Checklist para organizar un curso de idiomas
Organizar un curso de idiomas requiere coordinar la parte académica con una recepción clara y un aula lista a tiempo. Primero cierra la fecha, el profesor, el programa y el lugar; después gestiona las inscripciones, las preferencias alimentarias y el material. El día del curso necesitarás comprobar la tecnología, preparar mesas y sillas, registrar la asistencia y tener café, té y agua disponibles durante la pausa. Esta checklist te ayuda a seguir el orden sin dejar los detalles para el último momento.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Confirmar la fecha del curso
Reservar al profesor
Preparar el programa de clases
Reservar el lugar
Reservar el catering
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Actualizar la lista de participantes
Imprimir el material del curso
2 personas
Agrupar las hojas de trabajo
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Probar el equipo
2 personas
Preparar la presentación
Evento
Abrir la ubicación
2 personas
Ventilar el espacio
Colocar mesas y sillas
3 personas
Montar la mesa de recepción
2 personas
Preparar el material del curso
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Recepción de participantes
3 personas
Registrar la asistencia
2 personas
Hacer la presentación
Acompañar el primer bloque de clase
Servir bebidas del descanso
2 personas
Rellenar las bebidas
Dirigir el segundo bloque de clase
Preparar el bufé de cena
3 personas
Servir la cena
3 personas
Recoger la vajilla
2 personas
Guiar el tercer bloque de clase
Coordinar conversaciones de práctica
2 personas
Cierre y entrega de certificados
2 personas
Despedir a los participantes
2 personas
Seguimiento
Refrigerar los sobrantes
Recoger la basura
2 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Limpiar el espacio
2 personas
Recoger mesas y sillas
3 personas
Apagar el equipo
Comprobar los materiales
Devolver los objetos prestados
2 personas
Enviar de nuevo la información de los participantes
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 32
- Mesa de recepción
- Mesa del bufécant. 2
Equipo
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Cables alargadorescant. 3
- Regletascant. 3
- Altavoz portátil
- Micrófono
Vajilla
- Tazas de cafécant. 36
- Vasos para aguacant. 36
- Platos de cenacant. 36
- Cubiertoscant. 36
Cocina
- Cafeteracant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Cuencos de serviciocant. 8
- Pinzas de servircant. 4
- Tablas de cortarcant. 2
- Cuchilloscant. 4
- Neveras portátilescant. 2
Material de curso
- Bloc de notascant. 32
- Bolígrafoscant. 40
- Pizarra blanca
- Rotuladores para pizarra blancacant. 8
- Tarjetas de nombrecant. 36
- Carpetas para certificadoscant. 32
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, el profesor y el aula antes de abrir las inscripciones. Deja al menos 3 semanas para confirmar disponibilidad, preparar el programa y enviar las invitaciones.
- Pide las preferencias dietéticas al inscribirse y actualiza la lista de participantes 3 días antes. Así puedes ajustar las compras y evitar que el catering llegue tarde o sea insuficiente.
- Prepara el material del curso por participante, con bloc de notas, bolígrafo y hojas de trabajo agrupadas. Imprime y revisa todo como mínimo 2 días antes, no la misma mañana.
- Prueba el portátil, el proyector, la pantalla, el micrófono y el altavoz con todos los cables y regletas 1 día antes. Comprueba también que haya una alternativa si falla la presentación.
- Llega entre 60 y 90 minutos antes para ventilar el espacio, colocar mesas y sillas, montar la recepción y preparar café y té. Reserva los últimos 15 minutos para recibir a los participantes y registrar la asistencia.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un curso de idiomas?
- Empieza entre 3 y 4 semanas antes. Ese margen permite reservar al profesor y el lugar, abrir las inscripciones, recoger preferencias dietéticas y preparar el material sin prisas.
- ¿Cuándo hay que cerrar la lista de participantes?
- Cierra la lista definitiva 3 días antes del curso. Usa ese número para confirmar el catering, preparar las carpetas y calcular las tazas, vasos y materiales necesarios.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que preparar el aula?
- Abre y prepara el espacio entre 60 y 90 minutos antes de la recepción. Ventila, coloca el mobiliario, monta la mesa de recepción, prueba el equipo y deja listo el material.
- ¿Qué equipo hay que probar antes de un curso de idiomas?
- Prueba el portátil, el proyector, la pantalla, el micrófono y el altavoz al menos 1 día antes. Revisa también los cables alargadores y las regletas para evitar fallos al comenzar la presentación.
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