Checklist voor een goed georganiseerde taalcursus

Een taalcursus organiseren vraagt meer dan een docent en een lokaal vastleggen. Je moet de cursusdatum, het lesprogramma, de deelnemers en het materiaal op elkaar afstemmen. Plan ook de praktische ontvangst: tafels en stoelen, naamkaartjes, koffie en thee, catering en apparatuur. Met deze checklist werk je van de eerste reserveringen naar een verzorgde start, zonder op het laatste moment nog werkbladen, dieetwensen of verlengsnoeren te moeten regelen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Cursusdatum bevestigen
Docent vastleggen
Lesprogramma samenstellen
Locatie reserveren
Catering reserveren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst bijwerken
Cursusmateriaal printen
2 personen
Werkbladen bundelen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Apparatuur testen
2 personen
Presentatie klaarzetten

Event

Locatie openen
2 personen
Ruimte ventileren
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Cursusmateriaal klaarleggen
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Deelnemers ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Introductie verzorgen
Eerste lesblok begeleiden
Pauzedrankjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
Tweede lesblok begeleiden
Dinerbuffet klaarzetten
3 personen
Diner serveren
3 personen
Servies afruimen
2 personen
Derde lesblok begeleiden
Oefengesprekken begeleiden
2 personen
Afronding en certificaten uitdelen
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Restanten koelen
Afval verzamelen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Ruimte schoonmaken
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Apparatuur uitschakelen
Materialen controleren
Geleende spullen retourneren
2 personen
Deelnemersinformatie nabesturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 32
Ontvangsttafel
Buffettafelaantal 2

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Draagbare speaker
Microfoon

Servies

Koffiekopjesaantal 36
Waterglazenaantal 36
Dinerbordenaantal 36
Besteksetsaantal 36

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Serveerkommenaantal 8
Serveertangenaantal 4
Snijplankenaantal 2
Messenaantal 4
Koelboxenaantal 2

Cursusmateriaal

Notitieblokkenaantal 32
Balpennenaantal 40
Whiteboard
Whiteboardmarkersaantal 8
Naamkaartjesaantal 36
Certificaatmappenaantal 32

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de docent, cursusdatum en locatie bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Controleer meteen hoeveel deelnemers de ruimte en het geplande lesprogramma aankunnen.
Verstuur de uitnodigingen uiterlijk 3 weken voor de start en sluit de aanmeldingen ongeveer 7 dagen vooraf. Gebruik daarna één actuele deelnemerslijst voor aanwezigheid, naamkaartjes en catering.
Vraag dieetwensen bij de aanmelding uit en geef het definitieve aantal eters 3 tot 5 dagen voor de cursus door aan de catering. Zo voorkom je dat speciale maaltijden of voldoende servies ontbreken.
Print het cursusmateriaal minimaal 2 werkdagen vooraf. Bundel werkbladen per deelnemer en leg notitieblokken, balpennen, naamkaartjes en certificaatmappen apart klaar.
Test laptop, beamer, projectiescherm, speaker, microfoon en whiteboard uiterlijk 1 dag vooraf. Neem verlengsnoeren en stekkerdozen mee; die worden bij een cursusruimte vaak vergeten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een taalcursus organiseren?: Begin 6 tot 8 weken vooraf met de datum, docent en locatie. Regel uitnodigingen en aanmeldingen daarna uiterlijk 3 weken voor de start, zodat je tijd houdt voor materiaal en catering.
Hoeveel tijd kost de voorbereiding van een taalcursus?: Reken op 3 tot 5 uur voorbereiding naast de planning van docent en locatie. Reserveer op de dag zelf minstens 90 minuten voor openen, ventileren, tafels en stoelen, ontvangsttafel, techniek en koffie en thee.
Wanneer moet ik cursusmateriaal printen?: Print en bundel alle werkbladen minimaal 2 werkdagen vooraf. Leg de bundels, notitieblokken, balpennen en naamkaartjes op de cursusdag minstens 30 minuten voor ontvangst klaar.
Hoeveel koffie en thee heb ik nodig voor een taalcursus?: Reken voor het eerste cursusblok op 2 drankjes per persoon en vul bij een pauze opnieuw aan. Zet koffie, thee, waterglazen en servies uiterlijk 15 minuten voor de ontvangst klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.