Zo organiseer je een taalcafé zonder onrustige start

Een taalcafé draait pas goed als deelnemers snel weten waar ze moeten zitten, welk taalniveau past en wat er per tafel gebeurt. Begin daarom met de ruimte, datum en aanmeldingen; werk daarna de groepen, begeleiding en gespreksthema’s uit. Verzamel taalniveaus en dieetwensen vóór je het programma maakt. Op de dag zelf bepalen een duidelijke ontvangsttafel, naambadges en ingerichte gesprekshoeken of je om 19.00 uur kunt starten of nog moet zoeken naar stoelen, werkbladen en begeleiders.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Ruimte reserveren
2
Datum en tijd bevestigen
3
Uitnodigingen opstellen
4
Uitnodigingen versturen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Aanmeldbevestigingen versturen
7
Dieetwensen verzamelen
8
Taalniveaus inventariseren
9
Gespreksbegeleiders uitnodigen
10
Programma indelen
2 personen
11
Gespreksthema's kiezen
2 personen
12
Taalspellen selecteren
2 personen
13
Werkbladen maken
2 personen
14
Naambadges voorbereiden
15
Tafelschikking bepalen
16
Materialen controleren
2 personen
17
Boodschappenlijst controleren
18
Boodschappen doen
2 personen
19
Dranken koelen
20
Werkbladen sorteren

Event

21
Ruimte openen
2 personen
22
Tafels opstellen
3 personen
23
Stoelen plaatsen
3 personen
24
Gesprekshoeken inrichten
2 personen
25
Ontvangsttafel klaarzetten
2 personen
26
Naambadges klaarleggen
27
Werkbladen klaarleggen
2 personen
28
Koffie en thee zetten
2 personen
29
Hapjes klaarzetten
2 personen
30
Deelnemers registreren
2 personen
31
Deelnemers verwelkomen
2 personen
32
Programma toelichten
33
Deelnemers aan tafels indelen
2 personen
34
Eerste gespreksronde begeleiden
4 personen
35
Dranken bijvullen
2 personen
36
Pauzehapjes serveren
2 personen
37
Tweede gespreksronde begeleiden
4 personen
38
Taalspel uitleggen
2 personen
39
Taalspel begeleiden
4 personen
40
Avondeten uitserveren
3 personen
41
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
42
Derde gespreksronde begeleiden
4 personen
43
Nieuwe deelnemers inschrijven
44
Koffie en thee bijvullen
2 personen
45
Vrij gesprek begeleiden
4 personen
46
Laatste drankronde serveren
2 personen
47
Afscheid van deelnemers begeleiden
2 personen

Nazorg

48
Eten en dranken opruimen
2 personen
49
Servies afwassen
2 personen
50
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
51
Afval verzamelen
2 personen
52
Ruimte schoonmaken
3 personen
53
Materialen sorteren
2 personen
54
Koelboxen leegmaken
55
Ruimte afsluiten
56
Geleende spullen retourneren
2 personen
57
Overgebleven materialen opbergen
2 personen
58
Deelnemersbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 50
Ontvangsttafel
Kapstokkenaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 50
Theeglazenaantal 50
Waterglazenaantal 50
Bordenaantal 50
Besteksetsaantal 50
Opscheplepelsaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Schalenaantal 8
Schenkkanaantal 4
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Keukenmessenaantal 2

Apparatuur

Koelboxenaantal 3
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Flip-oversaantal 3
Whiteboardsaantal 2
Wandklokkenaantal 2

Schrijfmateriaal

Markersaantal 24
Pennenaantal 60
Potlodenaantal 30
Gummenaantal 15
Plakbandrollenaantal 4

Spelmateriaal

Taalspelkaartenaantal 8
Dobbelstenenaantal 8
Zandlopersaantal 8

Decoratie

Naambadgehoudersaantal 50
Tafelbordjesaantal 8
Tafelkledenaantal 8

Verlichting

Tafellampenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Afwasbakkenaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Vraag bij de aanmelding naar het taalniveau én de gewenste gesprekstaal. Gebruik die informatie uiterlijk een week vooraf om deelnemers over de tafels en begeleiders te verdelen; anders ontstaan er tafels met alleen beginners of alleen gevorderden.
Plan per gespreksronde één duidelijk thema en leg de werkbladen per tafel klaar. Sorteer taalspelkaarten en andere materialen vóór de opening, zodat begeleiders niet tijdens de eerste ronde nog hoeven te knippen, zoeken of kopiëren.
Maak de tafelschikking voordat je de ruimte opent en geef elke tafel een vaste gespreksfunctie. Reken per tafel op voldoende stoelen, een marker en een zichtbaar bord of flip-over; een losse stapel materialen bij de ingang wordt snel vergeten.
Zet de ontvangsttafel klaar met naambadges, pennen en de aanmeldlijst. Houd bevestigde deelnemers en eventuele late wijzigingen bij, zodat je bij binnenkomst meteen weet wie nog ontbreekt en wie dieetwensen heeft.
Regel koffie, thee en water vóór de eerste gesprekken beginnen en koel dranken op tijd. Controleer ook verlengsnoeren, stekkerdozen en koffiezetapparaten vóór opening; zonder deze controle staan apparaten vaak klaar maar onbruikbaar door een ontbrekende aansluiting.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een taalcafé organiseren?: Reserveer de ruimte en bevestig datum en tijd minimaal 4 weken vooraf. Verstuur de uitnodigingen daarna meteen, zodat je ongeveer 1 week voor het taalcafé de aanmeldingen, taalniveaus en dieetwensen kunt verwerken.
Hoe deel je deelnemers in bij een taalcafé?: Verzamel bij de aanmelding het taalniveau, de gewenste taal en eventuele voorkeuren. Maak de tafelschikking 5 tot 7 dagen vooraf en houd per tafel rekening met een mix van niveaus, met een begeleider of duidelijke opdracht per gespreksronde.
Hoeveel gespreksthema's heb je nodig voor een taalcafé?: Kies minimaal 2 tot 3 gespreksthema’s voor een bijeenkomst met meerdere rondes. Leg per ronde één thema en de bijbehorende werkbladen of taalspelkaarten klaar, zodat deelnemers niet tegelijk verschillende opdrachten krijgen.
Wanneer zet je de ruimte klaar voor een taalcafé?: Open de ruimte bij voorkeur 60 tot 90 minuten voor de ontvangst. Zet eerst tafels, stoelen en gesprekshoeken neer, richt daarna de ontvangsttafel in en controleer als laatste de materialen, drankjes en aansluitingen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.