Taalcafé organiseren: een checklist die werkt
Een goed taalcafé begint niet bij de koffie, maar bij de indeling van de avond. Regel eerst de ruimte, datum, uitnodigingen en aanmeldingen. Verzamel daarna de taalniveaus en dieetwensen, zodat je gespreksgroepen en boodschappen daarop kunt afstemmen. In de laatste dagen bereid je het programma, werkbladen, taalspellen en naambadges voor. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke ontvangst, ingerichte gesprekshoeken en materialen die per tafel klaarliggen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Ruimte reserveren
Datum en tijd bevestigen
Uitnodigingen opstellen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Aanmeldbevestigingen versturen
Dieetwensen verzamelen
Taalniveaus inventariseren
Gespreksbegeleiders uitnodigen
Programma indelen
2 personen
Gespreksthema's kiezen
2 personen
Taalspellen selecteren
2 personen
Werkbladen maken
2 personen
Naambadges voorbereiden
Tafelschikking bepalen
Materialen controleren
2 personen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
Werkbladen sorteren
Event
Ruimte openen
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Gesprekshoeken inrichten
2 personen
Ontvangsttafel klaarzetten
2 personen
Naambadges klaarleggen
Werkbladen klaarleggen
2 personen
Koffie en thee zetten
2 personen
Hapjes klaarzetten
2 personen
Deelnemers registreren
2 personen
Deelnemers verwelkomen
2 personen
Programma toelichten
Deelnemers aan tafels indelen
2 personen
Eerste gespreksronde begeleiden
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Pauzehapjes serveren
2 personen
Tweede gespreksronde begeleiden
4 personen
Taalspel uitleggen
2 personen
Taalspel begeleiden
4 personen
Avondeten uitserveren
3 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Derde gespreksronde begeleiden
4 personen
Nieuwe deelnemers inschrijven
Koffie en thee bijvullen
2 personen
Vrij gesprek begeleiden
4 personen
Laatste drankronde serveren
2 personen
Afscheid van deelnemers begeleiden
2 personen
Nazorg
Eten en dranken opruimen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Materialen sorteren
2 personen
Koelboxen leegmaken
Ruimte afsluiten
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven materialen opbergen
2 personen
Deelnemersbericht versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 50
- Ontvangsttafel
- Kapstokkenaantal 2
Servies
- Koffiekopjesaantal 50
- Theeglazenaantal 50
- Waterglazenaantal 50
- Bordenaantal 50
- Besteksetsaantal 50
- Opscheplepelsaantal 6
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 4
- Schalenaantal 8
- Schenkkanaantal 4
- Snijplankenaantal 2
- Broodmessenaantal 2
- Keukenmessenaantal 2
Apparatuur
- Koelboxenaantal 3
- Verlengsnoerenaantal 3
- Stekkerdozenaantal 3
- Flip-oversaantal 3
- Whiteboardsaantal 2
- Wandklokkenaantal 2
Schrijfmateriaal
- Markersaantal 24
- Pennenaantal 60
- Potlodenaantal 30
- Gummenaantal 15
- Plakbandrollenaantal 4
Spelmateriaal
- Taalspelkaartenaantal 8
- Dobbelstenenaantal 8
- Zandlopersaantal 8
Decoratie
- Naambadgehoudersaantal 50
- Tafelbordjesaantal 8
- Tafelkledenaantal 8
Verlichting
- Tafellampenaantal 6
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 4
- Afwasbakkenaantal 2
- Schoonmaakhandschoenenaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan het programma pas nadat je de taalniveaus hebt geïnventariseerd. Maak vervolgens groepen met een duidelijke verdeling en kies per groep passende gespreksthema’s of taalspellen.
- Stuur aanmeldbevestigingen uiterlijk enkele dagen voor het taalcafé. Vraag daarin nog een keer naar dieetwensen en vermeld hoe laat deelnemers worden verwacht.
- Leg werkbladen, taalspelkaarten, pennen en markers per tafel klaar. Zo hoeven begeleiders tijdens de start niet meer naar de ontvangsttafel of voorraad te zoeken.
- Controleer koffiezetapparaten, waterkokers, thermoskannen, verlengsnoeren en stekkerdozen vóór je boodschappen doet. Een ontbrekende aansluiting of kan merk je anders pas bij binnenkomst.
- Richt de ruimte minstens 60 minuten vooraf in: tafels en stoelen plaatsen, gesprekshoeken markeren, naambadges klaarleggen en de ontvangsttafel voorzien van de deelnemerslijst.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een taalcafé organiseren?
- Begin ongeveer 4 weken vooraf met het reserveren van de ruimte en het vastleggen van datum en tijd. Verstuur de uitnodigingen bij voorkeur 2 tot 3 weken vooraf, zodat je genoeg aanmeldingen en taalniveaus kunt verzamelen.
- Hoe deel ik deelnemers in voor een taalcafé?
- Verzamel bij de aanmelding het gewenste taalniveau en deel deelnemers daarna in kleine groepen in. Controleer de indeling uiterlijk 3 dagen vooraf, zodat je het programma, de werkbladen en de tafelschikking kunt aanpassen.
- Wat moet ik klaarzetten voor een taalcafé?
- Zet per gesprekstafel stoelen, werkbladen, pennen of potloden en eventueel taalspelkaarten klaar. Voor de ontvangst heb je daarnaast naambadges en een deelnemerslijst nodig; controleer dit minimaal 1 dag vooraf.
- Hoe vroeg moet ik de ruimte openen voor een taalcafé?
- Open de ruimte ongeveer 60 minuten voor de start. Gebruik die tijd voor tafels, stoelen, gesprekshoeken, koffie en thee, koele dranken en de ontvangsttafel; deelnemers kunnen dan direct worden ontvangen.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!