Qué necesitas para organizar un simposio

Un simposio requiere más que una sala y un programa: necesitas preparar el registro, las presentaciones, el sonido, la señalización y el servicio de catering. Esta lista reúne el material que conviene comprar, alquilar o llevar, desde proyectores y micrófonos hasta vasos, acreditaciones y cables. Calcula las cantidades según el número de inscritos y confirma los requisitos técnicos de cada ponente antes del día del evento. Así evitarás descubrir a última hora que falta un adaptador, una mesa de registro o material para las pausas.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 100
Mesascant. 12
Mesa del escenario
Taburetescant. 6
Mesa de registrocant. 2
Mesas de buffetcant. 6
Percheroscant. 2

Equipo

Proyectorcant. 2
Pantalla de proyeccióncant. 2
Portátilcant. 3
Cables HDMIcant. 4
Adaptadores HDMIcant. 4
Regletascant. 8
Cables alargadorescant. 8
Micrófonos inalámbricoscant. 4
Soportes para micrófonocant. 3
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Clic de presentacióncant. 2
Puntero lásercant. 2
Memorias USBcant. 4
Pizarra blanca
Atril de hojascant. 2
Atriles de rotafoliocant. 2
Hojas de rotafoliocant. 3
Ventiladorescant. 2

Vajilla

Tazas de cafécant. 100
Vasos para aguacant. 120
Copas de vinocant. 100
Platoscant. 120
Cubiertoscant. 120
Bandejas de servircant. 20
Pinzas de servircant. 12
Jarras de cafécant. 6
Teterascant. 4
Jarras de aguacant. 10
Termoscant. 6

Decoración

Mantelescant. 12
Fondo del escenario
Arreglos floralescant. 8
Carteles con nombres para los ponentescant. 8
Carteles direccionalescant. 12
Cartel de registro
Portalápicescant. 4

Iluminación

Lámparas LEDcant. 6
Iluminación ambientalcant. 4

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Neveras portátilescant. 4
Cubiterascant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Gorros de cocinerocant. 10
Papel de aluminiocant. 4
Film transparentecant. 4
Jarras medidorascant. 2
Tijerascant. 4
Abrebotellascant. 4
Sacacorchoscant. 3

Limpieza

Papeleracant. 8
Cubos de limpiezacant. 4
Fregonascant. 4
Sets de escobacant. 3
Aspiradora
Guantes de limpiezacant. 8

Catering

Compras
- Granos de café - 3 kilogramo
- Bolsitas de té - 200 unidades
- Té negro - 4 cajas
- Té de hierbas - 3 cajas
- Té verde - 2 cajas
- Azúcar - 3 kilogramos
- Edulcorantes - 2 cajas
- Leche semidesnatada - 12 litros
- Leche de avena - 8 litros
- Limones - 3 kilogramos
- Spa Blauw - 120 botellas
- Agua mineral con gas - 60 botellas
- Cola - 12 botellas
- Cola Zero - 12 botellas
- Refresco de naranja - 8 botellas
- Zumo de manzana - 8 litros
- Zumo de naranja - 10 litros
- Tónica - 6 botellas
- Ginger beer - 6 botellas
- Cerveza sin alcohol - 48 botellas
- Pilsener - 96 botellines
- Vino blanco - 12 botellas
- Vino tinto - 8 botellas
- Rosado - 6 botellas
- Prosecco - 6 botellas
- Mix de frutos secos - 4 kilogramo
- Patatas fritas de pimiento - 8 bolsas
- Patatas fritas naturales - 8 bolsas
- Nachos de tortilla - 8 bolsas
- Aceitunas - 3 kilogramos
- Palitos salados - 6 bolsas
- Palomitas de maíz - 4 bolsas
- Uvas - 6 kilogramo
- Manzanas - 80 unidades
- Plátanos - 60 unidades
- Mandarinas - 60 unidades
- Pepinos - 12 unidades
- Tomates cherry - 4 kilogramos
- Zanahorias - 4 kilogramo
- Pimientos - 20 unidades
- Ensalada mixta - 8 kilogram
- Rúcula - 2 kilogramos
- Cebolla roja - 2 kilogram
- Maíz - 12 latas
- Garbanzos - 12 latas
- Feta - 3 kilogram
- Queso rallado - 2 kilogramos
- Baguettes - 30 unidades
- Mini bocadillos - 240 unidades
- Pan integral - 12 panes
- Mantequilla - 2 kilogramos
- Hummus - 4 kilogramos
- Queso crema - 3 kilogramos
- Queso joven - 4 kilogram
- Brie - 3 kilogramo
- Pechuga de pavo - 3 kilogram
- Salmón ahumado - 2 kilogramos
- Ensaladilla de huevo - 3 kilogramo
- Mantequilla de cacahuete - 2 tarros
- Patatas - 20 kilogram
- Arroz - 10 kilogramo
- Pasta - 8 kilogramos
- Pasta pesto - 4 kilogramo
- Salsa de tomate - 6 litros
- Verduras a la parrilla - 8 kilogram
- Pechuga de pollo - 12 kilogramos
- Albóndigas vegetarianas - 8 kilogram
- Falafel vegano - 6 kilogramo
- Leche de coco - 8 litros
- Caldo de verduras - 2 kilogramo
- Aceite de oliva - 3 litros
- Sal - 1 kilogramo
- Pimienta negra - 500 gramos
- Pimentón en polvo - 250 gramos
- Curry en polvo - 250 gramos
- Ajo - 1 kilogram
- Albahaca - 10 manojos
- Mayonesa - 3 litros
- Kétchup - 3 litros
- Mostaza - 2 litros
- Aderezo de yogur - 4 litros
- Aderezo balsámico - 2 liter
- Salsa de chile - 2 litros
- Brownies - 120 unidades
- Mini muffins - 120 unidades
- Galletas - 10 paquetes
- Pasteles veganos - 40 unidades
- Pasteles sin gluten - 20 unidades
- Porciones de comida vegana - 20 unidades
- Raciones de comida sin gluten - 10 unidades
- Servilletas de papel - 500 unidades
- Filtros de café - 200 unidades
- Palitos para remover - 300 unidades
- Cubitos de hielo - 20 kilogramos
- Líquido lavavajillas - 3 botellas
- Limpiador multiusos - 3 botellas
- Limpiacristales - 2 botellas
- Papel de cocina - 12 rollos
- Papel higiénico - 24 rollos
- Bolsas de basura - 80 unidades
- Papel de aluminio - 4 rollos
- Film transparente - 4 rollos

Artículos de papel

Tarjetas de nombrecant. 120
Folletos del programacant. 120
Formularios de evaluacióncant. 100
Bloc de notascant. 100
Bolígrafoscant. 120
Tarjetas para ponentescant. 10
Tarjetas con números de mesacant. 12
Carteles de presentacióncant. 10
Sobrescant. 20
Cinta adhesivacant. 6
Cinta adhesiva de doble caracant. 4
Grapadorascant. 3
Clipscant. 4
Marcadorescant. 12
Bolígrafoscant. 20

Seguridad

Alfombrillas para cablescant. 12
Alfombrillas antideslizantescant. 6
Linternascant. 4
Baterías de repuestocant. 24
Botiquín de primeros auxilios

Consejos

Calcula las sillas, mesas y vasos para el número final de inscritos, no para una estimación inicial. Añade algunas unidades de reserva para ponentes, personal y asistentes que se incorporen sin aviso.
Pide las presentaciones con varios días de margen y prueba cada archivo en el portátil que se usará durante el simposio. Lleva memorias USB y adaptadores HDMI de repuesto: son fáciles de olvidar y pueden bloquear una ponencia.
Prepara la mesa de registro antes de la apertura, con acreditaciones, etiquetas con nombres y la lista de asistentes ordenada. Coloca también la señalización de ruta para que nadie tenga que preguntar cómo llegar a la sala.
Confirma las cantidades de catering después de cerrar las inscripciones y recopilar las preferencias dietéticas. No esperes al mismo día para comunicar cambios al proveedor.
Revisa el sonido y la imagen en la sala con tiempo suficiente para corregir problemas. Comprueba micrófonos inalámbricos, altavoces, mesa de mezclas, proyector, pantalla, regletas y cables alargadores en una misma prueba.

Preguntas frecuentes

¿Cuántas sillas necesito para un simposio?: Prepara una silla por asistente confirmado y reserva entre un 5 % y un 10 % adicional. Para 100 inscritos, por ejemplo, conviene disponer de 105 a 110 sillas, además de las necesarias para ponentes y personal.
¿Cuándo debo confirmar el catering de un simposio?: Confirma las cantidades cuando se cierre la inscripción y comunica las preferencias dietéticas al proveedor al menos 3 a 5 días antes. Si el número de asistentes sigue cambiando, fija una fecha límite clara para las modificaciones.
¿Qué equipo técnico hace falta para las presentaciones?: Como mínimo, prepara un portátil, proyector, pantalla de proyección, cables HDMI, adaptadores, regletas y cables alargadores. Para las intervenciones, comprueba también los micrófonos, soportes, altavoces, mesa de mezclas y clic de presentación con varias horas de antelación.
¿Cuándo preparo las acreditaciones y etiquetas de nombres?: Imprime y clasifica las acreditaciones y etiquetas después de cerrar la lista de registro, idealmente entre 1 y 2 días antes del simposio. Lleva algunas etiquetas en blanco para corregir nombres o atender inscripciones de última hora.

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