Symposium: Einkaufsliste und Mengenplanung

Für ein Symposium brauchen Sie mehr als Stühle und einen Beamer. Neben Technik, Geschirr und Mobiliar müssen Namensschilder, Präsentationsunterlagen, Wegweiser und Material für die Registrierung rechtzeitig bereitliegen. Planen Sie die Mengen anhand der erwarteten Gästezahl und rechnen Sie bei Kabeln, Adaptern und USB-Sticks mit Reserve. Diese Einkaufsliste hilft Ihnen, die Ausstattung für Vorträge, Pausen und Catering vollständig vorzubereiten.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 100
TischeAnz. 12
Podiumstisch
HockerAnz. 6
RegistrierungstischAnz. 2
BuffetischeAnz. 6
KleiderständerAnz. 2

Ausstattung

BeamerAnz. 2
ProjektionsleinwandAnz. 2
LaptopAnz. 3
HDMI-KabelAnz. 4
HDMI-AdapterAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
FunkmikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 3
LautsprecherAnz. 2
Mischpult
PräsentationsklickerAnz. 2
LaserpointerAnz. 2
USB-SticksAnz. 4
Whiteboard
FlipchartAnz. 2
Flipchart-StänderAnz. 2
FlipchartblätterAnz. 3
VentilatorenAnz. 2

Geschirr

KaffeetassenAnz. 100
WassergläserAnz. 120
WeingläserAnz. 100
TellerAnz. 120
BestecksetsAnz. 120
ServierschalenAnz. 20
ServierzangenAnz. 12
KaffeekannenAnz. 6
TeekannenAnz. 4
WasserkannenAnz. 10
ThermoskannenAnz. 6

Dekoration

TischdeckenAnz. 12
Bühnenhintergrund
BlumenarrangementsAnz. 8
Namensschilder für SprecherAnz. 8
WegweiserAnz. 12
Anmeldebrett
StiftehalterAnz. 4

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 6
StimmungsbeleuchtungAnz. 4

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
KühlboxenAnz. 4
EiswürfelbehälterAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
KochhaubenAnz. 10
AluminiumfolieAnz. 4
FrischhaltefolieAnz. 4
MessbecherAnz. 2
ScherenAnz. 4
FlaschenöffnerAnz. 4
KorkenzieherAnz. 3

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
PutzeimerAnz. 4
BodenwischerAnz. 4
BesensetsAnz. 3
Staubsauger
ReinigungshandschuheAnz. 8

Catering

Einkäufe
- Kaffeebohnen - 3 kilogram
- Teebeutel - 200 Stück
- Schwarzer Tee - 4 Packungen
- Kräutertee - 3 Packungen
- Grüner Tee - 2 Kartons
- Zucker - 3 Kilogramm
- Süßstoff - 2 Packungen
- Halbfettmilch - 12 Liter
- Hafermilch - 8 Liter
- Zitronen - 3 Kilogramm
- Spa Blauw - 120 Flaschen
- Sprudelwasser - 60 Flaschen
- Cola - 12 Flaschen
- Cola Zero - 12 Flaschen
- Sinas - 8 Flaschen
- Apfelsaft - 8 Liter
- Orangensaft – 10 Liter
- Tonic - 6 Flaschen
- Ingwerbier - 6 Flaschen
- Alkoholfreies Bier - 48 Flaschen
- Pilsener - 96 Flaschen
- Weißwein - 12 Flaschen
- Rotwein - 8 Flaschen
- Rosé - 6 Flaschen
- Prosecco - 6 Flaschen
- Nussmix - 4 Kilogramm
- Paprikachips - 8 Tüten
- Chips natur - 8 Tüten
- Tortilla-Chips - 8 Tüten
- Oliven - 3 Kilogramm
- Salzstangen - 6 Tüten
- Popcorn - 4 Beutel
- Trauben - 6 kilogram
- Äpfel - 80 Stück
- Bananen - 60 Stück
- Mandarinen - 60 Stück
- Gurken - 12 Stück
- Cherrytomaten - 4 Kilogramm
- Karotten - 4 Kilogramm
- Paprika - 20 Stück
- Gemischter Salat - 8 kilogram
- Rucola - 2 Kilogramm
- Rote Zwiebel - 2 Kilogramm
- Mais - 12 Dosen
- Kichererbsen - 12 Dosen
- Feta - 3 Kilogramm
- Geriebener Käse - 2 Kilogramm
- Baguettes - 30 Stück
- Mini-Brötchen - 240 Stück
- Vollkornbrot - 12 Laibe
- Butter - 2 Kilogramm
- Hummus - 4 Kilogramm
- Frischkäse - 3 Kilogramm
- Junger Käse - 4 Kilogramm
- Brie - 3 Kilogramm
- Putenfilet - 3 Kilogramm
- Räucherlachs - 2 Kilogramm
- Eiersalat - 3 Kilogramm
- Erdnussbutter - 2 Gläser
- Kartoffeln - 20 Kilogramm
- Reis - 10 Kilogramm
- Pasta - 8 Kilogramm
- Pasta mit Pesto - 4 Kilogramm
- Tomatensauce - 6 Liter
- Gegrilltes Gemüse - 8 Kilogramm
- Hähnchenbrustfilet - 12 Kilogramm
- Vegetarische Bällchen - 8 Kilogramm
- Vegane Falafel - 6 Kilogramm
- Kokosmilch - 8 Liter
- Gemüsebouillon - 2 Kilogramm
- Olivenöl - 3 Liter
- Salz - 1 Kilogramm
- Schwarzer Pfeffer - 500 Gramm
- Paprikapulver - 250 Gramm
- Currypulver - 250 gram
- Knoblauch - 1 kilogram
- Basilikum - 10 Bund
- Mayonnaise - 3 Liter
- Ketchup - 3 Liter
- Senf - 2 Liter
- Joghurtdressing - 4 Liter
- Balsamico-Dressing - 2 Liter
- Chilisauce - 2 Liter
- Brownies - 120 Stück
- Mini-Muffins - 120 Stück
- Kekse - 10 Packungen
- Veganes Gebäck - 40 Stück
- Glutenfreies Gebäck - 20 Stück
- Vegane Mahlzeitenportionen - 20 Stück
- Glutenfreie Mahlzeitenportionen - 10 Stück
- Papierservietten - 500 Stück
- Kaffeefilter - 200 Stück
- Rührstäbchen - 300 Stück
- Eiswürfel - 20 kilogram
- Spülmittel - 3 Flaschen
- Allzweckreiniger - 3 Flaschen
- Glasreiniger - 2 Flaschen
- Küchenpapier - 12 Rollen
- Toilettenpapier - 24 Rollen
- Müllsäcke - 80 Stück
- Aluminiumfolie - 4 Rollen
- Frischhaltefolie - 4 Rollen

Papierwaren

NamensschilderAnz. 120
ProgrammhefteAnz. 120
EvaluierungsformulareAnz. 100
NotizblöckeAnz. 100
KugelschreiberAnz. 120
SprecherkärtchenAnz. 10
TischnummernkartenAnz. 12
PräsentationsschilderAnz. 10
UmschlägeAnz. 20
KlebebandAnz. 6
Doppelseitiges KlebebandAnz. 4
TackerAnz. 3
BüroklammernAnz. 4
MarkerAnz. 12
StifteAnz. 20

Sicherheit

KabelmattenAnz. 12
Rutschfeste MattenAnz. 6
TaschenlampenAnz. 4
ErsatzbatterienAnz. 24
Erste-Hilfe-Kasten

Tipps

Planen Sie pro angemeldeter Person einen Stuhl und zusätzlich 5 bis 10 Prozent Reserve ein. Für Referierende brauchen Sie außerdem einen Podiumstisch, passende Sitzgelegenheiten und einen eigenen Präsentationsplatz.
Rechnen Sie bei Wassergläsern, Kaffeetassen, Tellern und Weingläsern mit mindestens 1,2 Stück pro erwarteter Person. Bei mehreren Pausen sind 1,5 Stück pro Person sinnvoll, wenn nicht laufend gespült wird.
Halten Sie für die Präsentation mindestens einen HDMI-Adapter, ein HDMI-Kabel und ein Verlängerungskabel als Reserve bereit. Testen Sie Laptop, Beamer, Leinwand, Mikrofone und Lautsprecher spätestens am Vortag gemeinsam mit den Präsentationen.
Drucken Sie Namensschilder und Registrierungsliste spätestens einen Werktag vor dem Symposium. Sortieren Sie die Badges alphabetisch und legen Sie am Registrierungstisch mindestens 10 Prozent zusätzliche leere Namensschilder bereit.
Geben Sie dem Catering die endgültige Gästezahl 48 bis 72 Stunden vorher durch und berücksichtigen Sie alle erfassten Ernährungswünsche. Stellen Sie Buffetische, Teller und Gläser vor Beginn der ersten Pause vollständig auf, damit die Registrierung nicht unterbrochen wird.

Häufige Fragen

Was braucht man für ein Symposium?: Sie benötigen Sitzplätze, Registrierungstisch, Podiumstisch, Beamer, Leinwand, Laptop, Mikrofone, Lautsprecher und Präsentationsklicker. Dazu kommen Namensschilder, Wegweiser, Präsentationen, Geschirr und Catering für die erwartete Gästezahl.
Wie viele Stühle brauche ich für ein Symposium?: Planen Sie einen Stuhl pro angemeldeter Person und 5 bis 10 Prozent Reserve. Bei 100 Teilnehmenden sollten also 105 bis 110 Stühle bereitstehen.
Wie viel Geschirr braucht man für ein Symposium?: Kalkulieren Sie mindestens 1,2 Stück pro Person bei Tassen, Gläsern und Tellern. Wenn während mehrerer Pausen nicht gespült wird, erhöhen Sie die Menge auf etwa 1,5 Stück pro Person.
Wann muss ich die Technik für ein Symposium testen?: Testen Sie die komplette Technik spätestens am Vortag, idealerweise 24 Stunden vor Beginn. Prüfen Sie dabei auch HDMI-Adapter, Verlängerungskabel, Mikrofone, Präsentationsklicker und alle eingesammelten Präsentationen.

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