Noche de talentos: checklist para organizarla sin olvidos

Una noche de talentos necesita más que un escenario y una lista de actuaciones. Hay que cerrar la sala, controlar las inscripciones, confirmar a cada participante y preparar sonido, iluminación, bebidas y voluntarios. Esta checklist te ayuda a avanzar en orden, desde la reserva hasta el montaje del escenario. También señala lo que suele quedarse para el último momento, como los archivos de música, las necesidades técnicas y las confirmaciones por teléfono.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar fecha y ubicación
2 personas
Comprobar la capacidad de la sala
2 personas
Hacer la reserva de la sala
Elaborar el horario del programa
2 personas
Crear formulario de inscripción
Diseñar invitaciones
Enviar invitaciones
2 personas
Colgar flyers
2 personas
Gestionar inscripciones
Confirmar las actuaciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar al presentador
Definir el jurado
Asignar voluntarios
2 personas
Recopilar necesidades técnicas
2 personas
Reunir archivos de música
Desarrollar el programa
2 personas
Actualizar la lista de asistentes
Comprar consumiciones
2 personas
Comprobar las compras
2 personas
Confirmar las actuaciones por teléfono
Comprobar el espacio y las llaves
2 personas
Recibir entregas
2 personas
Despejar el suelo del salón
4 personas
Montar el suelo del escenario
4 personas
Colocar las sillas
4 personas
Montar mesas para el catering
2 personas
Conectar el equipo de sonido
3 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Probar la iluminación
2 personas
Montar la mesa de presentación
2 personas
Montar la mesa de catering
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colgar señalizadores
2 personas
Preparar la mesa del jurado
2 personas
Montar la zona de artistas
2 personas
Dar la briefing a los artistas
2 personas
Preparar la recepción del público
2 personas

Evento

Abrir las puertas
3 personas
Registrar a los visitantes
3 personas
Repartir el programa
2 personas
Indicar a los invitados sus asientos
2 personas
Dar el discurso de apertura
Anunciar las actuaciones
Coordinar técnicamente las actuaciones
2 personas
Tener listos a los artistas a tiempo
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Servir las bebidas
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Mantener limpias las mesas de catering
2 personas
Responder preguntas del público
2 personas
Recopilar las evaluaciones del jurado
2 personas
Anunciar el descanso
Reponer el bufé del descanso
2 personas
Anunciar a los ganadores
2 personas
Entregar premios
2 personas
Pronunciar las palabras de cierre
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas
Recoger objetos perdidos

Seguimiento

Apagar el sistema de sonido
2 personas
Retirar la decoración
3 personas
Desmontar el mobiliario
4 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar las mesas de catering
2 personas
Limpiar el suelo del salón
3 personas
Comprobar los baños
Inventariar materiales
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Devolver las llaves
Compartir fotos con los participantes
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas plegablescant. 8
Sillascant. 120
Piezas de escenariocant. 6
Mesa del jurado
Mesa de presentación
Percheroscant. 2
Mantelescant. 10

Equipo

Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes de micrófonocant. 3
Cableado de micrófonos
Portátil
Cables HDMIcant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Pantalla de fondo

Iluminación

Focos LEDcant. 4
Luces decorativascant. 8
Bateríascant. 24

Vajilla

Vasoscant. 140
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 140
Tenedorescant. 140
Cuchilloscant. 140
Cucharascant. 100
Cucharonescant. 8
Bandejascant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Jarras térmicascant. 4
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de cocinacant. 3
Bandejas de servircant. 10
Pinzascant. 6
Jarras medidorascant. 2

Decoración

Globoscant. 100
Cinta para globoscant. 2
Guirnaldas festivascant. 12
Telón de escenariocant. 2
Tarjetas de nombrecant. 140
Señales de orientacióncant. 8
Pizarrascant. 4
Rotuladores de tizacant. 8
Troféos de premiocant. 3
Tarjetas regalocant. 3
Folletos del programacant. 130
Formularios de evaluacióncant. 30
Bolígrafoscant. 40
Pulserascant. 130

Limpieza

Papeleracant. 8
Escobacant. 2
Aspiradora
Fregonascant. 2
Guantes de limpiezacant. 6
Paños de limpiezacant. 20
Escobillas de bañocant. 2

Catering

Compras

Consejos

Cierra la sala y comprueba su capacidad antes de abrir las inscripciones. Reserva también tiempo adicional para recibir entregas, despejar el suelo y montar el escenario.
Define el programa cuando las actuaciones estén confirmadas y deja una copia para el presentador, el jurado y los voluntarios. Reserva entre 3 y 5 minutos de margen por actuación para cambios de micrófono o archivos.
Pide las necesidades técnicas junto con la inscripción: número de micrófonos, música, vídeo y conexiones. Reúne todos los archivos en un portátil y pruébalos al menos 48 horas antes.
Llama a los artistas y al presentador para confirmar su asistencia, hora de llegada y duración. Haz la última ronda de confirmaciones entre 24 y 48 horas antes del evento.
No esperes al día del evento para revisar las compras y el material. Comprueba mesas, sillas, piezas del escenario, altavoces, mesa de mezclas, cables, regletas, vasos y servicio de café con 1 o 2 días de antelación.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una noche de talentos?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes si necesitas reservar una sala y captar actuaciones. Deja cerrados el programa, el jurado, el presentador y los voluntarios durante la última semana.
¿Cuándo se deben confirmar las actuaciones?: Confirma las actuaciones por escrito al cerrar el programa y vuelve a llamar entre 24 y 48 horas antes. Pide también la hora de llegada y cualquier cambio en la música o el equipo técnico.
¿Qué hay que probar antes de una noche de talentos?: Prueba altavoces, mesa de mezclas, micrófonos inalámbricos, portátil, cables HDMI, alargadores, regletas y focos LED al menos 48 horas antes. Reproduce cada archivo de música desde el equipo que se usará durante el evento.
¿Cuánto tiempo hace falta para montar el escenario?: Reserva como mínimo 2 horas para despejar el suelo, montar las piezas del escenario y colocar el equipo. Añade otros 30 minutos para una prueba de sonido y para corregir cables, micrófonos o iluminación.

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