Checklist pour organiser un café linguistique
Un café linguistique demande surtout une bonne organisation des groupes et des rotations. Cette checklist t’aide à préparer les inscriptions, les niveaux de langue, les thèmes de discussion et l’accueil sans rien oublier. Prévois les tables par langue, les badges nominatifs, les boissons chaudes et l’accompagnement des bénévoles. Le jour même, garde un temps précis pour l’installation, le briefing et les derniers tests techniques.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Recenser les niveaux de langue
Sélectionner les thèmes de discussion
2 personnes
Préparer les cartes de discussion
2 personnes
Planifier les bénévoles
2 personnes
Informer les accompagnateurs
Préparer les badges nominatifs
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Rassembler le matériel
2 personnes
Vérifier l’espace
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Répartir les tables de langue
2 personnes
Aménager la table d'accueil
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Mettre les boissons au frais
Préparer les en-cas
2 personnes
Tester la technique et l’éclairage
2 personnes
Faire le briefing des bénévoles
2 personnes
Événement
Accueillir les participants
3 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Expliquer les tables de langue
2 personnes
Animer les échanges
6 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ravitaillement des encas de pause
2 personnes
Associer les nouveaux participants
3 personnes
Animer le jeu de langue
3 personnes
Annoncer le programme du soir
Animer les discussions du soir
6 personnes
Servir le dernier tour
2 personnes
Saluer les participants à leur départ
2 personnes
Suivi
Trier les matériaux
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Rendre les objets empruntés
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 8
- Chaisesqté 50
- Table d’accueil
- Poubellesqté 4
Vaisselle
- Mugs réutilisablesqté 60
- Verresqté 60
- Assiettesqté 60
- Fourchettes à gâteauqté 60
- Cuillères à caféqté 60
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 6
- Saladiersqté 8
- Plateaux de serviceqté 6
- Pincesqté 6
Équipement
- Glacièresqté 3
- Rallongesqté 3
- Multiprisesqté 3
- Enceinte portable
- Microphone
- Ordinateur portable
- Vidéoprojecteur
- Écran de projecteur
Décoration
- Nappesqté 8
- Badges nominatifsqté 60
- Porte-nomsqté 60
- Pancartes de tableqté 8
- Flèches et signalétiqueqté 12
- Panneau d’affichage
- Pâte adhésiveqté 2
Papeterie
- Cartes de discussionqté 120
- Jeux de langueqté 8
- Flyers du programmeqté 60
- Formulaires de présenceqté 4
- Stylosqté 30
- Marqueursqté 20
- Blocs-notesqté 30
- Paperboard
- Feuilles de paperboardqté 30
- Tableau blanc
- Marqueurs pour tableau blancqté 8
Nettoyage
- Bacs à vaisselleqté 2
- Brosses à vaisselleqté 3
- Gants de nettoyageqté 4
- Serpillièresqté 2
- Seauxqté 2
- Serviettesqté 8
- Distributeurs de savon pour les mainsqté 2
Catering
- Courses
Conseils
- Fixe la date et le programme au moins 3 à 4 semaines à l’avance. Ce délai te laisse le temps de réserver le lieu, d’envoyer les invitations et de traiter les inscriptions.
- Demande le niveau de langue de chaque participant lors de l’inscription, puis utilise ces informations pour répartir les tables. Prépare aussi plusieurs thèmes de discussion afin d’éviter les tables silencieuses.
- Prépare les badges nominatifs et les pancartes de table avant l’arrivée du public. Une table d’accueil clairement signalée réduit les questions et accélère l’orientation dès les premières minutes.
- Compte environ 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, en prévoyant une marge. Mets les boissons au frais et prépare le café, le thé, les tasses et les accessoires avant l’ouverture.
- Réserve au moins 60 minutes pour installer les tables, les chaises, la signalétique et la technique. Fais le briefing des bénévoles 20 à 30 minutes avant l’accueil, avec la répartition des rôles et la procédure pour les nouveaux arrivants.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un café linguistique ?
- Prévois 3 à 4 semaines pour fixer la date, réserver le lieu, inviter les participants et organiser les bénévoles. Garde la dernière semaine pour confirmer les inscriptions, les besoins alimentaires et les niveaux de langue.
- Combien de bénévoles faut-il pour un café linguistique ?
- Prévois au minimum 1 personne à l’accueil et 1 accompagnateur pour 3 à 4 tables de langue. Ajoute une personne responsable de la technique ou des boissons si le groupe dépasse environ 30 participants.
- Quand préparer les tables et les badges nominatifs ?
- Prépare les badges et les pancartes de table la veille. Le jour même, installe les tables, les chaises et la signalétique au moins 60 minutes avant l’arrivée des participants.
- Quelle quantité de café et de boissons prévoir pour un café linguistique ?
- Compte environ 2 à 3 boissons par personne pendant la première heure, puis ajuste selon la durée du programme. Prévois aussi une marge de 10 à 15 % pour les bénévoles et les participants qui restent plus longtemps.
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