Checklist para organizar un simposio sin olvidar nada
Organizar un simposio requiere coordinar programa, ponentes, asistentes, catering y medios técnicos en un orden preciso. Empieza cerrando el programa y confirmando a cada ponente antes de abrir las inscripciones. Después, controla las preferencias dietéticas, recopila las presentaciones y prepara acreditaciones, señalización y registro. Esta checklist reúne 83 tareas y 85 elementos para llegar al día del simposio con la logística comprobada.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Definir el programa final
2 personas
Confirmar ponentes
2 personas
Reservar el lugar
Reservar el catering
Reservar técnica
Redactar invitaciones
2 personas
Publicar el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Lanzar la promoción en el campus
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Recopilar información de los ponentes
Solicitar presentaciones
Publicar el programa en línea
Diseñar tarjetas de nombre
Imprimir el plan de trabajo
Hacer indicaciones de ruta
Diseñar la señalización
Comprobar la lista de registro
2 personas
Imprimir etiquetas con nombres
2 personas
Clasificar acreditaciones
2 personas
Recopilar las presentaciones
Probar presentaciones
2 personas
Comunicar las cantidades de catering
Hacer la compra
3 personas
Preparar el material impreso
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Evento
Abrir la ubicación
2 personas
Recibir las entregas
2 personas
Comprobar la sala
2 personas
Colocar las sillas
4 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar la mesa del escenario
3 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Montar el buffet de catering
3 personas
Montar el punto de café
2 personas
Colgar señalización
2 personas
Preparar las presentaciones
2 personas
Conectar el proyector
2 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Probar la luz y el sonido
2 personas
Recibir a los ponentes
2 personas
Instruir a los ponentes
2 personas
Informar al equipo de registro
2 personas
Registrar a los visitantes
4 personas
Repartir el programa
2 personas
Servir café y té
3 personas
Anunciar la apertura
Coordinar a los ponentes
2 personas
Gestionar las presentaciones
Vigilar el horario
Recoger preguntas del público
2 personas
Rellenar las bebidas
3 personas
Organizar la pausa del café
3 personas
Recoger la vajilla
2 personas
Moderación del panel de debate
2 personas
Pasar los micrófonos
2 personas
Preparar el bufé de cena
4 personas
Reponer el buffet de cena
3 personas
Servir el bufé de cena
4 personas
Entregar comidas especiales
2 personas
Montar el aperitivo de networking
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Anunciar la despedida
Acompañar a los visitantes a la salida
2 personas
Apagar el equipo
2 personas
Seguimiento
Recoger la vajilla
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Desmontar los buffets
3 personas
Desocupar la sala
4 personas
Volver a colocar las mesas y sillas
4 personas
Limpiar superficies
3 personas
Limpiar la cocina
3 personas
Comprobar los baños
Recoger objetos perdidos
Inventariar materiales
2 personas
Devolver el equipo
2 personas
Devolver la vajilla
2 personas
Guardar los restos
2 personas
Retirar los residuos
2 personas
Enviar correo de agradecimiento
Compartir las presentaciones
Archivar la lista de asistencia
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 100
- Mesascant. 12
- Mesa del escenario
- Taburetescant. 6
- Mesa de registrocant. 2
- Mesas de buffetcant. 6
- Percheroscant. 2
Equipo
- Proyectorcant. 2
- Pantalla de proyeccióncant. 2
- Portátilcant. 3
- Cables HDMIcant. 4
- Adaptadores HDMIcant. 4
- Regletascant. 8
- Cables alargadorescant. 8
- Micrófonos inalámbricoscant. 4
- Soportes para micrófonocant. 3
- Altavocescant. 2
- Mesa de mezclas
- Clic de presentacióncant. 2
- Puntero lásercant. 2
- Memorias USBcant. 4
- Pizarra blanca
- Atril de hojascant. 2
- Atriles de rotafoliocant. 2
- Hojas de rotafoliocant. 3
- Ventiladorescant. 2
Vajilla
- Tazas de cafécant. 100
- Vasos para aguacant. 120
- Copas de vinocant. 100
- Platoscant. 120
- Cubiertoscant. 120
- Bandejas de servircant. 20
- Pinzas de servircant. 12
- Jarras de cafécant. 6
- Teterascant. 4
- Jarras de aguacant. 10
- Termoscant. 6
Decoración
- Mantelescant. 12
- Fondo del escenario
- Arreglos floralescant. 8
- Carteles con nombres para los ponentescant. 8
- Carteles direccionalescant. 12
- Cartel de registro
- Portalápicescant. 4
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 6
- Iluminación ambientalcant. 4
Cocina
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 3
- Neveras portátilescant. 4
- Cubiterascant. 4
- Tablas de cortarcant. 4
- Gorros de cocinerocant. 10
- Papel de aluminiocant. 4
- Film transparentecant. 4
- Jarras medidorascant. 2
- Tijerascant. 4
- Abrebotellascant. 4
- Sacacorchoscant. 3
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Cubos de limpiezacant. 4
- Fregonascant. 4
- Sets de escobacant. 3
- Aspiradora
- Guantes de limpiezacant. 8
Catering
- Compras
Artículos de papel
- Tarjetas de nombrecant. 120
- Folletos del programacant. 120
- Formularios de evaluacióncant. 100
- Bloc de notascant. 100
- Bolígrafoscant. 120
- Tarjetas para ponentescant. 10
- Tarjetas con números de mesacant. 12
- Carteles de presentacióncant. 10
- Sobrescant. 20
- Cinta adhesivacant. 6
- Cinta adhesiva de doble caracant. 4
- Grapadorascant. 3
- Clipscant. 4
- Marcadorescant. 12
- Bolígrafoscant. 20
Seguridad
- Alfombrillas para cablescant. 12
- Alfombrillas antideslizantescant. 6
- Linternascant. 4
- Baterías de repuestocant. 24
- Botiquín de primeros auxilios
Consejos
- Cierra el programa y confirma a los ponentes antes de enviar invitaciones: así puedes publicar horarios, sesiones y nombres sin cambios de última hora.
- Abre el formulario de inscripción con tiempo suficiente para recopilar datos de contacto y preferencias dietéticas; comunica las cantidades definitivas al catering cuando cierre el plazo.
- Pide las presentaciones antes del evento y haz una prueba completa en el portátil y el proyector. Comprueba también los cables HDMI, adaptadores, alargadores, regletas y el clic de presentación.
- Prepara el registro por adelantado: imprime la lista de asistentes, las etiquetas con nombres y las acreditaciones, y clasifícalas por orden alfabético para reducir las colas durante los primeros 15 minutos.
- Haz un recorrido del lugar antes de la apertura: verifica la mesa de registro, las sillas, la mesa del escenario, los micrófonos, los altavoces, la pantalla y las indicaciones de ruta.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un simposio?
- Empieza entre 8 y 12 semanas antes si participan varios ponentes y necesitas reservar lugar, catering y técnica. Deja cerrados el programa y las confirmaciones al menos 4 semanas antes de la fecha.
- ¿Cuándo hay que pedir las presentaciones de los ponentes?
- Solicítalas entre 7 y 10 días antes del simposio y fija una fecha límite concreta. Haz la prueba de todas las presentaciones como mínimo un día antes, no al comenzar la primera sesión.
- ¿Cuánto catering calcular para un simposio?
- Calcula las cantidades a partir de las inscripciones confirmadas y añade aproximadamente un 5 % de margen. Recoge las preferencias dietéticas hasta 5 días antes para comunicarlas al catering junto con el pedido final.
- ¿Qué hay que preparar para el registro de asistentes?
- Ten lista la mesa de registro, la lista impresa, las etiquetas con nombres y las acreditaciones al menos 30 minutos antes de abrir las puertas. Ordenar las acreditaciones alfabéticamente suele evitar esperas durante la llegada.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!