Sprachcafé organisieren: die vollständige Checkliste
Ein Sprachcafé steht und fällt mit einer guten Einteilung: Wer spricht wann mit wem, auf welchem Niveau und an welchem Tisch? Plane zuerst Raum und Termin, erfasse danach Anmeldungen, Sprachniveaus und Ernährungswünsche. In den letzten Tagen bereitest du Gesprächsthemen, Sprachspiele, Arbeitsblätter und Namensschilder vor. Am Veranstaltungstag brauchst du außerdem einen klaren Empfang, eingerichtete Gesprächsecken und gekühlte Getränke.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Raum reservieren
Datum und Uhrzeit bestätigen
Einladungen erstellen
Einladungen verschicken
Anmeldungen bearbeiten
Anmeldebestätigungen versenden
Ernährungswünsche erfassen
Sprachniveaus erfassen
Gesprächsleiter einladen
Programm einteilen
2 Personen
Gesprächsthemen wählen
2 Personen
Sprachspiele auswählen
2 Personen
Arbeitsblätter erstellen
2 Personen
Namensschilder vorbereiten
Tischanordnung festlegen
Materialien prüfen
2 Personen
Einkaufsliste prüfen
Einkaufen gehen
2 Personen
Getränke kühlen
Arbeitsblätter sortieren
Event
Raum öffnen
2 Personen
Tische aufstellen
3 Personen
Stühle aufstellen
3 Personen
Gesprächsecken einrichten
2 Personen
Empfangstisch bereitstellen
2 Personen
Namensschilder bereitlegen
Arbeitsplatten bereitstellen
2 Personen
Kaffee und Tee zubereiten
2 Personen
Snacks bereitstellen
2 Personen
Teilnehmer registrieren
2 Personen
Teilnehmer begrüßen
2 Personen
Programm vorstellen
Teilnehmer an Tischen einteilen
2 Personen
Die erste Gesprächsrunde moderieren
4 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Pausensnacks servieren
2 Personen
Zweite Gesprächsrunde betreuen
4 Personen
Sprachspiel erklären
2 Personen
Sprachspiel betreuen
4 Personen
Abendessen servieren
3 Personen
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
Dritte Gesprächsrunde begleiten
4 Personen
Neue Teilnehmer anmelden
Kaffee und Tee nachfüllen
2 Personen
Freies Gespräch moderieren
4 Personen
Letzte Getränkerunde servieren
2 Personen
Verabschiedung der Teilnehmer begleiten
2 Personen
Nachbereitung
Essen und Getränke aufräumen
2 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
Abfall sammeln
2 Personen
Raum reinigen
3 Personen
Materialien sortieren
2 Personen
Kühlboxen leeren
Raum abschließen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebene Materialien verstauen
2 Personen
Teilnehmernachricht versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 50
- Empfangstisch
- KleiderständerAnz. 2
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 50
- TeegläserAnz. 50
- WassergläserAnz. 50
- TellerAnz. 50
- BestecksetsAnz. 50
- ServierlöffelAnz. 6
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- SchüsselnAnz. 8
- KaraffeAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 2
- BrotmesserAnz. 2
- KüchenmesserAnz. 2
Ausstattung
- KühlboxenAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 3
- FlipchartsAnz. 3
- WhiteboardsAnz. 2
- WanduhrenAnz. 2
Schreibmaterial
- MarkerAnz. 24
- StifteAnz. 60
- BleistifteAnz. 30
- RadiergummisAnz. 15
- KlebebandrollenAnz. 4
Spielmaterial
- SprachspielkartenAnz. 8
- WürfelAnz. 8
- SanduhrenAnz. 8
Dekoration
- NamensschildhalterAnz. 50
- TischschilderAnz. 8
- TischdeckenAnz. 8
Beleuchtung
- TischlampenAnz. 6
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 4
- SpülbeckenAnz. 2
- ReinigungshandschuheAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Erfasse bei der Anmeldung nicht nur den Namen, sondern auch das Sprachniveau und Ernährungswünsche. So kannst du die Gesprächsgruppen vorab sinnvoll einteilen und Rückfragen spätestens einige Tage vor dem Termin klären.
- Bestätige Anmeldungen gesammelt und verschicke das Programm rechtzeitig. Plane pro Gesprächsrunde ein konkretes Thema oder Sprachspiel ein, damit die Gesprächsleiter nicht spontan Material suchen müssen.
- Bereite Namensschilder, Arbeitsblätter und Sprachspielkarten nach Gruppen sortiert vor. Lege zusätzlich Stifte, Bleistifte, Radiergummis und Marker am Empfangstisch oder in jeder Gesprächsecke bereit.
- Prüfe die Technik und das Mobiliar spätestens am Vortag: Tische, Stühle, Flipcharts oder Whiteboards, Wanduhren und Verlängerungskabel. Besonders Kaffeemaschinen und Wasserkocher brauchen erreichbare Anschlüsse.
- Kühle Getränke früh genug und stelle Kaffee, Tee und Wasser getrennt bereit. Rechne pro Person für die erste Stunde mit zwei bis drei Getränken und plane Teller, Besteck, Servierlöffel sowie Karaffe oder Thermoskannen ein.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man ein Sprachcafé organisieren?
- Beginne etwa vier bis sechs Wochen vorher mit Raumreservierung und Terminbestätigung. Einladungen sollten spätestens zwei bis drei Wochen vor dem Sprachcafé verschickt werden, damit du Anmeldungen und Sprachniveaus einteilen kannst.
- Wie teilt man Teilnehmer in einem Sprachcafé ein?
- Sammle bei der Anmeldung das Sprachniveau und ordne die Teilnehmer nach Möglichkeit in Gesprächsecken mit ähnlichem oder bewusst gemischtem Niveau ein. Plane pro Runde ungefähr 20 bis 30 Minuten ein und wechsle danach Thema oder Gesprächspartner.
- Wie viel Material braucht man für ein Sprachcafé?
- Plane für jede teilnehmende Person ein Namensschild und Schreibmaterial ein. Für jede Gesprächsecke solltest du mindestens ein Thema, ein Sprachspiel oder ein Arbeitsblatt sowie einen Satz Karten oder Marker bereitlegen.
- Wann soll der Raum für das Sprachcafé vorbereitet werden?
- Öffne den Raum mindestens 60 bis 90 Minuten vorher. In dieser Zeit stellst du Tische und Stühle auf, richtest die Gesprächsecken und den Empfangstisch ein, sortierst die Arbeitsblätter und kühlst die Getränke.
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