Taartwedstrijd organiseren: checklist en planning

Een taartwedstrijd vraagt meer voorbereiding dan alleen deelnemers en taarten verzamelen. Je moet vooraf regels, jurycriteria, inschrijvingen en dieetwensen vastleggen, terwijl je op de dag zelf werkt met nummers, labels en een aparte jurytafel. Plan boodschappen in twee rondes: houdbare producten eerder en verse producten vlak voor de wedstrijd. Met deze checklist zie je wat je eerst regelt, wat je tijdig bestelt en wat pas op de wedstrijddag klaar hoeft te staan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Wedstrijdregels vastleggen
2 personen
Ruimte reserveren
Juryleden uitnodigen
Inschrijving openen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Prijzen bestellen
Deelnemers bevestigen
Wedstrijdregels publiceren
Jurycriteria afdrukken
Deelnemerslijst afdrukken
Niet-bederfelijke boodschappen doen
2 personen
Tafelaankleding voorbereiden
2 personen
Nummers en labels maken
2 personen
Verse boodschappen doen
2 personen
Prijzen inpakken
Locatie schoonmaken
3 personen
Materialen naar locatie brengen
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Jurytafel inrichten
2 personen
Presentatietafels aankleden
3 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Juryformulieren klaarleggen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Taarten registreren
3 personen
Taarten presenteren
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Taartporties aansnijden
4 personen
Juryleden bedienen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Publieksstemmen verzamelen
2 personen
Juryuitslag verwerken
2 personen
Winnaars bekendmaken
2 personen
Prijzen uitreiken
2 personen
Overgebleven taart verpakken
2 personen

Nazorg

Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Restanten gekoeld bewaren
Uitslag naar deelnemers sturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Tafelkledenaantal 8
Krukkenaantal 6

Servies

Dessertbordenaantal 80
Gebaksvorkjesaantal 80
Koffiekopjesaantal 80
Waterglazenaantal 80
Taartmessenaantal 8
Taartplateausaantal 35
Serveerlepelsaantal 12

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 3
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 6
Keukenmessenaantal 6
Maatbekersaantal 4
Serveertangenaantal 8
Koekendozenaantal 20

Decoratie

Wedstrijdbanner
Vlaggenlijnenaantal 4
Tafeldecoratiesaantal 8

Organisatie

Klembordenaantal 12
Pennenaantal 30
Stemblokkenaantal 70
Tafelnummertjesaantal 35

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Bezem en blikaantal 2
Dweilmoppenaantal 2
Emmersaantal 3
Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de wedstrijdregels vast voordat de inschrijving opent. Beschrijf onder meer hoeveel taarten iemand mag aanmelden, welke informatie op een label staat en waarop de jury beoordeelt.
Nodig juryleden minimaal 3 tot 4 weken vooraf uit en druk de jurycriteria vóór de wedstrijddag af. Zo hoeft de jury niet ter plekke afspraken te maken.
Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmelding en zet ze op een overzicht voor de organisatie. Markeer allergenen ook bij de taartnummers, niet alleen op de deelnemerslijst.
Doe niet-bederfelijke boodschappen eerder en haal verse boodschappen pas 1 dag voor de wedstrijd. Zet dranken op tijd koud en controleer of koffiezetapparaten en waterkokers genoeg aansluitpunten hebben.
Maak vóór de opening een vaste route: taarten aannemen, nummeren, op de presentatietafels plaatsen en daarna naar de jurytafel verwijzen. Leg klemborden, pennen, stemblokken en extra labels op één centrale plek klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een taartwedstrijd organiseren?: Begin ongeveer 6 weken vooraf met de regels, locatie en juryleden. Open de inschrijving daarna en bevestig deelnemers uiterlijk 1 week voor de wedstrijd.
Wanneer moet de inschrijving voor een taartwedstrijd sluiten?: Sluit de inschrijving bij voorkeur 7 tot 10 dagen vooraf. Dan heb je tijd om dieetwensen te controleren, deelnemers te bevestigen en nummers en labels te maken.
Hoeveel juryleden heb je nodig voor een taartwedstrijd?: Plan minimaal 3 juryleden, zodat één afwijkende beoordeling minder zwaar doorweegt. Geef ieder jurylid vooraf dezelfde criteria en een eigen beoordelingsformulier.
Wanneer moet ik verse boodschappen voor een taartwedstrijd doen?: Haal verse boodschappen 1 dag vooraf, zodat ze nog vers zijn maar je op de wedstrijddag niet meer hoeft te winkelen. Niet-bederfelijke producten kun je eerder verzamelen en controleren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.