Zo organiseer je een spelletjesmiddag zonder chaos

Begin vier tot zes weken vooraf met datum, locatie en uitnodigingen. Vraag direct naar dieetwensen en noteer hoeveel mensen daadwerkelijk komen, want dat bepaalt het aantal tafels, stoelen, spellen en hapjes. Controleer daarna je spelleninventaris en maak een indeling met meerdere spelstations. Op de dag zelf richt je eerst de ruimte in, leg je spelregels en scorekaarten zichtbaar klaar en houd je tijd over voor ontvangst en uitleg.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Uitnodigingen versturen
2 personen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Spelleninventaris controleren
2 personen
6
Ontbrekende spellen reserveren
7
Prijzen en spelkaarten regelen
8
Indeling van de ruimte maken
2 personen
9
Spelregels selecteren
2 personen
10
Boodschappenlijst controleren
11
Boodschappen doen
2 personen
12
Spellen en materialen labelen
2 personen
13
Prijzen en scorekaarten klaarleggen
2 personen
14
Locatie openen
2 personen
15
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
16
Spelstations inrichten
4 personen
17
Versiering ophangen
2 personen
18
Dranken koud zetten
2 personen
19
Hapjes voorbereiden
3 personen
20
Servicetafel inrichten
2 personen
21
Spelregels zichtbaar ophangen
2 personen
22
Ontvangsttafel klaarzetten
2 personen

Event

23
Bezoekers ontvangen
3 personen
24
Spelmiddag uitleggen
2 personen
25
Spelrondes begeleiden
5 personen
26
Dranken bijvullen
2 personen
27
Hapjes serveren
2 personen
28
Spellen wisselen
3 personen
29
Pizzamaaltijd serveren
4 personen
30
Avondspellen begeleiden
5 personen
31
Winnaars bekendmaken
2 personen
32
Afscheid nemen van bezoekers
3 personen

Nazorg

33
Spellen verzamelen
4 personen
34
Servies afwassen
3 personen
35
Afval verzamelen
2 personen
36
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
37
Ruimte schoonmaken
3 personen
38
Materialen controleren en opbergen
2 personen
39
Geleende spellen retourneren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 50
Tafelkledenaantal 8
Kapstokkenaantal 2

Spelmateriaal

Bordspellenaantal 20
Kaartspellenaantal 10
Puzzelsaantal 6
Dobbelstenenaantal 30
Spelonderdelenbakjesaantal 20
Keukentimersaantal 6
Scorebordenaantal 8
Prijzenaantal 20
Pionnenaantal 50
Speelkaartenhoudersaantal 10

Schrijfmateriaal

Whiteboardsaantal 4
Whiteboardstiftenaantal 16
Pennenaantal 30
Notitieblokkenaantal 10

Decoratie

Slingersaantal 8
Ballonnenaantal 50
Plakbandaantal 4
Naamstickersaantal 60

Servies

Herbruikbare bekersaantal 60
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Serveerbladenaantal 6
Schaaltjesaantal 12

Keuken

Waterkokersaantal 2
Koffiethermoskannenaantal 3
Koelboxenaantal 4
Pizzasnijderaantal 2
Keukenmessenaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilsetsaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Verlichting

Lichtslingersaantal 4

Apparatuur

Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan per spelronde 30 tot 45 minuten en kies vooraf welke spellen tegelijk klaarstaan. Zo voorkom je dat deelnemers tijdens de middag nog moeten zoeken naar pionnen, dobbelstenen of ontbrekende spelonderdelen.
Controleer de spellen minstens één week vooraf op complete onderdelen. Reserveer ontbrekende spellen uiterlijk vijf dagen voor de spelmiddag; vooral populaire bord- en kaartspellen zijn anders lastig op tijd te regelen.
Maak per spelstation een bakje met het spel, de benodigde onderdelen, spelregels, pennen en scorekaarten. Label de bakjes, zodat je na afloop sneller ziet wat terug moet naar de juiste doos.
Zet minimaal 30 minuten vóór ontvangst de tafels, stoelen en spelstations klaar. Houd één tafel vrij voor ontvangst en één servicetafel voor drank, hapjes, borden en bekers; die ruimte wordt vaak te laat meegenomen in de indeling.
Zet dranken minstens twee uur vooraf koud en bereid hapjes zo veel mogelijk eerder op de dag. Noteer dieetwensen op een aparte plek en gebruik afzonderlijke schaaltjes, zodat speciale hapjes niet per ongeluk worden verwisseld.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een spelletjesmiddag organiseren?: Begin vier tot zes weken vooraf met datum, locatie en uitnodigingen. Verzamel aanmeldingen en dieetwensen uiterlijk één week voor de spelmiddag, zodat je de indeling en boodschappen kunt afronden.
Hoeveel spellen heb je nodig voor een spelletjesmiddag?: Reken op één spelstation per vier tot zes deelnemers. Voor 20 bezoekers zet je dus vier tot vijf stations klaar, plus één of twee reserveopties voor mensen die sneller klaar zijn.
Hoeveel tijd heb je nodig om een spelletjesmiddag klaar te zetten?: Plan minimaal 90 minuten voor tafels, stoelen, spelstations, regels, ontvangsttafel en hapjes. Zet dranken twee uur vooraf koud en zorg dat de ruimte uiterlijk 30 minuten voor ontvangst speelklaar is.
Hoe voorkom je dat een spelletjesmiddag chaotisch verloopt?: Werk met vaste spelrondes van 30 tot 45 minuten en hang de regels zichtbaar op. Wijs per ronde één begeleider aan die de uitleg doet en scorekaarten of timers bijhoudt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.