Symposium organiseren: checklist en planning
Een symposium vraagt vooral om strakke afstemming tussen programma, sprekers, locatie en techniek. Leg het programma eerst definitief vast en bevestig daarna de locatie, catering en technische ondersteuning. Open vervolgens de aanmeldingen, verzamel dieetwensen en sprekersinformatie en publiceer het programma online. In de laatste week draait alles om controleren: presentaties testen, naamkaartjes sorteren, aantallen doorgeven en de registratie klaarzetten.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Programma definitief maken
2 personen
Sprekers bevestigen
2 personen
Locatie reserveren
Catering reserveren
Techniek reserveren
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Aanmeldformulier publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotie op campus starten
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Sprekersinformatie verzamelen
Presentaties opvragen
Programma online publiceren
Naamkaartjes ontwerpen
Draaiboek afdrukken
Routebeschrijving maken
Bewegwijzering ontwerpen
Registratielijst controleren
2 personen
Naamkaartjes printen
2 personen
Badges sorteren
2 personen
Presentaties verzamelen
Presentaties testen
2 personen
Catering aantallen doorgeven
Boodschappen doen
3 personen
Printmateriaal klaarleggen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Event
Locatie openen
2 personen
Leveringen aannemen
2 personen
Zaal controleren
2 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Podiumtafel plaatsen
3 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Cateringbuffet inrichten
3 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Presentaties klaarzetten
2 personen
Beamer aansluiten
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Licht en geluid testen
2 personen
Sprekers ontvangen
2 personen
Sprekers instrueren
2 personen
Registratieteam briefen
2 personen
Bezoekers registreren
4 personen
Programma uitdelen
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Opening aankondigen
Sprekers begeleiden
2 personen
Presentaties bedienen
Tijdschema bewaken
Vragen uit de zaal verzamelen
2 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Koffiepauze verzorgen
3 personen
Servies verzamelen
2 personen
Panelgesprek begeleiden
2 personen
Microfoons doorgeven
2 personen
Dinerbuffet klaarzetten
4 personen
Dinerbuffet aanvullen
3 personen
Dinerbuffet serveren
4 personen
Dieetmaaltijden uitgeven
2 personen
Netwerkborrel klaarzetten
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Afscheid aankondigen
Bezoekers uitgeleiden
2 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Nazorg
Servies verzamelen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Buffetten afbreken
3 personen
Zaal leegmaken
4 personen
Tafels en stoelen terugzetten
4 personen
Oppervlakken schoonmaken
3 personen
Keuken schoonmaken
3 personen
Toiletten controleren
Verloren voorwerpen verzamelen
Materialen inventariseren
2 personen
Apparatuur retourneren
2 personen
Servies retourneren
2 personen
Restanten opslaan
2 personen
Afval afvoeren
2 personen
Bedankmail versturen
Presentaties delen
Aanwezigheidslijst archiveren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Stoelenaantal 100
- Tafelsaantal 12
- Podiumtafel
- Krukkenaantal 6
- Registratietafelaantal 2
- Buffettafelsaantal 6
- Kledingrekkenaantal 2
Apparatuur
- Beameraantal 2
- Projectieschermaantal 2
- Laptopaantal 3
- HDMI-kabelsaantal 4
- HDMI-adaptersaantal 4
- Stekkerdozenaantal 8
- Verlengkabelsaantal 8
- Draadloze microfoonsaantal 4
- Microfoonstandaardsaantal 3
- Luidsprekersaantal 2
- Mengpaneel
- Presentatieklikkeraantal 2
- Laserpointeraantal 2
- USB-sticksaantal 4
- Whiteboard
- Flip-overbordaantal 2
- Flip-overstandaardsaantal 2
- Flip-overvellenaantal 3
- Ventilatorenaantal 2
Servies
- Koffiekopjesaantal 100
- Waterglazenaantal 120
- Wijnglazenaantal 100
- Bordenaantal 120
- Besteksetsaantal 120
- Serveerschalenaantal 20
- Serveertangenaantal 12
- Koffiekannenaantal 6
- Theepottenaantal 4
- Waterkannenaantal 10
- Thermoskannenaantal 6
Decoratie
- Tafelkledenaantal 12
- Podiumachtergrond
- Bloemstukkenaantal 8
- Naambordjes voor sprekersaantal 8
- Pijlbordenaantal 12
- Registratiebord
- Pennenbakjesaantal 4
Verlichting
- Ledlampenaantal 6
- Sfeerverlichtingaantal 4
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Waterkokersaantal 3
- Koelboxenaantal 4
- IJsblokbakkenaantal 4
- Snijplankenaantal 4
- Koksnetjesaantal 10
- Aluminiumfolieaantal 4
- Vershoudfolieaantal 4
- Maatbekersaantal 2
- Scharenaantal 4
- Flessenopenersaantal 4
- Kurkentrekkersaantal 3
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Schoonmaakemmersaantal 4
- Vloermoppenaantal 4
- Bezemsetsaantal 3
- Stofzuiger
- Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Catering
- Boodschappen
Papierwaren
- Naamkaartjesaantal 120
- Programmafoldersaantal 120
- Evaluatieformulierenaantal 100
- Notitieblokkenaantal 100
- Balpennenaantal 120
- Sprekerskaartjesaantal 10
- Tafelnummerkaartenaantal 12
- Presentatiebordjesaantal 10
- Enveloppenaantal 20
- Plakbandaantal 6
- Dubbelzijdige tapeaantal 4
- Nietmachinesaantal 3
- Paperclipsaantal 4
- Markersaantal 12
- Pennenaantal 20
Veiligheid
- Kabelmattenaantal 12
- Antislipmattenaantal 6
- Zaklampenaantal 4
- Reservebatterijenaantal 24
- EHBO-doos
Tips
- Plan een vaste deadline voor sprekersinformatie en presentaties, bijvoorbeeld 7 dagen voor het symposium. Zo kun je bestanden verzamelen, controleren en op één laptop testen in plaats van op de dag zelf te zoeken.
- Controleer de techniek minstens één keer met de echte laptop, beamer, HDMI-kabels, adapters en presentatieklikker. Leg ook stekkerdozen en verlengkabels klaar; die worden bij een symposium vaak pas gemist wanneer de zaal al volloopt.
- Geef de cateraar het definitieve aantal deelnemers zodra de aanmeldingen sluiten en houd dieetwensen apart bij. Tel niet alleen maaltijden, maar controleer ook of er genoeg koffiekopjes, waterglazen, borden en buffettafels zijn.
- Maak de registratie vooraf uitvoerbaar: controleer de registratielijst, print naamkaartjes en sorteer badges alfabetisch. Zet de registratietafel zo neer dat bezoekers niet tegelijk de ingang, garderobe of bewegwijzering blokkeren.
- Druk het draaiboek uiterlijk de dag vóór het symposium af en geef een exemplaar aan de registratie, techniek en dagvoorzitter. Neem daarin ook de routebeschrijving, bewegwijzering en het programma met tijden op, zodat vragen niet allemaal bij één organisator terechtkomen.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een symposium organiseren?
- Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf. Leg in de eerste maand het programma, de locatie, sprekers, catering en techniek vast; gebruik de laatste 2 weken voor aanmeldingen, presentaties en logistieke controles.
- Wanneer moet ik sprekers bevestigen voor een symposium?
- Bevestig sprekers zodra het programma en de locatie voorlopig vaststaan, idealiter 8 tot 12 weken vooraf. Vraag hun definitieve presentatie uiterlijk 7 dagen voor het symposium op, zodat je alles kunt testen.
- Wanneer moet ik de catering voor een symposium bestellen?
- Reserveer de catering zodra de datum en locatie vaststaan, meestal 6 tot 10 weken vooraf. Geef het definitieve aantal deelnemers en de dieetwensen 3 tot 5 werkdagen voor het symposium door, volgens de deadline van de cateraar.
- Wat moet ik de dag voor een symposium controleren?
- Controleer de registratielijst, naamkaartjes, badges, presentaties, routebeschrijving en bewegwijzering één dag vooraf. Test bovendien beamer, scherm, laptop, microfoons, luidsprekers en aansluitingen volledig in de zaal.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!