Symposium organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Symposium steht und fällt mit einem klaren Programm, bestätigten Referenten und zuverlässiger Technik. Plane zuerst Ort, Ablauf und Anmeldungen, bevor du Einladungen verschickst. In den letzten Wochen geht es um Präsentationen, Namensschilder, Cateringmengen und die Registrierung vor Ort. Diese Checkliste hilft dir, die 83 Aufgaben in der richtigen Reihenfolge abzuarbeiten und die 85 benötigten Dinge rechtzeitig bereitzulegen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Programm finalisieren
2 Personen
Referenten bestätigen
2 Personen
Location reservieren
Catering reservieren
Technik reservieren
Einladungen erstellen
2 Personen
Anmeldeformular veröffentlichen
Einladungen verschicken
2 Personen
Promotion auf dem Campus starten
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Sprecherinformationen sammeln
Präsentationen anfordern
Programm online veröffentlichen
Namensschilder entwerfen
Drehbuch ausdrucken
Wegbeschreibung erstellen
Beschilderung entwerfen
Registrierungsliste prüfen
2 Personen
Namensschilder drucken
2 Personen
Badges sortieren
2 Personen
Präsentationen sammeln
Präsentationen testen
2 Personen
Catering-Mengen durchgeben
Einkaufen gehen
3 Personen
Druckmaterial bereitlegen
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen

Event

Location öffnen
2 Personen
Lieferungen annehmen
2 Personen
Saal kontrollieren
2 Personen
Stühle aufstellen
4 Personen
Tische aufstellen
3 Personen
Podiumstisch aufstellen
3 Personen
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
Beschilderung anbringen
2 Personen
Präsentationen vorbereiten
2 Personen
Beamer anschließen
2 Personen
Mikrofone testen
2 Personen
Licht und Ton testen
2 Personen
Referenten empfangen
2 Personen
Referenten einweisen
2 Personen
Registrierungsteam briefen
2 Personen
Besucher registrieren
4 Personen
Programm verteilen
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
Eröffnung ankündigen
Redner betreuen
2 Personen
Präsentationen betreuen
Zeitplan überwachen
Fragen aus dem Publikum sammeln
2 Personen
Getränke nachfüllen
3 Personen
Kaffeepause organisieren
3 Personen
Geschirr sammeln
2 Personen
Podiumsgespräch begleiten
2 Personen
Mikrofone weitergeben
2 Personen
Dinnerbuffet vorbereiten
4 Personen
Abendbuffet auffüllen
3 Personen
Abendbuffet servieren
4 Personen
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
Netzwerkempfang vorbereiten
3 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Abschied ankündigen
Besucher verabschieden
2 Personen
Geräte ausschalten
2 Personen

Nachbereitung

Geschirr sammeln
3 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Buffets abbauen
3 Personen
Saal räumen
4 Personen
Tische und Stühle zurückstellen
4 Personen
Oberflächen reinigen
3 Personen
Küche reinigen
3 Personen
Toiletten kontrollieren
Fundsachen sammeln
Materialien inventarisieren
2 Personen
Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
Geschirr zurückbringen
2 Personen
Reste einlagern
2 Personen
Abfall entsorgen
2 Personen
Dankesmail versenden
Präsentationen teilen
Anwesenheitsliste archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 100
TischeAnz. 12
Podiumstisch
HockerAnz. 6
RegistrierungstischAnz. 2
BuffetischeAnz. 6
KleiderständerAnz. 2

Ausstattung

BeamerAnz. 2
ProjektionsleinwandAnz. 2
LaptopAnz. 3
HDMI-KabelAnz. 4
HDMI-AdapterAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
FunkmikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 3
LautsprecherAnz. 2
Mischpult
PräsentationsklickerAnz. 2
LaserpointerAnz. 2
USB-SticksAnz. 4
Whiteboard
FlipchartAnz. 2
Flipchart-StänderAnz. 2
FlipchartblätterAnz. 3
VentilatorenAnz. 2

Geschirr

KaffeetassenAnz. 100
WassergläserAnz. 120
WeingläserAnz. 100
TellerAnz. 120
BestecksetsAnz. 120
ServierschalenAnz. 20
ServierzangenAnz. 12
KaffeekannenAnz. 6
TeekannenAnz. 4
WasserkannenAnz. 10
ThermoskannenAnz. 6

Dekoration

TischdeckenAnz. 12
Bühnenhintergrund
BlumenarrangementsAnz. 8
Namensschilder für SprecherAnz. 8
WegweiserAnz. 12
Anmeldebrett
StiftehalterAnz. 4

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 6
StimmungsbeleuchtungAnz. 4

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
KühlboxenAnz. 4
EiswürfelbehälterAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
KochhaubenAnz. 10
AluminiumfolieAnz. 4
FrischhaltefolieAnz. 4
MessbecherAnz. 2
ScherenAnz. 4
FlaschenöffnerAnz. 4
KorkenzieherAnz. 3

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
PutzeimerAnz. 4
BodenwischerAnz. 4
BesensetsAnz. 3
Staubsauger
ReinigungshandschuheAnz. 8

Catering

Einkäufe

Papierwaren

NamensschilderAnz. 120
ProgrammhefteAnz. 120
EvaluierungsformulareAnz. 100
NotizblöckeAnz. 100
KugelschreiberAnz. 120
SprecherkärtchenAnz. 10
TischnummernkartenAnz. 12
PräsentationsschilderAnz. 10
UmschlägeAnz. 20
KlebebandAnz. 6
Doppelseitiges KlebebandAnz. 4
TackerAnz. 3
BüroklammernAnz. 4
MarkerAnz. 12
StifteAnz. 20

Sicherheit

KabelmattenAnz. 12
Rutschfeste MattenAnz. 6
TaschenlampenAnz. 4
ErsatzbatterienAnz. 24
Erste-Hilfe-Kasten

Tipps

Finalisiere das Programm früh und bestätige jeden Referenten schriftlich. Fordere Präsentationen spätestens 7 Tage vor dem Symposium an, damit du sie sammeln und testen kannst.
Veröffentliche das Anmeldeformular erst, wenn Raum, Ablauf und Catering grundsätzlich feststehen. Prüfe die Anmeldungen täglich und erfasse Ernährungswünsche spätestens 5 Tage vor der Veranstaltung.
Plane für die Technik einen vollständigen Testlauf am Vortag ein. Prüfe dabei Beamer, Leinwand, Laptop, HDMI-Kabel, Adapter, Mikrofone, Lautsprecher, Mischpult und Präsentationsklicker.
Drucke Namensschilder und Registrierungsliste nicht erst am Veranstaltungstag. Sortiere die Badges nach Nachnamen und lege Wegbeschreibung sowie Beschilderung mindestens 1 Tag vorher bereit.
Melde dem Catering die endgültige Personenzahl 2 bis 3 Tage vorher. Kontrolliere zusätzlich Tassen, Wasser- und Weingläser, Teller sowie Buffetische, damit fehlendes Geschirr nicht erst beim Aufbau auffällt.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Symposium organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. In dieser Zeit kannst du Location, Catering, Technik und Referenten sichern, Einladungen verschicken und genügend Anmeldungen sammeln.
Wann sollte man die Referenten für ein Symposium bestätigen?: Bestätige die Referenten mindestens 6 bis 8 Wochen vor dem Termin. Fordere ihre Sprecherinformationen und Präsentationen spätestens 7 Tage vorher an, damit Programm und Technik geprüft werden können.
Wann muss man die Teilnehmerzahl an das Catering melden?: Gib die vorläufige Anzahl etwa 1 Woche vorher durch und bestätige die endgültige Menge 2 bis 3 Tage vor dem Symposium. Übermittle dabei auch alle erfassten Ernährungswünsche.
Was muss man am Tag vor einem Symposium prüfen?: Teste am Vortag alle Präsentationen und die komplette Technik, einschließlich Beamer, HDMI-Adapter, Mikrofone und Lautsprecher. Lege außerdem Registrierungstisch, Namensschilder, Beschilderung und gedrucktes Drehbuch bereit.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.