Checklist voor een goed georganiseerde spelletjesmiddag

Een spelletjesmiddag loopt soepel als bezoekers snel weten waar ze moeten zijn en direct kunnen beginnen. Regel eerst de datum, locatie en aanmeldingen, en verzamel daarbij dieetwensen. Controleer daarna de spelleninventaris, reserveer ontbrekende spellen en werk de spelregels, prijzen en scorekaarten uit. Op de dag zelf richt je spelstations, ontvangsttafel en servicetafel in voordat de eerste bezoekers binnenkomen. Met deze checklist houd je de voorbereiding en begeleiding overzichtelijk.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Spelleninventaris controleren
2 personen
Ontbrekende spellen reserveren
Prijzen en spelkaarten regelen
Indeling van de ruimte maken
2 personen
Spelregels selecteren
2 personen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Spellen en materialen labelen
2 personen
Prijzen en scorekaarten klaarleggen
2 personen
Locatie openen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Spelstations inrichten
4 personen
Versiering ophangen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Servicetafel inrichten
2 personen
Spelregels zichtbaar ophangen
2 personen
Ontvangsttafel klaarzetten
2 personen

Event

Bezoekers ontvangen
3 personen
Spelmiddag uitleggen
2 personen
Spelrondes begeleiden
5 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Spellen wisselen
3 personen
Pizzamaaltijd serveren
4 personen
Avondspellen begeleiden
5 personen
Winnaars bekendmaken
2 personen
Afscheid nemen van bezoekers
3 personen

Nazorg

Spellen verzamelen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Materialen controleren en opbergen
2 personen
Geleende spellen retourneren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 50
Tafelkledenaantal 8
Kapstokkenaantal 2

Spelmateriaal

Bordspellenaantal 20
Kaartspellenaantal 10
Puzzelsaantal 6
Dobbelstenenaantal 30
Spelonderdelenbakjesaantal 20
Keukentimersaantal 6
Scorebordenaantal 8
Prijzenaantal 20
Pionnenaantal 50
Speelkaartenhoudersaantal 10

Schrijfmateriaal

Whiteboardsaantal 4
Whiteboardstiftenaantal 16
Pennenaantal 30
Notitieblokkenaantal 10

Decoratie

Slingersaantal 8
Ballonnenaantal 50
Plakbandaantal 4
Naamstickersaantal 60

Servies

Herbruikbare bekersaantal 60
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Serveerbladenaantal 6
Schaaltjesaantal 12

Keuken

Waterkokersaantal 2
Koffiethermoskannenaantal 3
Koelboxenaantal 4
Pizzasnijderaantal 2
Keukenmessenaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilsetsaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Verlichting

Lichtslingersaantal 4

Apparatuur

Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Controleer de spelleninventaris uiterlijk één week vooraf. Test ontbrekende onderdelen, zoals dobbelstenen, pionnen of spelonderdelenbakjes, en reserveer spellen die je niet compleet hebt.
Maak per spelstation een vaste bak met het spel, de spelregels, scorekaarten, pennen en eventuele keukentimer. Zo hoef je tijdens de spelrondes niet telkens materiaal te zoeken.
Plan minimaal 60 minuten voor de start op locatie in voor tafels en stoelen, spelstations, versiering en de ontvangsttafel. Zet spelregels zichtbaar neer voordat bezoekers arriveren.
Zet dranken minstens 2 uur vooraf koud en reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon. Gebruik een aparte servicetafel voor bekers, borden, bestek, schaaltjes en hapjes.
Label prijzen en scorekaarten per spel of ronde voordat je de locatie opent. Leg naamstickers bij de ontvangsttafel en noteer daar ook last-minute wijzigingen in aanmeldingen of dieetwensen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een spelletjesmiddag organiseren?: Begin minimaal 3 weken vooraf met datum, locatie en uitnodigingen. Controleer één week vooraf de aanmeldingen, dieetwensen en spellen; plan op de dag zelf minstens 60 minuten opbouwtijd.
Hoeveel spellen heb ik nodig voor een spelletjesmiddag?: Zorg voor minstens 1 spelstation per 4 tot 6 bezoekers. Leg per station 1 hoofdspel klaar en houd 2 tot 3 extra spellen achter de hand voor verschillende leeftijden, groepsgroottes of een snelle wissel.
Hoeveel drankjes heb ik nodig voor een spelletjesmiddag?: Reken op 2 tot 3 drankjes per persoon voor het eerste uur en daarna ongeveer 1 tot 2 per persoon per uur. Zet water, koffie en andere dranken minstens 2 uur vooraf klaar of koud.
Wanneer moet ik de spelregels en scorekaarten klaarleggen?: Maak de selectie uiterlijk 3 dagen vooraf en leg spelregels, prijzen en scorekaarten op de dag zelf minimaal 30 minuten voor de start per spelstation klaar. Hang de belangrijkste regels zichtbaar op.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.