Checklist voor een goed georganiseerd alumni-evenement

Een alumni-evenement valt of staat met een strakke volgorde: eerst datum en programma, daarna gasten, catering en ruimte. Plan vroeg genoeg om aanmeldingen en dieetwensen te verwerken voordat je definitief bestelt. In de laatste week verschuift de aandacht naar naamkaartjes, programma’s, labels en toegang. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke ontvangst, een logisch buffet en geteste geluidsapparatuur.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Gastenlijst samenstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Herinnering aan gasten sturen
Definitieve gastenlijst maken
2 personen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Programma afdrukken
Dieetlabels voorbereiden
Cateringbestelling controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Buffetmenu voorbereiden
3 personen
Ruimte inspecteren
2 personen
Sleutels en toegang regelen
Tafels en stoelen klaarzetten
5 personen
Buffettafels opstellen
3 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Naamkaartjes klaarleggen
Welkomsbord plaatsen
Versiering ophangen
3 personen
Verlichting plaatsen
2 personen
Geluidsapparatuur testen
2 personen
Servies en glazen klaarzetten
3 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Buffetgerechten klaarzetten
4 personen
Dieetgerechten apart zetten
2 personen
Teambriefing houden
4 personen

Event

Registratiebalie bemannen
2 personen
Gasten verwelkomen
3 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
Hapjes serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee schenken
2 personen
Gasten naar programma begeleiden
2 personen
Welkomstwoord verzorgen
Spreker introduceren
Presentatie begeleiden
2 personen
Microfoon doorgeven
Netwerkborrel begeleiden
3 personen
Buffet openen
2 personen
Buffet serveren
5 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Borden en glazen afruimen
3 personen
Dessert serveren
3 personen
Groepsfoto begeleiden
2 personen
Muziek bedienen
Laatste ronde aankondigen
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Overgebleven eten verpakken
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
4 personen
Buffet opruimen
3 personen
Meubilair terugzetten
4 personen
Versiering verwijderen
2 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Ruimte schoonmaken
4 personen
Toiletten controleren
Voorraad tellen
Materialen reinigen
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Restanten opslaan
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Bedankbericht versturen
Foto's met gasten delen
Aanmeldgegevens archiveren
Laatste afval afvoeren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 90
Buffettafelsaantal 4
Krukkenaantal 12
Kapstokkenaantal 3
Kledinghangersaantal 100

Servies

Dinerbordenaantal 100
Dessertbordenaantal 100
Koffiekopjesaantal 80
Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 16
Serveertangenaantal 12

Apparatuur

Draagbare speaker
Draadloze microfoon
Microfoonstandaard
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Powerbanksaantal 2
Fotocamera
Statief

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
IJsblokbakkenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 6
Opslagbakkenaantal 12

Decoratie

Welkomstbord
Tafelkledenaantal 10
Naamkaartjesaantal 100
Naambadgehoudersaantal 100
Ballonnenaantal 80
Ballonnenlintaantal 2
Slingersaantal 8
Bloemstukkenaantal 8

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
Tafellampenaantal 8
Batterijenaantal 24

Catering

Buffetbordenaantal 16
Drankdispensersaantal 4
Broodmandenaantal 6
Servettenhoudersaantal 8
Dienbladenaantal 8
Karaffenaantal 12
Koelelementenaantal 12
Boodschappen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Stofzuiger
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Papierwaren

Registratielijstenaantal 4
Programmaflyersaantal 100
Pennenaantal 20
Pijlenstickersaantal 20
Dieetlabelsaantal 30

Tips

Leg datum en programma eerst vast en verstuur uitnodigingen pas daarna. Zo kunnen aanmeldingen, dieetwensen en de definitieve gastenlijst in één overzicht worden bijgehouden.
Stuur enkele dagen voor het alumni-evenement een herinnering en sluit daarna de registratie. Print naamkaartjes, programma’s en dieetlabels op basis van de definitieve lijst, niet op basis van eerdere aanmeldingen.
Controleer de cateringbestelling uiterlijk 48 uur vooraf. Tel borden, glazen, bestek, serveerschalen en tangen mee; die worden vaak wel voor het eten geregeld, maar niet voor koffie, water en dessert.
Plan de ruimte-indeling op papier voordat je tafels en stoelen klaarzet. Houd een aparte registratietafel bij de ingang vrij en plaats buffettafels zo dat de rij niet voor de entree of geluidsinstallatie uitkomt.
Test speaker, draadloze microfoon, standaard, verlengkabels en stekkerdozen vóór de gasten binnenkomen. Leg powerbanks klaar en wijs één persoon aan die tijdens het programma aanspreekbaar is voor techniek.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een alumni-evenement organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, programma en gastenlijst. Verstuur de uitnodiging daarna zo snel mogelijk, zodat je uiterlijk 1 tot 2 weken voor het evenement een definitief aantal hebt voor catering en inrichting.
Wanneer moet ik de catering voor een alumni-evenement bestellen?: Bestel zodra de aanmeldingen stabiel zijn en controleer de bestelling 48 uur vooraf opnieuw. Verwerk dieetwensen vóór de definitieve bestelling en maak op de dag zelf herkenbare dieetlabels voor het buffet.
Hoeveel tijd heb ik nodig om de ruimte klaar te zetten?: Reserveer minimaal 2 uur voor tafels, stoelen, buffettafels, registratie, versiering en verlichting. Plan daarnaast minstens 30 minuten voor een volledige test van speaker en microfoon.
Wanneer maak ik naamkaartjes voor een alumni-evenement?: Maak ze 2 tot 3 dagen vooraf, nadat de definitieve gastenlijst is vastgesteld. Leg ze alfabetisch of per groep klaar bij de registratietafel, zodat de ontvangst niet onnodig ophoudt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.