Checklist pour organiser un café linguistique
Un café linguistique demande plus qu’une salle et quelques tables. Il faut connaître le niveau de langue des participants, prévoir des facilitateurs, préparer des thèmes et organiser les espaces pour que les conversations commencent facilement. Cette checklist de 58 tâches vous guide des premières réservations à l’ouverture de la salle. Elle inclut aussi les badges, les fiches de travail, les jeux de langue, les boissons et le matériel souvent oublié.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Réserver la salle
Confirmer la date et l'heure
Rédiger les invitations
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Envoyer les confirmations d'inscription
Recueillir les besoins alimentaires
Recenser les niveaux de langue
Inviter les facilitateurs de discussion
Répartir le programme
2 personnes
Choisir les thèmes de discussion
2 personnes
Sélectionner des jeux de langue
2 personnes
Créer des fiches de travail
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Définir la disposition des tables
Vérifier le matériel
2 personnes
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
Trier les feuilles de travail
Événement
Ouvrir la salle
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Aménager des espaces de discussion
2 personnes
Installer la table d’accueil
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Préparer les plans de travail
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas
2 personnes
Enregistrer les participants
2 personnes
Accueillir les participants
2 personnes
Présenter le programme
Répartir les participants aux tables
2 personnes
Animer le premier tour d'entretiens
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir les en-cas de pause
2 personnes
Animer le deuxième tour d’entretiens
4 personnes
Expliquer le jeu linguistique
2 personnes
Animer le jeu de langue
4 personnes
Servir le dîner
3 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Animer le troisième tour d’entretien
4 personnes
Inscrire les nouveaux participants
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
Animer une discussion libre
4 personnes
Servir le dernier tour de boissons
2 personnes
Accompagner le départ des participants
2 personnes
Suivi
Ranger la nourriture et les boissons
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Trier les matériaux
2 personnes
Vider les glacières
Fermer la salle
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger le matériel restant
2 personnes
Envoyer le message aux participants
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 8
- Chaisesqté 50
- Table d’accueil
- Porte-manteauxqté 2
Vaisselle
- Tasses à caféqté 50
- Verres à théqté 50
- Verres à eauqté 50
- Assiettesqté 50
- Couvertsqté 50
- Louchesqté 6
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 4
- Saladiersqté 8
- Carafeqté 4
- Planches à découperqté 2
- Couteaux à painqté 2
- Couteaux de cuisineqté 2
Équipement
- Glacièresqté 3
- Rallongesqté 3
- Multiprisesqté 3
- Chevaletsqté 3
- Tableaux blancsqté 2
- Horloges muralesqté 2
Matériel d’écriture
- Marqueursqté 24
- Stylosqté 60
- Crayonsqté 30
- Gommesqté 15
- Rouleaux de ruban adhésifqté 4
Matériel de jeu
- Cartes de jeux de langueqté 8
- Désqté 8
- Sablierqté 8
Décoration
- Supports de badges nominatifsqté 50
- Pancartes de tableqté 8
- Nappesqté 8
Éclairage
- Lampes de tableqté 6
Nettoyage
- Poubellesqté 4
- Bacs à vaisselleqté 2
- Gants de nettoyageqté 4
Catering
- Courses
Conseils
- Commencez par confirmer la salle, la date et l’heure avant d’envoyer les invitations. Prévoyez au moins 2 à 3 semaines pour recueillir les inscriptions et ajuster l’organisation.
- Demandez le niveau de langue et les besoins alimentaires dès l’inscription. Ces informations permettent de répartir les groupes et d’éviter de découvrir des contraintes le jour même.
- Invitez les facilitateurs assez tôt et attribuez à chacun un thème ou un espace de discussion. Pour une séance de 2 heures, prévoyez au moins 3 à 4 thèmes ou activités afin de varier les échanges.
- Préparez les badges, fiches, stylos et cartes de jeux avant l’arrivée des participants. Triez les documents par table ou par niveau pour réduire les interruptions pendant la séance.
- Ouvrez la salle 45 à 60 minutes avant le début. Installez l’accueil, les tables, les chaises et les espaces de discussion, puis vérifiez les bouilloires, machines à café, rallonges et multiprises avant de refroidir et servir les boissons.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un café linguistique ?
- Prévoyez idéalement 2 à 3 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver la salle, envoyer les invitations, traiter les inscriptions, recruter les facilitateurs et préparer les activités.
- Quand envoyer les invitations pour un café linguistique ?
- Envoyez-les environ 14 à 21 jours avant la rencontre. Fixez une date limite d’inscription 3 à 5 jours avant l’événement pour connaître les niveaux, les besoins alimentaires et le nombre de participants.
- Combien de facilitateurs faut-il prévoir ?
- Prévoyez environ 1 facilitateur pour 6 à 10 participants dans un espace de discussion. Ajoutez au moins 1 personne de remplacement si la séance dépend de plusieurs tables ou niveaux.
- À quelle heure préparer la salle pour un café linguistique ?
- Arrivez 45 à 60 minutes avant l’heure annoncée. Comptez ce temps pour installer les tables et les chaises, créer les espaces de discussion, préparer l’accueil, trier les fiches et vérifier le matériel.
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