Wat heb je nodig voor een symposium?

Voor een symposium heb je meer nodig dan stoelen en een beamer. Je regelt ook een complete registratieplek, werkende presentatietechniek, microfoons, bewegwijzering en genoeg servies voor koffie, water en catering. Stem aantallen af op het definitieve aantal deelnemers, sprekers en medewerkers. Controleer techniek en presentaties vooraf, zodat je op de dag zelf niet nog kabels, adapters of reservekopieën hoeft te zoeken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 100
Tafelsaantal 12
Podiumtafel
Krukkenaantal 6
Registratietafelaantal 2
Buffettafelsaantal 6
Kledingrekkenaantal 2

Apparatuur

Beameraantal 2
Projectieschermaantal 2
Laptopaantal 3
HDMI-kabelsaantal 4
HDMI-adaptersaantal 4
Stekkerdozenaantal 8
Verlengkabelsaantal 8
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstandaardsaantal 3
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Presentatieklikkeraantal 2
Laserpointeraantal 2
USB-sticksaantal 4
Whiteboard
Flip-overbordaantal 2
Flip-overstandaardsaantal 2
Flip-overvellenaantal 3
Ventilatorenaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 100
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 20
Serveertangenaantal 12
Koffiekannenaantal 6
Theepottenaantal 4
Waterkannenaantal 10
Thermoskannenaantal 6

Decoratie

Tafelkledenaantal 12
Podiumachtergrond
Bloemstukkenaantal 8
Naambordjes voor sprekersaantal 8
Pijlbordenaantal 12
Registratiebord
Pennenbakjesaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 6
Sfeerverlichtingaantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Koelboxenaantal 4
IJsblokbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksnetjesaantal 10
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4
Maatbekersaantal 2
Scharenaantal 4
Flessenopenersaantal 4
Kurkentrekkersaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Schoonmaakemmersaantal 4
Vloermoppenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stofzuiger
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Catering

Boodschappen
- Koffiebonen - 3 kilogram
- Theezakjes - 200 stuks
- Zwarte thee - 4 dozen
- Kruidenthee - 3 dozen
- Groene thee - 2 dozen
- Suiker - 3 kilogram
- Zoetjes - 2 dozen
- Halfvolle melk - 12 liter
- Havermelk - 8 liter
- Citroenen - 3 kilogram
- Spa Blauw - 120 flessen
- Bruisend mineraalwater - 60 flessen
- Cola - 12 flessen
- Cola Zero - 12 flessen
- Sinas - 8 flessen
- Appelsap - 8 liter
- Sinaasappelsap - 10 liter
- Tonic - 6 flessen
- Gemberbier - 6 flessen
- Alcoholvrij bier - 48 flesjes
- Pilsener - 96 flesjes
- Witte wijn - 12 flessen
- Rode wijn - 8 flessen
- Rosé - 6 flessen
- Prosecco - 6 flessen
- Notenmix - 4 kilogram
- Paprikachips - 8 zakken
- Naturelchips - 8 zakken
- Tortillachips - 8 zakken
- Olijven - 3 kilogram
- Zoute stengels - 6 zakken
- Popcorn - 4 zakken
- Druiven - 6 kilogram
- Appels - 80 stuks
- Bananen - 60 stuks
- Mandarijnen - 60 stuks
- Komkommers - 12 stuks
- Cherrytomaten - 4 kilogram
- Wortels - 4 kilogram
- Paprika's - 20 stuks
- Gemengde sla - 8 kilogram
- Rucola - 2 kilogram
- Rode ui - 2 kilogram
- Mais - 12 blikken
- Kikkererwten - 12 blikken
- Feta - 3 kilogram
- Geraspte kaas - 2 kilogram
- Stokbroden - 30 stuks
- Mini-broodjes - 240 stuks
- Volkorenbrood - 12 broden
- Roomboter - 2 kilogram
- Hummus - 4 kilogram
- Roomkaas - 3 kilogram
- Jonge kaas - 4 kilogram
- Brie - 3 kilogram
- Kalkoenfilet - 3 kilogram
- Gerookte zalm - 2 kilogram
- Eiersalade - 3 kilogram
- Pindakaas - 2 potten
- Aardappelen - 20 kilogram
- Rijst - 10 kilogram
- Pasta - 8 kilogram
- Pasta pesto - 4 kilogram
- Tomatensaus - 6 liter
- Gegrilde groenten - 8 kilogram
- Kipfilet - 12 kilogram
- Vegetarische balletjes - 8 kilogram
- Vegan falafel - 6 kilogram
- Kokosmelk - 8 liter
- Groentebouillon - 2 kilogram
- Olijfolie - 3 liter
- Zout - 1 kilogram
- Zwarte peper - 500 gram
- Paprikapoeder - 250 gram
- Kerriepoeder - 250 gram
- Knoflook - 1 kilogram
- Basilicum - 10 bosjes
- Mayonaise - 3 liter
- Ketchup - 3 liter
- Mosterd - 2 liter
- Yoghurtdressing - 4 liter
- Balsamicodressing - 2 liter
- Chilisaus - 2 liter
- Brownies - 120 stuks
- Mini-muffins - 120 stuks
- Koekjes - 10 pakken
- Vegan gebak - 40 stuks
- Glutenvrij gebak - 20 stuks
- Veganistische maaltijdporties - 20 stuks
- Glutenvrije maaltijdporties - 10 stuks
- Papieren servetten - 500 stuks
- Koffiefilters - 200 stuks
- Roerstaafjes - 300 stuks
- IJsblokjes - 20 kilogram
- Afwasmiddel - 3 flessen
- Allesreiniger - 3 flessen
- Glasreiniger - 2 flessen
- Keukenpapier - 12 rollen
- Toiletpapier - 24 rollen
- Afvalzakken - 80 stuks
- Aluminiumfolie - 4 rollen
- Vershoudfolie - 4 rollen

Papierwaren

Naamkaartjesaantal 120
Programmafoldersaantal 120
Evaluatieformulierenaantal 100
Notitieblokkenaantal 100
Balpennenaantal 120
Sprekerskaartjesaantal 10
Tafelnummerkaartenaantal 12
Presentatiebordjesaantal 10
Enveloppenaantal 20
Plakbandaantal 6
Dubbelzijdige tapeaantal 4
Nietmachinesaantal 3
Paperclipsaantal 4
Markersaantal 12
Pennenaantal 20

Veiligheid

Kabelmattenaantal 12
Antislipmattenaantal 6
Zaklampenaantal 4
Reservebatterijenaantal 24
EHBO-doos

Tips

Reken voor registratie op één registratietafel per 75 tot 100 deelnemers. Leg naamkaartjes, badges, een actuele registratielijst en minstens 2 pennen klaar; bij meer dan 150 deelnemers zijn twee registratiepunten meestal praktischer.
Plan per presentatie minimaal één laptop, één presentatieklikker en twee HDMI-kabels. Neem daarnaast HDMI-adapters mee voor verschillende aansluitingen en bewaar alle presentaties ook op minstens 2 USB-sticks.
Voor een zaal met meer dan 50 deelnemers zijn draadloze microfoons en luidsprekers nodig; reken op 1 microfoon voor de spreker en 1 extra voor vragen uit de zaal. Test het mengpaneel, de microfoonstandaards en de kabels vóór binnenkomst van de deelnemers.
Bestel koffie- en waterservies voor het verwachte deelnemersaantal plus 10 procent reserve. Voor een symposium met lunch heb je daarnaast borden en wijnglazen nodig als wijn wordt geschonken; stem de aantallen af met de cateraar.
Maak bewegwijzering voor minimaal 4 punten: entree, registratie, hoofdzaal en garderobe. Neem kledingrekken mee als jassen niet in een vaste garderobe kunnen, en zorg dat de routebeschrijving ook op papier bij de registratie ligt.

Veelgestelde vragen

Hoeveel stoelen heb ik nodig voor een symposium?: Neem voor elke aangemelde deelnemer één stoel en tel de sprekers en medewerkers mee als zij tijdens het programma zitten. Bestel of reserveer 5 tot 10 procent extra, zodat je last-minute aanmeldingen of een andere zaalopstelling kunt opvangen.
Hoeveel microfoons zijn nodig bij een symposium?: Gebruik minimaal 1 microfoon voor de spreker en 1 extra microfoon voor vragen uit de zaal. Bij een panel met 4 sprekers heb je dus 5 microfoons nodig, plus minstens 1 reserve als de techniek kritisch is.
Hoeveel servies moet ik bestellen voor een symposium?: Bestel per gepland gebruik één koffiekopje, waterglas en bord per deelnemer, plus 10 procent reserve. Bij 100 deelnemers betekent dat minimaal 110 stuks per soort; voor wijnglazen voeg je alleen aantallen toe als wijn wordt geschonken.
Wanneer moet ik de symposiumbenodigdheden regelen?: Reserveer meubilair, beamer, projectiescherm, geluidsinstallatie en catering uiterlijk 6 tot 8 weken vooraf. Print naamkaartjes, draaiboek en bewegwijzering in de laatste week en test alle presentaties en aansluitingen uiterlijk de dag vóór het symposium.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.