6
  • Jurytisch
  • Präsentationstisch
  • KleiderständerAnz. 2
  • TischdeckenAnz. 10

Ausstattung

  • LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • FunkmikrofoneAnz. 3
  • MikrofonständerAnz. 3
  • Mikrofonverkabelung
  • Laptop
  • HDMI-KabelAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • Hintergrundschirm

Beleuchtung

  • LED-SpotsAnz. 4
  • StimmungsleuchtenAnz. 8
  • BatterienAnz. 24

Geschirr

  • GläserAnz. 140
  • KaffeetassenAnz. 80
  • TellerAnz. 140
  • GabelnAnz. 140
  • MesserAnz. 140
  • LöffelAnz. 100
  • ServierlöffelAnz. 8
  • TablettsAnz. 8

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 4
  • ThermokannenAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 3
  • KüchenmesserAnz. 3
  • ServierschalenAnz. 10
  • ZangenAnz. 6
  • MessbecherAnz. 2

Dekoration

  • BallonsAnz. 100
  • BallonbandAnz. 2
  • Festliche GirlandenAnz. 12
  • BühnenvorhangAnz. 2
  • NamensschilderAnz. 140
  • Wegweiser-SchilderAnz. 8
  • KreidetafelnAnz. 4
  • KreidestifteAnz. 8
  • PreistrophäenAnz. 3
  • GeschenkgutscheineAnz. 3
  • ProgrammhefteAnz. 130
  • BewertungsformulareAnz. 30
  • StifteAnz. 40
  • ArmbänderAnz. 130

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 8
  • BesenAnz. 2
  • Staubsauger
  • WischsetsAnz. 2
  • ReinigungshandschuheAnz. 6
  • PutzlappenAnz. 20
  • ToilettenbürstenAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Prüfe die Saalkapazität direkt nach der Terminwahl und gleiche sie mit der erwarteten Publikumszahl ab. So planst du Stühle, Klapptische und die Publikums- sowie Jurybereiche nicht auf zu kleiner Fläche.
  • Sammle technische Anforderungen und Musikdateien spätestens eine Woche vor dem Talenteabend. Teste Laptop, HDMI-Kabel, Mischpult, Lautsprecher und Funkmikrofone anschließend mit dem tatsächlichen Ablauf.
  • Bestätige jeden Auftritt telefonisch kurz vor dem Termin und notiere Änderungen im Ablaufplan. Eine aktuelle Reihenfolge verhindert Leerlauf, doppelte Musikdateien und Überraschungen bei Umbaupausen.
  • Erfasse Ernährungswünsche zusammen mit den Anmeldungen, statt erst beim Einkauf danach zu fragen. Prüfe Getränke, Gläser, Kaffeetassen und Serviergeschirr mindestens am Vortag auf Vollständigkeit.
  • Plane den Aufbau mit festen Zuständigkeiten: Hallenboden freiräumen, Bühnenboden aufbauen, Beleuchtung anschließen und Räume samt Schlüsseln kontrollieren. Lieferungen sollten vor Einlass entgegengenommen und geprüft sein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Talenteabend organisieren?
Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Termin, Ort und Saalreservierung. Anmeldungen, Einladungen und Auftrittsbestätigungen sollten spätestens 3 Wochen vor dem Termin laufen.
Wann sollte der Ablaufplan für einen Talenteabend fertig sein?
Erstelle einen vorläufigen Ablaufplan etwa 2 Wochen vorher und aktualisiere ihn nach den letzten Auftrittsbestätigungen. Die finale Version sollte 2 bis 3 Tage vor der Veranstaltung an Moderation, Jury und Helfer gehen.
Wie viele Mikrofone braucht ein Talenteabend?
Plane mindestens ein Funkmikrofon für Moderation oder Gesang und zusätzliche Mikrofone nach den technischen Anforderungen der einzelnen Auftritte ein. Prüfe außerdem Mikrofonständer, Verkabelung und Ersatzbatterien spätestens am Vortag.
Wann sollte man Getränke und Geschirr für den Talenteabend einkaufen?
Kaufe haltbare Getränke und fehlendes Geschirr 2 bis 3 Tage vorher und prüfe die Lieferung beziehungsweise den Einkauf noch am selben Tag. Verderbliche oder gekühlte Produkte besorgst du am Veranstaltungstag oder einen Tag davor.

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