Que faut-il prévoir pour un symposium ?

Un symposium demande plus qu’une salle et un programme : il faut prévoir l’accueil, les présentations, les pauses et les échanges entre participants. Cette liste regroupe le mobilier, le matériel audiovisuel, la vaisselle et les fournitures à acheter ou à apporter. Comptez chaque participant pour les badges, les boissons et les repas, puis ajoutez une marge pour les intervenants et les imprévus. Vérifiez aussi les branchements et les adaptateurs avant le jour J.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 100
Tablesqté 12
Table de scène
Tabouretsqté 6
Table d'inscriptionqté 2
Tables de buffetqté 6
Portants à vêtementsqté 2

Équipement

Vidéoprojecteurqté 2
Écran de projectionqté 2
Ordinateur portableqté 3
Câbles HDMIqté 4
Adaptateurs HDMIqté 4
Multiprisesqté 8
Rallongesqté 8
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 3
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Cliqueur de présentationqté 2
Pointeur laserqté 2
Clés USBqté 4
Tableau blanc
Panneau de paperboardqté 2
Supports pour paperboardqté 2
Feuilles de paperboardqté 3
Ventilateursqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verres à eauqté 120
Verres à vinqté 100
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 20
Pinces de serviceqté 12
Pichets à caféqté 6
Théièresqté 4
Carafes d’eauqté 10
Thermosqté 6

Décoration

Nappesqté 12
Fond de scène
Compositions floralesqté 8
Badges nominatifs pour les intervenantsqté 8
Panneaux indicateursqté 12
Panneau d’inscription
Pots à stylosqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 6
Éclairage d’ambianceqté 4

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 4
Planches à découperqté 4
Charlotte de cuisineqté 10
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4
Verres doseursqté 2
Ciseauxqté 4
Tire-bouchonsqté 4
Tire-bouchonsqté 3

Nettoyage

Poubellesqté 8
Seaux de nettoyageqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Aspirateur
Gants de nettoyageqté 8

Catering

Courses
- Grains de café - 3 kilogram
- Sachets de thé - 200 pièces
- Thé noir - 4 boîtes
- Tisanes - 3 boîtes
- Thé vert - 2 boîtes
- Sucre - 3 kilogrammes
- Édulcorants - 2 boîtes
- Lait demi-écrémé - 12 litres
- Lait d’avoine - 8 litres
- Citrons - 3 kilogrammes
- Spa Blauw - 120 bouteilles
- Eau minérale pétillante - 60 bouteilles
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Jus de pomme - 8 litres
- Jus d'orange - 10 litres
- Tonic - 6 bouteilles
- Ginger beer - 6 bouteilles
- Bière sans alcool - 48 bouteilles
- Pilsener - 96 bouteilles
- Vin blanc - 12 bouteilles
- Vin rouge - 8 bouteilles
- Rosé - 6 bouteilles
- Prosecco - 6 bouteilles
- Mélange de noix - 4 kilogrammes
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Chips tortilla - 8 sachets
- Olives - 3 kilogrammes
- Gressins salés - 6 sachets
- Popcorn - 4 sacs
- Raisins - 6 kilogrammes
- Pommes - 80 pièces
- Bananes - 60 pièces
- Mandarines - 60 pièces
- Concombres - 12 pièces
- Tomates cerises - 4 kilogrammes
- Carottes - 4 kilogram
- Poivrons - 20 pièces
- Salade mixte - 8 kilogrammes
- Roquette - 2 kilogram
- Oignon rouge - 2 kilogrammes
- Maïs - 12 boîtes
- Pois chiches - 12 boîtes
- Feta - 3 kilogrammes
- Fromage râpé - 2 kilogrammes
- Baguettes - 30 pièces
- Mini-pains - 240 pièces
- Pain complet - 12 pains
- Beurre doux - 2 kilogrammes
- Houmous - 4 kilogrammes
- Fromage frais - 3 kilogrammes
- Jeune fromage - 4 kilogrammes
- Brie - 3 kilogrammes
- Filet de dinde - 3 kilogrammes
- Saumon fumé - 2 kilogrammes
- Salade aux œufs - 3 kilogram
- Beurre de cacahuète - 2 pots
- Pommes de terre - 20 kilogram
- Riz - 10 kilogrammes
- Pâtes - 8 kilogrammes
- Pâtes au pesto - 4 kilogram
- Sauce tomate - 6 litres
- Légumes grillés - 8 kilogram
- Filet de poulet - 12 kilogrammes
- Boulettes végétariennes - 8 kilogrammes
- Falafels vegan - 6 kilogrammes
- Lait de coco - 8 litres
- Bouillon de légumes - 2 kilogrammes
- Huile d'olive - 3 litres
- Sel - 1 kilogram
- Poivre noir - 500 grammes
- Paprika en poudre - 250 grammes
- Poudre de curry - 250 grammes
- Ail - 1 kilogram
- Basilic - 10 bottes
- Mayonnaise - 3 litres
- Ketchup - 3 litres
- Moutarde - 2 litres
- Sauce au yaourt - 4 litres
- Vinaigrette balsamique - 2 litres
- Sauce chili - 2 litres
- Brownies - 120 pièces
- Mini-muffins - 120 pièces
- Biscuits - 10 paquets
- Pâtisseries vegan - 40 pièces
- Pâtisseries sans gluten - 20 pièces
- Portions de repas végétaliennes - 20 pièces
- Portions de repas sans gluten - 10 pièces
- Serviettes en papier - 500 pièces
- Filtres à café - 200 pièces
- Bâtonnets mélangeurs - 300 pièces
- Glaçons - 20 kilogrammes
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 3 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs poubelle - 80 pièces
- Papier aluminium - 4 rouleaux
- Film alimentaire - 4 rouleaux

Papeterie

Badges nominatifsqté 120
Brochures du programmeqté 120
Formulaires d’évaluationqté 100
Blocs-notesqté 100
Stylos à billeqté 120
Cartes des intervenantsqté 10
Cartes de numéros de tableqté 12
Panneaux de présentationqté 10
Enveloppesqté 20
Ruban adhésifqté 6
Ruban adhésif double faceqté 4
Agrafeusesqté 3
Trombonesqté 4
Marqueursqté 12
Stylosqté 20

Sécurité

Passe-câblesqté 12
Tapis antidérapantsqté 6
Lampes de pocheqté 4
Piles de rechangeqté 24
Trousse de premiers secours

Conseils

Prévoyez un badge nominatif par participant, intervenant et membre de l’équipe, puis imprimez 5 à 10 % de badges vierges pour les inscriptions tardives ou les erreurs.
Pour les présentations, emportez au moins 2 câbles HDMI, 2 adaptateurs compatibles avec les ordinateurs des intervenants et 2 clés USB contenant les fichiers finaux.
Comptez environ 2 verres à eau par personne pour la journée et 2 à 3 tasses par personne si plusieurs pauses café sont prévues. Ajoutez 10 % pour éviter de manquer de vaisselle.
Prévoyez une multiprise et une rallonge par zone technique, avec au moins 2 rallonges supplémentaires pour l’accueil, le paperboard ou les tables de recharge.
Testez le vidéoprojecteur, l’écran, les microphones, les haut-parleurs et le cliqueur au moins 24 heures avant le symposium. Gardez un ordinateur portable avec les présentations rassemblées sur une seule clé USB.

Questions fréquentes

Que faut-il acheter pour organiser un symposium ?: Prévoyez le mobilier d’accueil et de scène, le vidéoprojecteur, l’écran, les microphones, les câbles, les multiprises, la vaisselle et les fournitures de présentation. Ajoutez les badges, les supports imprimés et environ 10 % de marge pour les consommables.
Combien de verres faut-il prévoir par participant pour un symposium ?: Comptez 2 verres à eau par personne pour une journée, davantage si la vaisselle n’est pas lavée pendant l’événement. Pour le vin ou une réception, prévoyez 1 à 2 verres supplémentaires par participant et gardez une réserve de 10 %.
Combien de microphones faut-il pour un symposium ?: Prévoyez au minimum 1 microphone pour chaque intervenant qui parle en même temps et 1 microphone supplémentaire pour les questions du public. Pour une table ronde de 4 personnes, comptez généralement 5 microphones sans fil.
Quand tester le matériel audiovisuel d’un symposium ?: Faites un premier test au moins 24 heures avant l’événement, puis une vérification dans la salle 2 à 3 heures avant l’accueil des participants. Testez chaque présentation, les adaptateurs HDMI, le son et les piles des microphones.

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