Wat heb je nodig voor een alumni-evenement?

Voor een alumni-evenement heb je meer nodig dan alleen koffie en een buffet. Regel naast eten en drinken ook naamkaartjes, programma’s, dieetlabels en een duidelijke registratietafel. Denk aan aparte materialen voor ontvangst, borrel, koffie en het buffet, zodat gasten niet hoeven te wachten. Controleer techniek, koeling en toegang uiterlijk een dag vooraf; juist die onderdelen worden bij een reünie vaak te laat geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 90
Buffettafelsaantal 4
Krukkenaantal 12
Kapstokkenaantal 3
Kledinghangersaantal 100

Servies

Dinerbordenaantal 100
Dessertbordenaantal 100
Koffiekopjesaantal 80
Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 16
Serveertangenaantal 12

Apparatuur

Draagbare speaker
Draadloze microfoon
Microfoonstandaard
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Powerbanksaantal 2
Fotocamera
Statief

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
IJsblokbakkenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 6
Opslagbakkenaantal 12

Decoratie

Welkomstbord
Tafelkledenaantal 10
Naamkaartjesaantal 100
Naambadgehoudersaantal 100
Ballonnenaantal 80
Ballonnenlintaantal 2
Slingersaantal 8
Bloemstukkenaantal 8

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
Tafellampenaantal 8
Batterijenaantal 24

Catering

Buffetbordenaantal 16
Drankdispensersaantal 4
Broodmandenaantal 6
Servettenhoudersaantal 8
Dienbladenaantal 8
Karaffenaantal 12
Koelelementenaantal 12
Boodschappen
- Koffie - 2,5 kg
- Theeassortiment - 200 zakjes
- Cacaopoeder - 1 pak
- Suiker - 2 kg
- Melk - 12 liter
- Havermelk - 6 liter
- Bruiswater - 12 flessen
- Plat water - 12 flessen
- Cola - 8 flessen
- Cola Zero - 8 flessen
- Sinas - 6 flessen
- Ice tea - 6 flessen
- Gemberbier - 4 flessen
- Alcoholvrij bier - 24 flesjes
- Pils - 96 flesjes
- Witte wijn - 12 flessen
- Rode wijn - 8 flessen
- Rosé - 6 flessen
- Prosecco - 6 flessen
- Bitter lemon - 4 flessen
- Tonic - 4 flessen
- Citroenen - 3 kg
- Limoenen - 2 kg
- Verse munt - 8 bosjes
- IJsblokjes - 20 kg
- Stokbroden - 20 stuks
- Mini broodjes - 160 stuks
- Roomboter - 1 kg
- Hummus - 2 kg
- Roomkaas - 1,5 kg
- Jonge kaas - 2 kg
- Brie - 1,5 kg
- Geitenkaas - 1 kg
- Gerookte zalm - 1,5 kg
- Gerookte kipfilet - 1,5 kg
- Rosbief - 1 kg
- Vegetarische spread - 1 kg
- Rucola - 1 kg
- Komkommers - 3 kg
- Cherrytomaten - 3 kg
- Paprika's - 2 kg
- Wortels - 2 kg
- Bleekselderij - 1 kg
- Druiven - 4 kg
- Appels - 40 stuks
- Peren - 30 stuks
- Bananen - 30 stuks
- Aardbeien - 3 kg
- Meloenen - 4 stuks
- Gemengde noten - 2 kg
- Cashewnoten - 1 kg
- Naturelchips - 12 zakken
- Paprikachips - 12 zakken
- Tortillachips - 10 zakken
- Olijven - 2 kg
- Zongedroogde tomaten - 1 kg
- Augurken - 3 potten
- Mayonaise - 2 liter
- Ketchup - 2 liter
- Mosterd - 1 liter
- Knoflooksaus - 2 liter
- Pestosaus - 1 liter
- Balsamicoazijn - 1 fles
- Olijfolie - 2 liter
- Zout - 1 pak
- Zwarte peper - 1 pot
- Italiaanse kruiden - 1 pot
- Paprikapoeder - 1 pot
- Pastasalade - 8 kg
- Rijstsalade - 6 kg
- Groene salade - 6 kg
- Gegrilde groenten - 5 kg
- Vegetarische quiche - 8 stuks
- Kipspiesjes - 160 stuks
- Falafel - 160 stuks
- Aardappelsalade - 5 kg
- Focaccia - 8 stuks
- Yoghurt - 5 kg
- Vegan yoghurt - 2 kg
- Vanillevla - 4 liter
- Brownies - 100 stuks
- Mini gebakjes - 120 stuks
- Pure chocolade - 1 kg
- Koekjes - 8 pakken
- Chocolade - 100 stuks
- Papieren servetten - 400 stuks
- Keukenpapier - 8 rollen
- Toiletpapier - 24 rollen
- Afvalzakken - 50 stuks
- Afwasmiddel - 2 flessen
- Allesreiniger - 2 flessen
- Glasreiniger - 1 fles
- Desinfectiedoekjes - 4 pakken
- Handzeep - 4 flessen
- Aluminiumfolie - 2 rollen
- Vershoudfolie - 2 rollen
- Bakpapier - 2 rollen
- Diepvrieszakken - 2 dozen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Stofzuiger
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Papierwaren

Registratielijstenaantal 4
Programmaflyersaantal 100
Pennenaantal 20
Pijlenstickersaantal 20
Dieetlabelsaantal 30

Tips

Reken per aangemelde gast op één dinerbord, één dessertbord, één bestekset en minstens twee waterglazen. Voor wijn en een afsluitende borrel reserveer je daarnaast twee wijnglazen per persoon.
Voor het buffet heb je per gerecht een serveerschaal en serveertang nodig. Leg minstens twee extra serveertangen klaar voor gerechten met dieetlabels, zodat vegetarische of allergenenvrije opties niet met hetzelfde bestek worden opgeschept.
Zet voor de ontvangst een registratietafel klaar met naamkaartjes, geprinte programma’s en dieetlabels. Print ongeveer 10 procent extra naamkaartjes en programma’s bovenop de definitieve gastenlijst.
Plan koffie niet alleen met koffiezetapparaten, maar ook met waterkokers, thermoskannen en koffiekopjes. Gebruik één thermoskan per 10 tot 12 koffiedrinkers en vul de voorraad uiterlijk 24 uur vóór de start aan.
Test draagbare speaker, draadloze microfoon en microfoonstandaard minimaal één dag vooraf op de plek waar je spreekt. Neem per gebruikte aansluiting één verlengkabel en één stekkerdoos mee; laad powerbanks en controleer ook de fotocamera en het statief.

Veelgestelde vragen

Hoeveel servies heb ik nodig voor een alumni-evenement?: Neem per gast één dinerbord, één dessertbord, één bestekset en minimaal twee waterglazen. Voor een programma met wijn of meerdere drinkmomenten zijn twee wijnglazen per persoon praktisch; bestel of leen daarnaast 10 procent reserve.
Hoeveel drank moet ik inkopen voor een alumni-evenement?: Reken voor het eerste uur op twee tot drie drankjes per persoon en daarna ongeveer één drankje per uur. Voorzie daarnaast minstens 0,5 liter water per gast en houd 10 procent extra gekoelde drank achter de hand.
Wanneer moet ik materialen voor een alumni-evenement regelen?: Leg meubilair, servies, techniek en koeling uiterlijk 7 dagen vooraf vast als je moet huren of lenen. Controleer toegang, tafels, stoelen en apparatuur opnieuw 24 uur voor aanvang.
Hoeveel naamkaartjes en programma’s moet ik printen?: Print voor iedere aangemelde gast één naamkaartje en één programma, plus ongeveer 10 procent reserve. Maak dieetlabels tegelijk met de definitieve gastenlijst, bij voorkeur uiterlijk 2 dagen vóór het evenement.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.