Checklist para organizar un café lingüístico sin olvidar nada

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Consejos

• Cierra la fecha, la hora y el espacio antes de redactar las invitaciones. Deja al menos 2 semanas para recibir inscripciones y poder ajustar las mesas según la asistencia.
• Pregunta por las preferencias dietéticas durante la inscripción, no el día del encuentro. Revisa las respuestas antes de hacer la compra para no quedarte sin opciones adecuadas.
• Registra el nivel de idioma de cada participante y comparte esa información con los moderadores. Así puedes organizar grupos equilibrados en lugar de juntar al azar a todas las personas.
• Prepara el programa, los temas, los juegos de palabras y las hojas de trabajo con varios días de margen. Ordena una copia por mesa y guarda algunas unidades extra para nuevas inscripciones o pérdidas.
• Abre el espacio con tiempo suficiente para montar las mesas, las sillas, los rincones de conversación y la recepción. Comprueba antes de empezar que las cafeteras, teteras, alargadores, regletas, pizarras y marcadores funcionan.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un café lingüístico?

Empieza la reserva del espacio y la confirmación de fecha al menos 3 semanas antes. Envía las invitaciones con unas 2 semanas de margen y cierra las inscripciones varios días antes para preparar grupos y materiales.

¿Cuándo hay que preguntar por los niveles de idioma?

Incluye la pregunta sobre el nivel en el formulario de inscripción. Revisa la lista entre 3 y 5 días antes del encuentro, cuando ya tengas suficientes respuestas para distribuir las mesas.

¿Cuánto tiempo antes hay que preparar la sala?

Reserva entre 60 y 90 minutos antes de la llegada de los participantes. Ese tiempo permite montar mesas y sillas, crear los rincones de conversación, preparar la recepción y comprobar los materiales.

¿Qué se suele olvidar en un café lingüístico?

A menudo se olvidan las acreditaciones, las copias extra de las hojas de trabajo y la comprobación de cables y regletas. Revisa también las bebidas, las tazas, los vasos y la lista de la compra el día anterior.

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