Cursus organiseren: een complete checklist

Een cursus organiseren vraagt meer dan een programma en een docent. Je legt eerst datum, locatie en inhoud vast, verwerkt aanmeldingen en verzamelt dieetwensen. In de laatste week controleer je deelnemers, lesmateriaal, presentatietechniek en reserveringen. Op de dag zelf richt je de ruimte in, test je beamer en geluid en zet je koffiepunt en lunch klaar. Deze checklist helpt je de 41 taken en 31 benodigdheden in de juiste volgorde af te werken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Cursusdatum en locatie vastleggen
Cursusprogramma uitwerken
Docent en begeleiders bevestigen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst controleren
Reserveringen bevestigen
Lesmateriaal afdrukken
2 personen
Naambadges voorbereiden
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
Presentatie controleren
Techniek testen
2 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Ruimte ventileren
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Presentatietechniek installeren
2 personen
Lesmateriaal klaarleggen
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Lunchbuffet klaarzetten
3 personen
Deelnemers ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Naambadges uitdelen
2 personen
Cursus openen
Koffiepauze serveren
2 personen
Dranken bijvullen
Lunch serveren
3 personen
Buffet en tafels afruimen
3 personen
Avondpauze verzorgen
2 personen
Certificaten uitdelen
Cursus afsluiten

Nazorg

Servies afwassen
2 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Materialen verzamelen
2 personen
Afval verwijderen
2 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Meubilair terugplaatsen
3 personen
Overgebleven eten verpakken
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Deelnemersmateriaal archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Cursustafelsaantal 8
Stoelenaantal 32
Buffettafelsaantal 2
Tafelkledenaantal 8

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
HDMI-kabelaantal 2
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Draagbare speaker

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 2
Serveerbladenaantal 4
Scharenaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 36
Waterglazenaantal 36
Bordenaantal 36
Besteksetsaantal 36
Opscheplepelsaantal 6

Cursusmateriaal

Flip-oversaantal 2
Flip-overblokkenaantal 4
Stiftenaantal 24
Notitieblokkenaantal 32
Balpennenaantal 40
Naamkaartjesaantal 32
Presentatiemappenaantal 32
Certificatenaantal 32

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de techniek uiterlijk één week vooraf: controleer laptop, beamer, projectiescherm, HDMI-kabel, verlengsnoeren en stekkerdozen samen. Test niet alleen de presentatie, maar ook het geluid met de draagbare speaker.
Maak de deelnemerslijst drie dagen voor de cursus definitief. Verwerk dan ook dieetwensen, druk naamkaartjes af en leg per deelnemer een notitieblok, balpen en eventuele presentatiemap klaar.
Reserveer op tijd extra opbouwruimte. Voor tafels, stoelen, buffettafels, techniek en het koffiepunt heb je op de cursusdag minimaal 60 tot 90 minuten nodig voordat deelnemers binnenkomen.
Koel dranken enkele uren vooraf en zet koffie- en waterpunten klaar voordat de ontvangst begint. Controleer tegelijk of koffiezetapparaat, waterkokers, kopjes, glazen, borden en bestek op hun plek staan.
Leg flip-overs, blokken en stiften klaar op de plekken waar ze tijdens het programma nodig zijn. Bewaar certificaten apart, zodat je ze na afloop snel kunt uitdelen zonder de lesmaterialen te doorzoeken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een cursus organiseren?: Leg datum, locatie, programma en docent bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur daarna de uitnodigingen en houd de laatste 3 dagen vrij voor de definitieve deelnemerslijst, dieetwensen en controles.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een cursusruimte klaar te zetten?: Reken op 60 tot 90 minuten voor openen, ventileren, tafels en stoelen plaatsen, techniek installeren, lesmateriaal klaarleggen en het koffie- en lunchpunt inrichten. Plan extra tijd als je de locatie of apparatuur niet kent.
Wanneer moet ik de presentatietechniek van een cursus testen?: Test beamer, scherm, laptop, HDMI-kabel, stroomvoorziening en speaker uiterlijk één week vooraf. Doe op de cursusdag nog een korte controle zodra alles is aangesloten, bij voorkeur minimaal 30 minuten voor ontvangst.
Wanneer moet ik dieetwensen voor een cursus verzamelen?: Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en controleer ze opnieuw zodra de inschrijving sluit. Geef het definitieve overzicht uiterlijk 3 werkdagen voor de cursus door aan degene die boodschappen of lunch regelt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.