Checklist para organizar un café lingüístico sin olvidos
Un café lingüístico necesita más coordinación que una reunión informal: hay que distribuir a las personas por idiomas y niveles, preparar temas y dejar lista la recepción. Empieza fijando la fecha, el programa y el lugar; después gestiona las inscripciones y las preferencias dietéticas. En los días previos, confirma voluntarios, materiales, bebidas y señalización. El día del encuentro, reserva tiempo para montar las mesas, probar la técnica y explicar el funcionamiento antes de dar la bienvenida.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar la fecha y el programa
2 personas
Reservar el lugar
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Inventariar niveles de idioma
Seleccionar temas de conversación
2 personas
Preparar tarjetas de conversación
2 personas
Programar a los voluntarios
2 personas
Informar a los monitores
Preparar tarjetas de nombre
Comprobar la lista de la compra
Hacer la compra
2 personas
Reunir los materiales
2 personas
Comprobar el espacio
2 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Distribuir las mesas de idiomas
2 personas
Montar la mesa de recepción
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Enfriar las bebidas
Preparar los aperitivos
2 personas
Probar la técnica y la iluminación
2 personas
Dar la charla a los voluntarios
2 personas
Evento
Dar la bienvenida a los participantes
3 personas
Registrar la asistencia
2 personas
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
Explicar las tablas de multiplicar
2 personas
Guiar las conversaciones
6 personas
Servir café y té
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer los aperitivos del descanso
2 personas
Vincular a los nuevos participantes
3 personas
Guiar el juego de lenguaje
3 personas
Anunciar el programa de la noche
Coordinar las conversaciones de la tarde
6 personas
Servir la última ronda
2 personas
Despedir a los participantes
2 personas
Seguimiento
Clasificar los materiales
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Recoger la basura
2 personas
Limpiar el espacio
3 personas
Devolver los materiales
2 personas
Devolver los artículos prestados
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 50
- Mesa de recepción
- Papeleracant. 4
Vajilla
- Tazas reutilizablescant. 60
- Vasoscant. 60
- Platoscant. 60
- Tenedores de postrecant. 60
- Cucharillascant. 60
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 6
- Bandejascant. 8
- Bandejas de serviciocant. 6
- Pinzascant. 6
Equipo
- Neveras portátilescant. 3
- Cables alargadorescant. 3
- Regletascant. 3
- Altavoz portátil
- Micrófono
- Portátil
- Proyector
- Pantalla para proyector
Decoración
- Mantelescant. 8
- Tarjetas de nombrecant. 60
- Portanombrescant. 60
- Carteles de mesacant. 8
- Flechas y señalizacióncant. 12
- Tablón de anuncios
- Masilla adhesivacant. 2
Artículos de papel
- Tarjetas de conversacióncant. 120
- Juegos de palabrascant. 8
- Folletos del programacant. 60
- Formularios de asistenciacant. 4
- Bolígrafoscant. 30
- Rotuladorescant. 20
- Bloc de notascant. 30
- Pizarra de hojas
- Hojas de rotafoliocant. 30
- Pizarra blanca
- Rotuladores para pizarra blancacant. 8
Limpieza
- Fregaderoscant. 2
- Cepillos para fregarcant. 3
- Guantes de limpiezacant. 4
- Fregonascant. 2
- Cuboscant. 2
- Toallascant. 8
- Dispensadores de jabón de manoscant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra las inscripciones al menos 3 días antes y usa los datos para equilibrar los niveles de idioma. Así sabrás cuántas mesas necesitas y podrás avisar a los monitores con instrucciones concretas.
- Prepara las tarjetas de conversación y los carteles de mesa con 2 o 3 temas por idioma. Colócalos antes de que lleguen los participantes para no tener que reorganizar las mesas durante la recepción.
- Haz la compra 1 o 2 días antes, pero enfría las bebidas y prepara café y té el mismo día. Calcula aproximadamente 2 bebidas por persona para la primera hora y deja agua disponible desde el inicio.
- Reserva entre 60 y 90 minutos para montar el espacio: mesas, sillas, recepción, señalización, tarjetas de nombre y papeleras. Comprueba también que haya suficientes enchufes, cables alargadores y regletas para la técnica.
- Reúne a los voluntarios 30 minutos antes de abrir las puertas. Explícales cómo recibir a los participantes, dirigirlos a su mesa, controlar los cambios de grupo y gestionar las preferencias dietéticas.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un café lingüístico?
- Empieza entre 3 y 4 semanas antes para reservar el lugar y fijar el programa. Envía las invitaciones con al menos 14 días de margen y confirma voluntarios y compras durante la última semana.
- ¿Cuándo debo cerrar las inscripciones del café lingüístico?
- Ciérralas 2 o 3 días antes del encuentro. Ese plazo permite inventariar los niveles, revisar las preferencias dietéticas y distribuir las mesas de idiomas sin improvisar.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que preparar el local?
- Llega entre 60 y 90 minutos antes para montar mesas y sillas, colocar la recepción, distribuir las mesas de idiomas y probar la iluminación y la técnica. Los voluntarios deberían recibir la charla unos 30 minutos antes de la llegada del público.
- ¿Cuántas bebidas necesito para un café lingüístico?
- Calcula 2 bebidas por persona durante la primera hora y añade un margen del 10 al 15 % para reposición. Prepara el café y el té el mismo día, y enfría las bebidas con varias horas de antelación.
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