Cursusdag organiseren: een praktische checklist

Een cursusdag staat of valt met voorbereiding op twee momenten: ruim van tevoren voor deelnemers, docent en bestellingen, en op de ochtend zelf voor techniek, catering en ontvangst. Leg het programma en de cursusruimte eerst vast, zodat je weet hoeveel werkplekken, mappen en consumpties nodig zijn. Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen en test de presentatie met de laptop, projector en kabels. Met deze checklist houd je de voorbereiding overzichtelijk en voorkom je last-minute zoekwerk.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Cursusruimte bevestigen
Docent en programma vastleggen
2 personen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst opstellen
Cursusmateriaal bestellen
Catering reserveren
Techniek testen
2 personen
Presentatie controleren
Werkbladen afdrukken
Naamkaartjes voorbereiden
Cursusmaterialen inpakken
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Koelwaren koelen
Catering voorbereiden
2 personen
Ruimte openen
Ruimte schoonmaken
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Presentatietafel klaarzetten
Projector en scherm opstellen
2 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
Cursusmappen klaarleggen
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Registratietafel inrichten

Event

Deelnemers ontvangen
2 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Naamkaartjes uitdelen
Cursusdag openen
Eerste cursusblok begeleiden
2 personen
Koffiepauze serveren
2 personen
Dranken bijvullen
Tweede cursusblok begeleiden
2 personen
Dinerbuffet opbouwen
3 personen
Diner serveren
3 personen
Diner opruimen
2 personen
Derde cursusblok begeleiden
2 personen
Avondpauze verzorgen
2 personen
Dranken bijvullen
Laatste cursusonderdeel begeleiden
2 personen
Certificaten uitdelen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Tafels en stoelen terugzetten
3 personen
Techniek afkoppelen
2 personen
Cursusmateriaal tellen
Overgebleven catering koelen
Geleende spullen retourneren
Deelnemersbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 35
Registratietafel
Presentatietafel

Apparatuur

Projector
Projectiescherm
Laptop
HDMI-kabelaantal 2
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Draagbare speaker
Microfoon

Servies

Koffiekopjesaantal 40
Waterglazenaantal 40
Bordenaantal 40
Besteksetsaantal 40
Opscheplepelsaantal 6

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 2
Serveerbladenaantal 4
Schaaltjesaantal 8
Warmhoudbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 2
Koksmesaantal 2
Soeplepelsaantal 2
Maatbekersaantal 2

Catering

Koffieaantal 3
Theedozenaantal 4
Waterkannenaantal 6
Melkkannenaantal 4
Suikerpottenaantal 3
Buffetbordenaantal 4
Servettenhoudersaantal 4
Boodschappen

Decoratie

Naamkaartjesaantal 35
Pennenaantal 45
Naambordjesaantal 4

Cursusmateriaal

Cursusmappenaantal 35
Werkbladenaantal 35
Notitieblokkenaantal 35
Certificatenaantal 35
Flip-over
Flip-overvellenaantal 2
Markeerstiftenaantal 12
Whiteboardstiftenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Bezem en blik
Stoffer en blik
Schoonmaakhandschoenenaantal 4

Tips

Plan de laatste controle uiterlijk 3 dagen voor de cursusdag. Controleer dan de deelnemerslijst, dieetwensen, presentatie, werkbladen, naamkaartjes en de inhoud van alle cursusmappen.
Reken voor koffie, thee en water op minimaal één drinkmoment bij ontvangst en één pauzemoment. Zet koffiezetapparaat, waterkokers, thermoskannen, kopjes en glazen niet pas tijdens de registratie klaar.
Test de volledige presentatieroute minstens 1 dag vooraf: laptop, presentatie, projector, scherm, HDMI-kabel, verlengsnoeren, stekkerdozen, speaker en microfoon. Neem ook een reservekabel mee als die beschikbaar is.
Richt de registratietafel minimaal 30 minuten voor aanvang in. Leg de deelnemerslijst, naamkaartjes en cursusmappen klaar, zodat binnenkomende deelnemers niet tegelijk met het opstellen van tafels en stoelen geholpen moeten worden.
Maak de catering pas klaar nadat de koelwaren gekoeld zijn en de serveerplek staat. Houd aparte ruimte vrij voor borden, bestek, schaaltjes en opscheplepels; die raken anders snel vermengd met de materialen op de presentatietafel.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een cursusdag organiseren?: Leg de cursusruimte, docent en het programma bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen daarna zo snel mogelijk en sluit de aanmeldingen ongeveer 1 week voor de cursusdag, zodat je catering en cursusmateriaal kunt bestellen.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een cursusruimte klaar te zetten?: Plan minimaal 90 minuten voor het openen van de ruimte, het opstellen van tafels en stoelen, de presentatietafel, techniek, cursusmappen en registratie. Reserveer daarnaast 30 minuten voor een volledige techniek- en presentatietest.
Wanneer moet ik dieetwensen voor een cursusdag verzamelen?: Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en controleer ze uiterlijk 7 dagen voor de cursusdag. Geef het definitieve aantal en de bijzonderheden daarna door aan de catering, zodat aangepaste maaltijden niet op het laatste moment geregeld hoeven te worden.
Hoeveel cursusmateriaal moet ik afdrukken?: Druk voor iedere aangemelde deelnemer één complete set werkbladen en cursusmateriaal af en maak 2 extra sets voor onverwachte deelnemers of beschadigde exemplaren. Sorteer alles uiterlijk 1 dag vooraf in de cursusmappen en pak ze per deelnemer in.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.