Sprachcafé organisieren: die komplette Checkliste
Ein Sprachcafé wirkt locker, braucht aber klare Vorbereitung: Datum, Programm, Raum und Gruppeneinteilung müssen zusammenpassen. Erfasse bei der Anmeldung nicht nur Namen, sondern auch Sprachniveaus und Ernährungswünsche. Kurz vor dem Termin entscheidet sich, ob Empfang, Gesprächskarten, Getränke und Technik wirklich einsatzbereit sind. Diese Checkliste führt dich in der richtigen Reihenfolge durch die Planung bis zur Begrüßung der Teilnehmenden.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Datum und Programm festlegen
2 Personen
Location reservieren
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Sprachniveaus erfassen
Gesprächsthemen auswählen
2 Personen
Gesprächskarten vorbereiten
2 Personen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Begleitpersonen informieren
Namensschilder vorbereiten
Einkaufsliste prüfen
Einkaufen gehen
2 Personen
Materialien zusammenstellen
2 Personen
Raum kontrollieren
2 Personen
Tische aufstellen
3 Personen
Stühle aufstellen
3 Personen
Sprachtische einteilen
2 Personen
Empfangstisch einrichten
2 Personen
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
Getränke kalt stellen
Snacks bereitstellen
2 Personen
Technik und Beleuchtung testen
2 Personen
Volunteer-Briefing geben
2 Personen
Event
Teilnehmer begrüßen
3 Personen
Anwesenheit erfassen
2 Personen
Namensschilder verteilen
2 Personen
Sprachtische erklären
2 Personen
Gespräche moderieren
6 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Pausensnacks auffüllen
2 Personen
Neue Teilnehmende zuordnen
3 Personen
Sprachspiel betreuen
3 Personen
Abendprogramm ankündigen
Abendgespräche begleiten
6 Personen
Letzte Runde servieren
2 Personen
Teilnehmende verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
Materialien sortieren
2 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Abfall sammeln
2 Personen
Raum reinigen
3 Personen
Materialien zurückgeben
2 Personen
Geliehene Sachen zurückbringen
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 50
- Empfangstisch
- AbfallbehälterAnz. 4
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 60
- GläserAnz. 60
- TellerAnz. 60
- GebäckgabelnAnz. 60
- TeelöffelAnz. 60
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 6
- SchüsselnAnz. 8
- ServiertablettsAnz. 6
- ZangenAnz. 6
Ausstattung
- KühlboxenAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 3
- Tragbarer Lautsprecher
- Mikrofon
- Laptop
- Beamer
- Projektorleinwand
Dekoration
- TischdeckenAnz. 8
- NamensschilderAnz. 60
- NamensschildhalterAnz. 60
- TischschilderAnz. 8
- Pfeile und BeschilderungAnz. 12
- Pinnwand
- KlebestiftAnz. 2
Papierwaren
- GesprächskartenAnz. 120
- SprachspieleAnz. 8
- ProgrammflyerAnz. 60
- AnwesenheitsformulareAnz. 4
- StifteAnz. 30
- StifteAnz. 20
- NotizblöckeAnz. 30
- Flipchart
- FlipchartblätterAnz. 30
- Whiteboard
- Whiteboard-MarkerAnz. 8
Reinigung
- SpülbeckenAnz. 2
- SpülbürstenAnz. 3
- ReinigungshandschuheAnz. 4
- WischmopsAnz. 2
- EimerAnz. 2
- HandtücherAnz. 8
- HandseifenspenderAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Datum und Programm früh fest und reserviere den Raum erst, wenn die geplante Zahl der Sprachtische und Sitzplätze hineinpasst. Plane zusätzlich Platz für Empfangstisch, Getränke und Abfallbehälter ein.
- Frage bei der Anmeldung nach Sprachniveau und Ernährungswünschen. Teile die Sprachtische spätestens einige Tage vorher ein, damit Freiwillige und Begleitpersonen ihre Aufgaben kennen.
- Bereite Gesprächskarten, Namensschilder und Tischschilder gesammelt vor. Rechne pro Sprachtisch mit einem eigenen Schild und lege einige leere Namensschilder für spontane Gäste zurück.
- Stelle Kaffee, Tee, Wasser und Snacks nicht erst beim Einlass bereit. Kühle Getränke vorher, fülle Thermoskannen rechtzeitig und prüfe, ob Becher, Gläser, Teller, Gabeln und Teelöffel für alle reichen.
- Führe vor dem Start ein kurzes Volunteer-Briefing durch und teste Lautsprecher, Mikrofon, Laptop, Beamer und Beleuchtung. Lege Verlängerungskabel und das benötigte Material so bereit, dass niemand während des Empfangs suchen muss.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man ein Sprachcafé organisieren?
- Beginne idealerweise 3 bis 4 Wochen vorher mit Datum, Programm und Raum. Einladungen sollten spätestens 2 Wochen vor dem Termin verschickt werden, damit Anmeldungen und Sprachniveaus rechtzeitig vorliegen.
- Wie teile ich die Sprachtische für ein Sprachcafé ein?
- Ordne die Teilnehmenden nach Sprachniveau, gewünschter Sprache und Gruppengröße zu. Prüfe die Einteilung 3 bis 5 Tage vorher und halte für kurzfristige Absagen oder neue Gäste einzelne Plätze flexibel.
- Wann sollte ich Getränke und Snacks für ein Sprachcafé vorbereiten?
- Kaufe haltbare Snacks und Getränke 2 bis 3 Tage vorher ein. Kaffee, Tee, gekühlte Getränke und die Servierfläche bereitest du am Veranstaltungstag so vor, dass alles 30 bis 45 Minuten vor dem Einlass einsatzbereit ist.
- Was muss man vor einem Sprachcafé technisch testen?
- Teste Lautsprecher, Mikrofon, Laptop, Beamer, Projektorleinwand und Beleuchtung mindestens 30 Minuten vor Beginn. Schließe benötigte Verlängerungskabel vorher an und prüfe die Technik noch einmal mit der Person, die sie bedient.
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