Checklist pour organiser un symposium sans rien oublier

Organiser un symposium demande de synchroniser le programme, les intervenants, la salle, la technique et les inscriptions. Cette checklist rassemble les étapes à suivre, de la réservation du lieu jusqu’au test des présentations. Elle couvre aussi les détails souvent réglés trop tard : besoins alimentaires, badges, signalétique, itinéraire et quantités à transmettre au traiteur. Utilise-la pour répartir les responsabilités et vérifier l’avancement avant le jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Finaliser le programme
2 personnes
Confirmer les intervenants
2 personnes
Réserver le lieu
Réserver le catering
Réserver la technique
Rédiger les invitations
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Lancer la promotion sur le campus
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Rassembler les informations sur les intervenants
Demander les présentations
Publier le programme en ligne
Concevoir les badges nominatifs
Imprimer le déroulé
Rédiger l’itinéraire
Concevoir la signalétique
Vérifier la liste d'inscription
2 personnes
Imprimer les badges nominatifs
2 personnes
Trier les badges
2 personnes
Rassembler les présentations
Tester les présentations
2 personnes
Communiquer les quantités au traiteur
Faire les courses
3 personnes
Préparer le matériel imprimé
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Recevoir les livraisons
2 personnes
Vérifier la salle
2 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer la table de scène
3 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Préparer les présentations
2 personnes
Brancher le vidéoprojecteur
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Tester l'éclairage et le son
2 personnes
Accueillir les intervenants
2 personnes
Briefer les intervenants
2 personnes
Briefer l'équipe d'inscription
2 personnes
Enregistrer les visiteurs
4 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Annoncer l'ouverture
Accompagner les intervenants
2 personnes
Animer les présentations
Veiller au planning
Recueillir les questions de la salle
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Assurer la pause café
3 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Animer le débat
2 personnes
Passer les microphones
2 personnes
Mettre en place le buffet du dîner
4 personnes
Réapprovisionner le buffet du dîner
3 personnes
Servir le buffet du dîner
4 personnes
Servir les repas adaptés
2 personnes
Installer le cocktail de réseautage
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Annoncer le départ
Reconduire les visiteurs
2 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes

Suivi

Rassembler la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Démonter les buffets
3 personnes
Vider la salle
4 personnes
Remettre les tables et les chaises en place
4 personnes
Nettoyer les surfaces
3 personnes
Nettoyer la cuisine
3 personnes
Vérifier les toilettes
Rassembler les objets perdus
Inventorier le matériel
2 personnes
Retourner le matériel
2 personnes
Retourner la vaisselle
2 personnes
Ranger les restes
2 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Envoyer un e-mail de remerciement
Partager les présentations
Archiver la liste de présence

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 100
Tablesqté 12
Table de scène
Tabouretsqté 6
Table d'inscriptionqté 2
Tables de buffetqté 6
Portants à vêtementsqté 2

Équipement

Vidéoprojecteurqté 2
Écran de projectionqté 2
Ordinateur portableqté 3
Câbles HDMIqté 4
Adaptateurs HDMIqté 4
Multiprisesqté 8
Rallongesqté 8
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 3
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Cliqueur de présentationqté 2
Pointeur laserqté 2
Clés USBqté 4
Tableau blanc
Panneau de paperboardqté 2
Supports pour paperboardqté 2
Feuilles de paperboardqté 3
Ventilateursqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verres à eauqté 120
Verres à vinqté 100
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 20
Pinces de serviceqté 12
Pichets à caféqté 6
Théièresqté 4
Carafes d’eauqté 10
Thermosqté 6

Décoration

Nappesqté 12
Fond de scène
Compositions floralesqté 8
Badges nominatifs pour les intervenantsqté 8
Panneaux indicateursqté 12
Panneau d’inscription
Pots à stylosqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 6
Éclairage d’ambianceqté 4

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 4
Planches à découperqté 4
Charlotte de cuisineqté 10
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4
Verres doseursqté 2
Ciseauxqté 4
Tire-bouchonsqté 4
Tire-bouchonsqté 3

Nettoyage

Poubellesqté 8
Seaux de nettoyageqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Aspirateur
Gants de nettoyageqté 8

Catering

Courses

Papeterie

Badges nominatifsqté 120
Brochures du programmeqté 120
Formulaires d’évaluationqté 100
Blocs-notesqté 100
Stylos à billeqté 120
Cartes des intervenantsqté 10
Cartes de numéros de tableqté 12
Panneaux de présentationqté 10
Enveloppesqté 20
Ruban adhésifqté 6
Ruban adhésif double faceqté 4
Agrafeusesqté 3
Trombonesqté 4
Marqueursqté 12
Stylosqté 20

Sécurité

Passe-câblesqté 12
Tapis antidérapantsqté 6
Lampes de pocheqté 4
Piles de rechangeqté 24
Trousse de premiers secours

Conseils

Finalise le programme avant d’envoyer les invitations : les horaires, les intervenants et les informations pratiques doivent être suffisamment stables pour éviter plusieurs versions du même message.
Réserve la technique en même temps que la salle. Pour les présentations, vérifie le vidéoprojecteur, l’écran, l’ordinateur, les câbles HDMI, les adaptateurs, les multiprises et les rallonges au moins quelques jours avant.
Demande les besoins alimentaires dès l’inscription et transmets les quantités définitives au traiteur après la clôture ou la dernière mise à jour de la liste. Ne compte pas uniquement sur les réponses reçues par e-mail.
Prépare les badges nominatifs à partir de la liste d’inscription, puis trie-les par ordre alphabétique ou par groupe. Cette étape prend du temps si des corrections arrivent le matin même.
Rassemble toutes les présentations sur un ordinateur et une clé USB, puis teste-les sur le matériel prévu. Vérifie aussi les microphones, les haut-parleurs et le cliqueur avant l’arrivée du premier intervenant.

Questions fréquentes

Quand réserver une salle pour un symposium ?: Réserve la salle dès que la date et le format sont suffisamment définis, idéalement plusieurs semaines à l’avance. Vérifie immédiatement la capacité, la disposition des chaises et tables, l’accès à la technique et l’espace d’accueil.
Quand envoyer les invitations à un symposium ?: Envoie-les une fois le programme, les intervenants et le formulaire d’inscription prêts. Prévois au moins deux relances avant la date de l’événement et fixe une date limite claire pour les inscriptions et les besoins alimentaires.
Combien de temps avant un symposium faut-il tester les présentations ?: Rassemble les fichiers au plus tard la veille et effectue un test complet avant l’ouverture des portes. Prévois au moins 30 minutes sur place pour vérifier les formats, les vidéos, le son, les adaptateurs et le passage d’un intervenant à l’autre.
Quand préparer les badges et la signalétique d’un symposium ?: Conçois les badges et la signalétique après avoir stabilisé les inscriptions et le programme. Imprime les badges la veille ou le matin même seulement si les changements sont limités, puis installe l’itinéraire et les panneaux avant l’arrivée des participants.

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