Checklist pour organiser un concours de gâteaux
Un concours de gâteaux demande plus qu’une table et quelques desserts. Il faut cadrer le règlement, les inscriptions et les critères du jury assez tôt, puis préparer les étiquettes, les prix et l’accueil le jour venu. Cette checklist suit l’ordre pratique des préparatifs, des premières réservations jusqu’à l’installation de la salle. Elle vous aide aussi à ne pas oublier les besoins alimentaires, le café, les boissons fraîches et le matériel de découpe.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Consigner le règlement du concours
2 personnes
Réserver la salle
Inviter les membres du jury
Ouvrir les inscriptions
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Commander les prix
Confirmer les participants
Publier le règlement du concours
Imprimer les critères du jury
Imprimer la liste des participants
Faire les courses de produits non périssables
2 personnes
Préparer la décoration des tables
2 personnes
Créer les numéros et les étiquettes
2 personnes
Faire les courses de produits frais
2 personnes
Emballer les prix
Nettoyer le lieu
3 personnes
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer la table du jury
2 personnes
Décorer les tables de présentation
3 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les formulaires du jury
Aménager la table d'accueil
2 personnes
Événement
Accueillir les participants
3 personnes
Enregistrer les gâteaux
3 personnes
Présenter les gâteaux
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Découper les parts de gâteau
4 personnes
Accueillir les membres du jury
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Recueillir les votes du public
2 personnes
Traiter les résultats du jury
2 personnes
Annonce des gagnants
2 personnes
Remettre les prix
2 personnes
Emballer le gâteau restant
2 personnes
Suivi
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Conserver les restes au frais
Envoyer les résultats aux participants
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 8
- Chaisesqté 70
- Nappesqté 8
- Tabouretsqté 6
Vaisselle
- Assiettes à dessertqté 80
- Fourchettes à gâteauqté 80
- Tasses à caféqté 80
- Verres à eauqté 80
- Couteaux à gâteauqté 8
- Présentoirs à gâteauxqté 35
- Cuillères de serviceqté 12
Équipement
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Glacièresqté 3
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
Cuisine
- Planches à découperqté 6
- Couteaux de cuisineqté 6
- Verres doseursqté 4
- Pinces de serviceqté 8
- Boîtes de biscuitsqté 20
Décoration
- Bannière de compétition
- Guirlandes de fanionsqté 4
- Décorations de tableqté 8
Organisation
- Presse-papiersqté 12
- Stylosqté 30
- Urnes de voteqté 70
- Petites cartes de tableqté 35
Nettoyage
- Poubellesqté 4
- Balai et pelleqté 2
- Serpillièresqté 2
- Seauxqté 3
- Chiffons de nettoyage réutilisablesqté 12
Catering
- Courses
Conseils
- Fixez le règlement avant d’ouvrir les inscriptions : précisez le nombre de gâteaux accepté par personne, les horaires de dépôt et les critères de notation. Les participants doivent pouvoir le consulter avec leur invitation.
- Prévoyez la liste des participants au plus tard la veille. Imprimez aussi les numéros et les étiquettes : les préparer sur place prend facilement 30 à 45 minutes, surtout si plusieurs gâteaux arrivent en même temps.
- Gardez une zone séparée pour le jury, avec les critères imprimés, des assiettes à dessert, des fourchettes et des couteaux à gâteau. Sans cette séparation, les dégustations et les échanges avec le public se mélangent rapidement.
- Achetez les produits frais 1 à 2 jours avant le concours et mettez les boissons au frais quelques heures avant l’ouverture. Le café et le thé peuvent être préparés juste avant l’arrivée des premiers participants.
- Comptez une assiette et une fourchette par dégustateur, puis ajoutez environ 10 % de réserve. Prévoyez également des poubelles accessibles, une pelle et un balai : les miettes et les emballages s’accumulent dès la première dégustation.
Questions fréquentes
- Quand ouvrir les inscriptions pour un concours de gâteaux ?
- Ouvrez-les idéalement 3 à 4 semaines avant le concours. Gardez une date limite située 5 à 7 jours avant l’événement afin de confirmer les participants, les besoins alimentaires et le nombre de prix.
- Combien de temps faut-il prévoir pour installer la salle ?
- Prévoyez au moins 2 heures avant l’arrivée du public. Il faut installer les tables et les chaises, préparer la table du jury, décorer les présentoirs, poser les étiquettes et organiser les boissons.
- Combien de boissons prévoir pour un concours de gâteaux ?
- Prévoyez 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis environ 1 boisson par heure supplémentaire. Ajoutez de l’eau en quantité suffisante, surtout si la dégustation se déroule dans une salle chauffée.
- Quand commander les prix du concours de gâteaux ?
- Commandez-les au moins 2 à 3 semaines avant la date prévue. Vous aurez ainsi le temps de vérifier la livraison, d’emballer les prix et de corriger le nombre de récompenses si les inscriptions évoluent.
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