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Sprachkurs organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Sprachkurs braucht mehr Vorbereitung als nur einen freien Raum und einen Dozenten. Lege zuerst Termin, Unterrichtsprogramm und Raum fest, bevor du Einladungen verschickst und Anmeldungen bearbeitest. In den letzten Tagen prüfst du Teilnehmerliste, Verpflegung, Kursmaterialien und Technik. Am Kurstag selbst zählt eine klare Reihenfolge: Raum öffnen, Ausstattung testen, Empfang vorbereiten und die Anwesenheit erfassen.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Kurstermin bestätigen

  • Dozent festlegen

  • Unterrichtsprogramm zusammenstellen

  • Location reservieren

  • Catering reservieren

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Teilnehmerliste aktualisieren

  • Kursmaterialien drucken

    2 Personen

  • Arbeitsblätter bündeln

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Geräte testen

    2 Personen

  • Präsentation vorbereiten

Event

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Raum lüften

  • Tische und Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Empfangstisch einrichten

    2 Personen

  • Kursmaterial bereitlegen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    2 Personen

  • Teilnehmende empfangen

    3 Personen

  • Anwesenheit erfassen

    2 Personen

  • Begrüßung übernehmen

  • Ersten Unterrichtsblock betreuen

  • Pausengetränke servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

  • Zweiten Unterrichtsblock betreuen

  • Dinnerbuffet vorbereiten

    3 Personen

  • Abendessen servieren

    3 Personen

  • Geschirr abräumen

    2 Personen

  • Den dritten Unterrichtsblock begleiten

  • Übungsgespräche begleiten

    2 Personen

  • Abschluss und Zertifikate verteilen

    2 Personen

  • Teilnehmende verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Reste kühlen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Raum reinigen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    3 Personen

  • Geräte ausschalten

  • Materialien prüfen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Teilnehmerinformationen nachsenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 8
  • StühleAnz. 32
  • Empfangstisch
  • Buffet-TischAnz. 2

Ausstattung

  • Laptop
  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • Tragbarer Lautsprecher
  • Mikrofon

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 36
  • WassergläserAnz. 36
  • Dinner-TellerAnz. 36
  • BestecksetsAnz. 36

Küche

  • KaffeemaschineAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 4
  • ServierschalenAnz. 8
  • ServierzangenAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 2
  • MesserAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 2

Kursmaterial

  • NotizblöckeAnz. 32
  • KugelschreiberAnz. 40
  • Whiteboard
  • Whiteboard-MarkerAnz. 8
  • NamensschilderAnz. 36
  • ZertifikatsmappenAnz. 32

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Bestätige den Kurstermin und den Dozenten frühzeitig, idealerweise mindestens 4 Wochen vor Beginn. So bleibt genug Zeit, das Unterrichtsprogramm zusammenzustellen und Einladungen zu verschicken.
  • Aktualisiere die Teilnehmerliste bis 2 Tage vor dem Kurs und erfasse dabei auch Ernährungswünsche. Gib die endgültige Zahl anschließend an das Catering weiter.
  • Drucke Kursmaterialien und bündele die Arbeitsblätter spätestens am Vortag. Lege pro Person einen Notizblock, einen Kugelschreiber und – falls vorgesehen – eine Zertifikatsmappe bereit.
  • Teste Laptop, Beamer, Projektionsleinwand, Lautsprecher und Mikrofon mindestens 60 Minuten vor Kursbeginn. Prüfe außerdem beide Verlängerungskabel und lege einen Plan für den Fall eines Technikausfalls fest.
  • Öffne den Raum mindestens 45 Minuten vorher, lüfte ihn und stelle Tische, Stühle sowie Empfangs- und Buffet-Tisch auf. Bereite Kaffee, Tee und Wasser vor, damit die Begrüßung nicht durch den Aufbau verzögert wird.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Sprachkurs organisieren?
Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vor dem Termin. In diesem Zeitraum lassen sich Dozent, Location, Programm, Einladungen, Anmeldungen und Catering noch ohne Zeitdruck koordinieren.
Wann sollte man die Einladungen für einen Sprachkurs verschicken?
Verschicke die Einladungen etwa 3 bis 4 Wochen vor Kursbeginn. Setze eine Anmeldefrist von ungefähr 7 Tagen vor dem Termin, damit Teilnehmerliste, Arbeitsblätter und Verpflegung rechtzeitig angepasst werden können.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau vor einem Sprachkurs?
Plane mindestens 45 bis 60 Minuten für das Öffnen, Lüften, Aufstellen der Möbel, den Empfangstisch und die Technik ein. Bei einer Präsentation mit Beamer und Mikrofon solltest du den Funktionstest nicht auf die letzten 10 Minuten verschieben.
Wann sollte man Catering und Ernährungswünsche bestätigen?
Frage Ernährungswünsche bei der Anmeldung ab und bestätige die endgültige Anzahl spätestens 2 Tage vor dem Kurs. So können Kaffee, Tee, Wasser und das übrige Catering passend vorbereitet werden.

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