Checklist voor een goed georganiseerd Taalcafé

Een Taalcafé staat of valt met een goede indeling van mensen en gesprekken. Leg eerst datum, programma en locatie vast en verzamel daarna aanmeldingen, taalniveaus en dieetwensen. Bereid gespreksthema’s, kaarten en naamkaartjes ruim vooraf voor, zodat vrijwilligers op de dag zelf niet meer hoeven te improviseren. Met deze checklist houd je ook de praktische kant bij: tafels, ontvangst, koffie en thee, materialen, techniek en de briefing van begeleiders.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie reserveren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Taalniveaus inventariseren
Gespreksthema’s selecteren
2 personen
Gesprekskaarten voorbereiden
2 personen
Vrijwilligers inroosteren
2 personen
Begeleiders informeren
Naamkaartjes voorbereiden
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Materialen verzamelen
2 personen
Ruimte controleren
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Taaltafels indelen
2 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Dranken koud zetten
Hapjes klaarzetten
2 personen
Techniek en verlichting testen
2 personen
Vrijwilligersbriefing geven
2 personen

Event

Deelnemers verwelkomen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Taaltafels toelichten
2 personen
Gesprekken begeleiden
6 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Pauzehapjes aanvullen
2 personen
Nieuwe deelnemers koppelen
3 personen
Taalspel begeleiden
3 personen
Avondprogramma aankondigen
Avondgesprekken begeleiden
6 personen
Laatste ronde serveren
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Materialen sorteren
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Afval verzamelen
2 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Materialen retourneren
2 personen
Geleende spullen terugbrengen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 50
Ontvangsttafel
Afvalbakkenaantal 4

Servies

Herbruikbare mokkenaantal 60
Glazenaantal 60
Bordenaantal 60
Gebaksvorkjesaantal 60
Theelepelsaantal 60

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Schalenaantal 8
Serveerbladenaantal 6
Tangenaantal 6

Apparatuur

Koelboxenaantal 3
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Draagbare speaker
Microfoon
Laptop
Beamer
Beamerdoek

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Naamkaartjesaantal 60
Naamkaartjeshoudersaantal 60
Tafelbordjesaantal 8
Pijlen en bewegwijzeringaantal 12
Prikbord
Kleefgumaantal 2

Papierwaren

Gesprekskaartenaantal 120
Taalspellenaantal 8
Programmaflyersaantal 60
Aanwezigheidsformulierenaantal 4
Pennenaantal 30
Stiftenaantal 20
Notitieblokkenaantal 30
Flip-over
Flip-overvellenaantal 30
Whiteboard
Whiteboardmarkersaantal 8

Schoonmaak

Afwasbakkenaantal 2
Afwasborstelsaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 4
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2
Handdoekenaantal 8
Handzeepdispensersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Inventariseer taalniveaus vóór je de taaltafels indeelt. Zo voorkom je dat beginners aan een te moeilijke tafel terechtkomen of dat één begeleider meerdere niveaus tegelijk moet opvangen.
Stuur uitnodigingen op tijd en verwerk aanmeldingen doorlopend. Vraag dieetwensen uiterlijk enkele dagen vooraf uit; pas dan weet je hoeveel hapjes en welk servies je nodig hebt.
Maak per taaltafel gesprekskaarten en tafelbordjes klaar. Leg naamkaartjes bij de ontvangsttafel en zet pijlen naar de ingang, ontvangst en gespreksruimtes voordat deelnemers binnenkomen.
Test techniek en verlichting vóór de vrijwilligersbriefing. Controleer laptop, beamer, speaker, microfoon, verlengsnoeren en stekkerdozen op de plek waar je ze echt gebruikt.
Plan de opbouw met voldoende tijd voor tafels, stoelen en koffie. Zet koffie en thee pas klaar nadat de ruimte is gecontroleerd, en houd dranken, mokken, glazen, borden en afvalbakken direct bereikbaar.

Veelgestelde vragen

Hoe vroeg moet ik een Taalcafé organiseren?: Leg datum, programma en locatie bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen daarna direct, zodat je taalniveaus, dieetwensen en het aantal begeleiders op tijd kunt verwerken.
Hoe deel ik deelnemers in bij een Taalcafé?: Vraag bij de aanmelding naar het taalniveau en de gewenste gesprekstaal. Maak de tafelindeling uiterlijk 2 tot 3 dagen vooraf en houd per tafel rekening met één of meer begeleiders.
Hoeveel koffie en thee heb ik nodig voor een Taalcafé?: Reken voor een bijeenkomst van ongeveer 2 uur op 3 tot 4 warme drankjes per persoon. Voorzie daarnaast water en zet extra mokken, glazen, theelepels en thermoskannen klaar voor een tweede ronde.
Wanneer zet ik de ruimte klaar voor een Taalcafé?: Begin minimaal 60 tot 90 minuten vóór de ontvangst met tafels, stoelen, bewegwijzering en de ontvangsttafel. Plan daarna de laatste 15 minuten voor de vrijwilligersbriefing en een controle van koffie, materialen en techniek.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.