Checklist pour organiser un cours de langue

Un cours de langue bien organisé repose sur une préparation progressive, pas seulement sur le contenu pédagogique. Commencez par confirmer la date, l’intervenant et le lieu, puis ouvrez les inscriptions assez tôt pour connaître l’effectif et les besoins alimentaires. Dans les jours précédant le cours, vérifiez le matériel imprimé, la présentation et l’équipement audiovisuel. Le jour même, prévoyez du temps pour aérer la salle, installer les tables, préparer l’accueil et tester les branchements avant l’arrivée des participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date du cours
Réserver l’intervenant
Élaborer le programme des cours
Réserver le lieu
Réserver le catering
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Mettre à jour la liste des participants
Imprimer le matériel de cours
2 personnes
Assembler les fiches de travail
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Tester l'équipement
2 personnes
Préparer la présentation

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Aérer la salle
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Aménager la table d'accueil
2 personnes
Préparer le matériel de formation
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Accueillir les participants
3 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Assurer l'accueil
Encadrer le premier bloc de cours
Servir les boissons de la pause
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Encadrer le deuxième bloc de cours
Mettre en place le buffet du dîner
3 personnes
Servir le dîner
3 personnes
Débarrasser la vaisselle
2 personnes
Encadrer le troisième bloc de cours
Animer les entretiens d'entraînement
2 personnes
Clôture et remise des certificats
2 personnes
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

Réfrigérer les restes
Rassembler les déchets
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer l’espace
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Éteindre l’équipement
Vérifier le matériel
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Renvoyer les informations aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 32
Table d’accueil
Table de buffetqté 2

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Enceinte portable
Microphone

Vaisselle

Tasses à caféqté 36
Verres à eauqté 36
Assiettes de dînerqté 36
Couvertsqté 36

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Saladiers de serviceqté 8
Pinces de serviceqté 4
Planches à découperqté 2
Couteauxqté 4
Glacièresqté 2

Matériel de cours

Blocs-notesqté 32
Stylos à billeqté 40
Tableau blanc
Marqueurs pour tableau blancqté 8
Badges nominatifsqté 36
Classeurs de certificatsqté 32

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et réservez l’intervenant au moins 6 à 8 semaines à l’avance. Vous aurez ensuite le temps de construire le programme et de trouver une salle adaptée au nombre d’inscrits.
Fixez une date limite d’inscription 7 à 10 jours avant le cours. Utilisez la liste des participants pour relancer les personnes non confirmées et recueillir les allergies ou régimes alimentaires.
Imprimez les supports et assemblez les fiches de travail 2 à 3 jours avant la séance. Préparez quelques exemplaires supplémentaires, ainsi que les blocs-notes, stylos, badges nominatifs et marqueurs.
Testez l’ordinateur, le vidéoprojecteur, l’écran, le microphone et l’enceinte au moins 24 heures avant. Vérifiez aussi les rallonges et multiprises : un équipement fonctionnel ne sert à rien si la prise est trop éloignée.
Arrivez 60 à 90 minutes avant le début du cours. Aérez la salle, installez les tables et les chaises, préparez la table d’accueil, le café et le thé, puis gardez 15 minutes pour résoudre les derniers problèmes.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un cours de langue ?: Prévoyez 6 à 8 semaines pour confirmer la date, réserver l’intervenant et le lieu, puis préparer le programme. Les inscriptions et la logistique peuvent être finalisées pendant les 2 dernières semaines.
Quand envoyer les invitations pour un cours de langue ?: Envoyez-les 3 à 4 semaines avant le cours, avec la date limite d’inscription fixée 7 à 10 jours avant la séance. Vous pourrez ainsi mettre à jour l’effectif et commander le catering selon le nombre réel de participants.
Quand tester le matériel audiovisuel du cours ?: Faites un premier test au moins 24 heures avant, puis vérifiez les branchements à l’ouverture de la salle. Comptez 15 à 20 minutes pour contrôler l’ordinateur, le vidéoprojecteur, l’écran, le microphone et l’enceinte.
Combien de temps prévoir pour installer la salle ?: Réservez 60 à 90 minutes avant l’arrivée des participants. Ce délai couvre l’aération, l’installation des tables et des chaises, la préparation de l’accueil, des supports de cours et des boissons.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.